Autor: Tiive Murdoja • 31. märts 2015

Tähelepanu! Artikkel on enam kui 5 aastat vana ning kuulub väljaande digitaalsesse arhiivi. Väljaanne ei uuenda ega kaasajasta arhiveeritud sisu, mistõttu võib olla vajalik kaasaegsete allikatega tutvumine.

Ülesande püstitus

Tööpäeva lõpuni on jäänud kaks tundi. Samaaegselt on vaja lahendada kaheksa probleemi/väljakutset. Ületunde teha pole võimalik, kuna pead jõudma õigeaegselt teatrisse. Kuidas lahendad allolevad tegevused?

1. Saad teada, et 30 minuti pärast algab koosolek, kus laual peab olema värskendav sidrunivesi ja midagi erilist maiustamiseks. Aga oled unustanud need eelnevalt osta.2. Juht helistas äsja ja teatas, et jõuab koos ühe olulise väliskliendiga 45 minuti pärast kontorisse ja saatis Sulle mailile lepingu, mis oleks vaja välja printida. Lisaks palus juht, et koosolekuruumis oleks valmis pandud kohvi, tee ja vesi.3. Kolleeg teatab samaaegselt, et hoone välisukse kõrval olev prügikast suitseb.4. Samal ajal helistab pahur klient, kes tahab kehva teenuse üle kurtma hakata.5. Kolleeg, kes on väljumas, palub et kontrolliksid kiirelt üle, mis kell väljub talle homseks broneeritud lend.6. Koolitusjuht tuleb 15 minutit enne tööpäeva lõppu ja palub abi materjalide komplekteerimisel homseks koolituseks. Töömahtu arvestades, võtaks see aega kokku umbes 30 minutit.7. Tööpäeva lõpus meenub Sulle veel, et kolleegil on homme sünnipäev ja Sinu organiseerida on lilled ning kaart. Õnnitlemine toimub kohe hommikul.Mis on Sinu nipp lahendada need ülesanded loovalt, efektiivselt ja nii, et Sul oleks pärast hea tunne ja rõõmus meel?

Ülesandeid lahendasid Tiivi Lind Eesti Gaasist ja Heidi Pähn Tallinna Tehnikaülikoolist.

Tiivi Lind, AS Eesti Gaas assistent

Tiivi sõnul antud väljakutsed ei ole täna kontoris harv nähe. Sekretär on ettevõtte nägu, kel tuleb ikka jooksvalt erinevate ülesannetega hakkama saada, olgu siis need nii keerulised kui tahes. „Alati pea püsti, nägu naerul, abivalmis. Kui ise tunned end vajalikuna ja aitad teisi kolleege, siis ei leidu neid, kes sind ei ole valmis aitama.“

1. Värsket sidrunivett on veidi keeruline muretseda, kui poodi läheduses ei ole. Maiustusi sh kommid ja küpsised on meil alati saadaval. Praeguses olukorras tuleb mul poodi tõtata, et sidrunit osta, see võtab aega ca 5 minutit. Ajurünnak algab 30 minuti pärast, seega jõuan poest sidrunid osta ja laua katta.

2. Telefon on mul pidevalt kaasas, kui laua tagant eemal olen. Juhi kõne, et väliskliendiga 45 minuti pärast jõuavad, ei löö mind nõrgaks. Värske kohvi või tee valmistan siis kui soovi esitatakse. Lepingud on selleks ajaks arvutist välja prinditud ja koosolekulaual ootamas.

3. Prügikasti põlengust teavitan valvelaua administraatorit ja palun probleemi kõrvaldada.

4. Palun pahural kliendil võimalusel saata mulle e-kiri, kus ta saab ebameeldiva probleemi kirja panna ja luban vastata järgmise tööpäeva jooksul.

5. Märkmik on mul alati endaga kaasas, kui ma majas ringi liigun. Kõik vajalik on sinna kirja pandud. Vaatan ruttu märkmikusse ja teavitan kolleegi lennuajast.

6. Rõõmuga aitan ma teda. 15 minutit on ju aega, et osa materjalidest komplekteerida, teise poole jõuan hommikul teha. Luban koolitusjuhile pool tundi varem tööle tulla, et ülejäänud materjalid valmis saada.

7. Külastan koduteele jäävat kaubanduskeskuse lillepoodi ja sellega saabki minu sündmusterohke tööpäev päev läbi.

Mõtisklen teatrisse sõites, et kõik sai tehtud ja homme on taas uus päev. Kunagi ei tea, mida see päev toob, milliseid väljakutseid lahendama peab. Aga see teebki päeva eriliseks, pole rutiini. Olen alati valmis uuteks väljakutseteks!

Heidi Pähn, Tallinna Tehnikaülikooli Rahvusvaheliste suhete osakonna juhiabi

Heidi sõnul on tal kolleegidega vedanud ja TTÜ üldine süsteem toimib samuti väga hästi ning tal on aega tegeleda sisuliste asjadega. Küll aga teevad sellised „tulekahjud“ tööpäevad kirkamaks, vabastavad rutiinist ja panevad kastist väljapoole mõtlema.

1. Kuna Tehnikaülikool on väga suur asutus, siis piisab mul teha kõne mõnesse majas asuvasse kohvikusse ja vajalikud suupisted on paarikümne minutiga laual. Meie majas olevate kohvikute töötajad on ääretult vastutulelikud ja kiired, ning teavad juba täpselt, mida ja kuidas serveerida ning mida ma neilt soovin.

2. Printimine võtab mul vaid mõned sekundid aega. Kohv, tee ja vesi on meil koosolekute ruumis alati olemas, ning vahel on mul salajased küpsisevarud. Kui tegemist on mõne olulisema kliendiga, siis on loomulikult abiks meie kohvikuneiud, kes lahkesti suupistetega appi tõttavad.

3. Meie vahva tuleohutusspetsialist on iga häire peale kiirelt kohal.

4. Enamasti aitab, kui pahur klient ära kuulata, mõista anda, et olen nende murest aru saanud ning nende maha rahustamine.

5. Kui olen samal ajal arvuti juures, on mul ligipääs kõikidele hinnapäringutele ja pakkumistele, mis osakonna töötajad on tellinud. Salvestame neid nii, et kõigil oleks võimalik neid vajadusel näha. Sealt saab kiirelt muidugi järgi vaadata, mis kell kolleeg lennukile minema peab.

6. Kui mul on aega, siis loomulikult aitan. Asjade komplekteerimises on meie osakonna inimesed muidugi kõik väga vilunud - komplekteerime meeskonnaga kaks korda aastas uutele välistudengitele nn „Welcome Bag’e“. Sellel komplekteerimisel abistavad üldjuhul kõik osakonna liikmed juhist sekretärini ja töö saab äärmiselt kiirelt tehtud.

7. Mul jääb koduteele mitu lillepoodi, saan sealt vajadusel läbi hüpata. Ja kui siis ei jõua, on veel ka võimalus hommikul minna supermarketisse, mis avatakse juba kell 8. Kaardi meisterdan vajadusel ise. Üldiselt selliseid lahendusi armastan ma kõige rohkem ja seda saab siis antud olukorras ka peale teatrit teha.

* Artikkel ilmus 20.märtsil Äripäeva erilehes "Sekretär.ee".