Keit Ausner • 11 september 2018
Foto: Pexels.com

Millest alustada firmaürituse korraldamist?

Äripäeva raadiosaates Fookuses rääkis 15aastase koolitajakogemusega Mari Kõlli, kuidas edukalt ja stressivabalt meeldejäävat firmaüritust korraldada. Mari ütleb, et ka igasugune firmaüritus on projekt, sest see nõuab oskusi juhtida aega, raha ja inimesi.

Kui palju tavaliselt ühes firmas üritusi korraldatakse?

Üldiselt on üritused suunatud oma töötajatele või klientidele (sünnipäevapeod, lansseerimisüritused jm). Kõige traditsioonilisemad on muidugi jõulupeod ja tavaliselt on neid kaks, töötajatele ja lastele. Paljudel ettevõtetel on veel suvepäevad, koolituspäevad ettevõttes ja vahel ka kliendiüritused. Sõltuvalt ettevõttest võib firmaüritusi olla aastas 3 kuni 10.

18. septembril toimub Mari Kõlli koolitus „Firmaürituste projektijuhtimine“. Tule tutvu igapäevaste projektijuhtimise tööriistadega, et järgmine firmaüritus oleks meeldejääv ja stressivaba. Koolituse kohta saad rohkem infot SIIN.

Miks on firmaürituste korraldamisel vaja projektijuhtimise oskuseid?

Et korraldus oleks hea ja rahulik. Me mõtleme küll, et äkki on väikese firma ürituste korraldamine sama lihtne kui vanaema sünnipäeva planeerimine, aga salaja hiilivad ikkagi ligi mingisugused ootamatud ülesanded, mida keegi ei osanud ette näha. Kõige olulisem on üritus hästi läbi planeerida ja selleks tuleks õppida, millele ja millal tähelepanu pöörata. Juhtima peab aega, raha ja inimesi ning kõik need tööriistad tulevad projektijuhtimise valdkonnast. Projektijuhtimine koosneb kirjutamisest ja rääkimisest ning sageli arvatakse, et hea projektijuht on hea suhtleja ja projekt õnnestub, kui projektijuht on hea jutumees. Uuringud näitavad tegelikult, et ebaõnnestumise põhjus on enamasti hoopis planeerimine. Lõviosa projekti õnnestumisest sõltub planeerimisest ja sellest, kui aegsasti ja nutikalt on see tehtud.

Millest alustada firmaürituse planeerimisel?

Kõigepealt tuleks määratleda eesmärk, sest vahel võib selguda, et ei olegi vaja üritust korraldad. Eesmärgistamine unustatakse sageli ära, aga sellest sõltub kogu üritus – osalejad, asukoht, tegevused. Võtame näiteks suvepäevad, mis on suvapäevade eesmärk? See võib olla lõbutsemine, aga ka hoopis ühtsustunde kasvatamine või töötajate koolitamine. Sõltuvalt eesmärgist saame hakata edasi liikuma – valida sobiva koha ja tegevused, mis seda toetavad jne.

Mõtle esimesena välja eesmärk, sest see, kus me üritust korraldame ja milliste tegevustega selle sisustame, sõltub täielikult eesmärgist.

Kui eesmärk ja koht on olemas, tuleks panna paika päevakava. Alustuseks tuleb panna paika alguse ja lõpuaeg ning seejärel paigutada sinna söögiajad, inimesed tahavad umbes iga 4 tunni tagant süüa. See on tegelikult midagi, millega algajad korraldajad sageli hätta jäävad. Näiteks sõidetakse Tallinnast Lõuna-Eestisse, vahepeal tehakse veel Tartus ekskursiooniks peatus. Tallinnast Tartusse sõidab umbes 2,5h, ekskursioon kestab umbes 1,5 ning siis jätkub veel sõit sihtkohta, mis võtab ka umbes 1h. See on juba 5h ja kindlasti peaks arvestama sellega, et täiselujõus inimene muutub selle aja peale närviliseks, kui ta süüa ei saa.

