Autor: Sekretär.ee • 9. september 2019

1. Alustage eelarve koostamist, kui on selge, millist üritust kavandate.

Mõelge, miks seda üritust üldse korraldate. Eelarvet koostades peate kogu plaani üsna detailselt läbi mõtlema. Arvestage plaanides osalejate ootusi. Näiteks suvepäevade eel selgitage välja kolleegide ootused, arutage nendega võimalikud stsenaariumid läbi. Oleks hea, kui saate paar ülesannet mõnele töökaaslasele usaldada. Inimestele meeldib olla kaasatud ja nii on ka teie enda vastutusekoorem kergem.

2. Täpsustage rahalisi piire ja võimalusi.

Hoolitsege, et teate täpselt, kui palju võite kulutada, ja soovitatavalt leppige selles kirjalikult kokku. See, et teile on ette antud eelarve, ei tähenda, et peaksite kõik selle raha ära kulutama.

3. Alustage eelarvestamisega aegsasti.

Töö käigus võrrelge, kas asjade tegelik käik sujub eelarve kohaselt või tuleb eelarves või plaanides muudatusi teha.

4. Kasutage MS Excelit või muud sellist tarkvara, milles saad hõlpsalt arvutada ja kergesti muudatusi teha.

5. Pange kirja kõik kulud.

Ruum või keskus, toitlustus, meelelahutus, transport, ööbimine jms. Eelarvestage väike reserv ootamatuste tarbeks. Täpsustage, kas kõik kulud on konkreetse teenuse puhul vajalikud.

6. Olge tähelepanelik, kas summad on eelarvesse plaanitud käibemaksuga või käibemaksuta.

Igal juhul jälgige, et teeksite seda kogu eelarve piires ühtmoodi. Hinnapakkumiste puhul jälgige, kas pakutav sisaldab või ei sisalda käibemaksu. Vajadusel pidage nõu raamatupidajaga.

7. Kooskõlastage eelarve raamatupidaja ja/või oma juhiga.

Hea on saada kinnitus ka teiselt inimeselt ja tagasisidet plaanitud eelarve kohta. Nii on julgem korraldada ja saate veenduda, et teete õiget asja.

8. Võtke mitu võistlevat hinnapakkumist ja pidage hindade asjus läbirääkimisi.

Oluline on kindlaks teha, kas hinnapakkumine on õiglane, ja kui on võimalik soodsama hinnaga saada sama kvaliteetset teenust, siis tuleks seda julgesti ka kasutada.

9. Küsige teenusepakkujatelt nõu, kuidas saab asju korraldada paremini või soodsamalt.

Tihti on teenusepakkujast abi ja ta oskab aidata, sest on selliseid asju juba varem palju teinud. Väga palju on toredaid inimesi, kes on nõus aitama, kui neilt seda ainult küsida.

Põnevaid ideid sündmuste korraldamiseks pakub PIDUPÄEV.EE ja sobivad ruumid leiad alati SEMINARIRUUM.EU keskkonnast!