Autor: Tiive Murdoja • 5. veebruar 2014

Kas sekretärid on viisakad telefonile vastajad?

Hiljuti anti Äripäeva sekretärile Jaana Batšinskajale ülesanne helistada sajasse firmasse, et ühe sündmuse kutsega seoses täpsustada firma aadresse. Jaana jagab oma kogemusi, milline mulje jäi tal sekretäride oskusest telefonile vastamisel.

„Ettevõtete sekretärid olid telefonile vastates nii ja naa. Suurem osa olid väga viisakad, sõbralikud ja nendega oli hea suhelda. Nad olid igati abivalmid ja oli tunda, et nende töö meeldib neile. Kuid kahjuks leidus ka sekretäre, kes võtsid toru tigeda häälega ja närviliselt. Leidus muidugi ka sellist suhtumist, millest jäi mulje, et telefonile vastamine on nende jaoks tüütu kohustus“, rääkis Jaana.

Näiteks olevat üks sekretär võtnud toru ja kui Jaana oli ennast tutvustanud, teatas telefonile vastanud sekretär üleolevalt, et te juba helistasite siia. Teine negatiivne kogemus oli ühe ettevõttega, kus peale pikemat telefoni kutsumist võeti telefon vastu ja öeldi, et kas te ei saa aru, et kui telefon kutsub, siis kedagi ei ole ja visati toru hargile.

Jaana sõnul oli küll õnneks suurem osa telefonile vastajaid viisakad, sekretäridega oli tore rääkida ja neilt sai vajalikku infot.

Jaana soovitused sekretäridele viisakaks telefonisuhtluseks:

• Ole viisakas!

• Telefonile vastates esimese asjana tutvusta ennast ja ütle firma nimi, kuhu helistati, et klient saaks kohe aru, kas helistas õigesse kohta, sest ikka juhtub, et valitakse vale number.

• Kui kliendiga räägid, siis räägi naeratades, see teeb hääle rõõmsamaks ja tekitab kliendis hea tunde.

• Kui sa ei oska klienti aidata, siis proovi leida lahendusi või suuna ta vajalikele inimestele edasi. Kunagi ei tohiks öelda, et ma ei oska ja ei tea sellest midagi.

• Kui helistab mõni tige klient, siis peab ise alati jääma rahulikuks ja sõbralikuks. Tema muret mõistma ja otsima lahendusi. Kui oled rahulolematu kliendiga sõbralik ja arusaaja, siis lõpuks rahuneb ka klient maha.

• Telefonikõnest peab jääma positiivne tunne.

Jaga lugu
Sekretar.ee toetajad:
Elis VaiksaarSekretar.ee ärijuhtTel: 5613 9851
Cätlin PuhkanSekretär.ee reklaami müügijuhtTel: 53 315 700