Sellises olukorras ei õnnestu üritus puhtalt selle pärast, et sihtkohta jõudes on kõikidel kõht tühi ja tuju paha. See on uskumatu, kui suurt rolli sellised pisikesed asjad mängivad. Kui päevakava on paigas on aeg tegevusi planeerida. Kõik tegevused peavad olema väga hästi planeeritud, neid ei tohiks olla liiga intensiivselt, nii et isegi hingetõmbepausi ei ole, aga samas ei tohi olla ka liiga palju passimist.

Arvesta erisustega, juba mõnekümne inimese kohta on vähemalt 1 taimetoitlane, lisaks mängivad rolli kultuurilised erinevused, terviseprobleemid (ka ajutised) jm. Suhtle osalejatega ja palu neil aegsasti eriolukordadest teavitada.

Kust ammutada ideid?

Heade ideede ja esinejate leidmiseks tasub alati silmad lahti hoida ja ringi vaadata. Bände ja õhtujuhte saab tänapäeval järgi vaadata Youtube’st, ka Google’st võib leida väga huvitavaid mõtteid. Lisaks pakub Pidupäev.ee palju erinevaid ideid, seal saad panna paika, kas ees on ootamas juubel, lapsesünnipäev või tööpäev vabas õhus. Õnnestunud ürituse eeldus on tegelikult see, et üritus vastaks külaliste ootustele. Seda on kõige lihtsam saavutada siis, kui kaasad külalisi protsessi ehk teed eeltööd ja uurid, mis neid huvitaks.

E-mail ei ole kõige efektiivsem viis suhtlemiseks. Kui üritus puudutab töötajaid, siis tee parem kontoris väike tiir ja vestle inimestega. Võimalusel kaasa mõned inimesed ja tee ajurünnak, sest juba 15 minutiga võid saada tõeliselt lennukaid ideid.

Kuidas tagada stressivaba korraldus?

Alusta kindlasti oma tegevustega aegsasti, sest kui jõulupeoks ruumi otsida detsembri alguses, siis oled sa jäänud hiljaks. Paremad kohad võetakse ära lausa pool aastat varem. Mida rohkem aega varud, seda rohkem on sul valikuvõimalusi ja aega ootamatustega tegeleda. Sageli jäetakse sekretär või assistent ürituse korraldamisega üksi. Tegelikult võiks moodustada meeskonna, sest kui ma ise ei ole finantsvaldkonnas tugev, siis võiks ju sinna kaasata hoopis raamatupidaja. Äkki on olemas ettevõttes keegi, kes on tegelenud diskode korraldamisega või on hoopis inimesi, kes tahaksid firmabändi kokku panna.

Mida teha kui inimesed ei tule?

Inimeste kutsumine on tegelikult väga sarnane müügitööga. Kuigi ürituse eest ei pea alati tasuma, siis tuleb osalejatega siiski aktiivselt suhelda ja üritusel osalemine neile „maha müüa“. Kasutage ära kõiki vahendeid, mis ettevõttes on näiteks intranet, plakatid, personaalne suhtlus jms. Palu külalistel oma osalus e-maili teel kinnitada või vastu pidi tühistada. See aitab neid üritusega siduda, sest kui inimene peab osalemisest teada andma, siis ta nii kergelt tulemata ei jäta.

Kuidas kulusid säästa?

Kõige lihtsam oleks võtta ette Excel või isegi vana hea ruuduline kaustik ja panna sinna kirja kõik kulutused, mis üritusega kaasnevad (transport, toitlustus, ruumi rent jm). Seejärel küsi erinevaid hinnapakkumisi, et sul oleks valiku võimalusi. Säästuvõimalused tulevad esile siis, kui oma kuludele otsa vaadata ja valikuid tegema hakata. Kindlasti dokumenteeri kõik ruumi, toitlustuse, transpordi ja meelelahutuskulud.

Täispikka raadiosaadet kuula siin: https://www.aripaev.ee/saated/2018/09/04/fookuses

Jaga lugu:
SEKRETÄRI UUDISKIRJAGA LIITUMINE

Telli olulisemad Sekretäriuudised igal nädalal enda postkasti.

Sekretär.ee toetajad:

Birgit Aljaste
Birgit AljasteSekretar.ee ärijuhtTel: 5373 8733
Cätlin Puhkan
Cätlin PuhkanSekretär.ee reklaami müügijuhtTel: 53 315 700