Sekretär.ee  • 9 november 2019

Kuidas jagunevad vastuvõtud ja mida nendest teada?

Vastuvõtud moodustavad äri- ja diplomaatilise suhtlemise tähtsa osa. Vastuvõttudel kohtutakse kohalike võimuesindajate, poliitikute, majandus- ja kultuuriinimestega, luuakse kontakte äripartnerite ja kolleegidega või tänatakse pikaajalise koostöö eest.

Foto: Shutterstock

Pidulikud vastuvõtud nõuavad aga väga hoolikat ettevalmistust ja põhjalikku eeltööd. See hõlmab nii ruumide leidmist ja ettevalmistamist kui ka menüü koostamist, kutsete sõnastamist, kujundamist ja tellimist, meeldiva õhkkonna loomist, transpordi korraldamist jne.

Ärielus tuleb ette lugematul hulgal vastuvõtte. Need võivad olla nii ametlikud kui ka mitteametlikud, nii päevased kui ka õhtused vastuvõtud.

Külaliste võõrustamiseks on väga palju võimalusi. Võib piirduda ärilõunaga, kuid soovi korral võite korraldada ka piduliku fourchette-lauaga (väikesed suupisted) vastuvõtu oma ettevõtte ruumides. Kuidas ja mida, sõltub juba teie eesmärkidest, võimalustest ja ka kohast, kus vastuvõttu korraldada.

Tänapäeval pakuvad mitmed peoteenindusfirmad teenust, kus kogu vastuvõtu korralduslik pool on nende kanda. See teeb peo korraldamise hõlpsaks ja meeldivaks ning vabastab teid paljudest pisikohustustest. Ometigi on hea teada, mida võiks tellijana silmas pidada, et vastuvõtt õnnestuks.

Mida läbimõeldum on kogu vastuvõtu kulgemine, seda väiksem on tõenäosus, et korraldajaid tabavad ebameeldivad üllatused. Loomulikult võib alati midagi ootamatut juhtuda, kuid hoolas eeltöö vähendab riske.

Vastuvõttude klassifitseerimine

Vastuvõtte klassifitseeritakse ametlikkuse järgi ja toimumisaja järgi. Vastuvõtud on kas ametlikud või mitteametlikud, sellest sõltub ka, kas külalised on oodatud koos kaaslasega või mitte.

Ametlikkuse järgi:

Ametlikest vastuvõttudest võtavad osa ametiisikud ning sinna kaaslaseid üldjuhul kaasa ei võeta. Erandiks on diplomaatilised vastuvõtud, kus mõnikord osalevad ka abikaasad. Ametlikke vastuvõtte korraldatakse tavaliselt rahvuspühade puhul, konverentside ja koolituste lõpetamisel, lepingute sõlmimisel, kõrgete külaliste auks ja nii edasi. Ametlikel vastuvõttudel on jututeemadeks enamasti töö ja äriga seonduv.

Mitteametlikele vastuvõttudele kutsutakse külalised koos abikaasa või elukaaslasega. Koosviibimine toimub sundimata õhkkonnas ning vestlusteemad on üleüldised: kultuur, sport, rahvuslikud tavad, kunst ja nii edasi. Juhul kui tööjutt on möödapääsmatu, tuleks valida sobiv koht ja aeg ning teisi külalisi oma probleemidega mitte koormata.

Toimumisaja järgi:

Toimumisaja järgi jagunevad vastuvõtud päevasteks ja õhtusteks.

Päevased vastuvõtud toimuvad üldjuhul kella 12 ja 18 vahel. Taolised vastuvõtud ei ole väga pidulikud ja kestavad tund kuni poolteist. Kutsetele ei märgita riietust (vajaduse korral on loomulikult lubatud märkida) ja menüü on kerge.

Õhtused vastuvõtud toimuvad pärast kella 18. Ruumid, kus vastuvõtt korraldatakse, on eriti stiilsed ja kaunid, menüü rikkalikum ja kogu vastuvõtu õhkkond pidulikum. Kindlasti tuleb saata kutsed ja kutsel on märge riietuse kohta. Vastuvõtud kestavad kaks kuni kolm tundi.

Jaga lugu:
SEKRETÄRI UUDISKIRJAGA LIITUMINE

Telli olulisemad Sekretäriuudised igal nädalal enda postkasti.

Sekretär.ee toetajad:

Birgit Aljaste
Birgit AljasteSekretar.ee ärijuhtTel: 5373 8733
Cätlin Puhkan
Cätlin PuhkanSekretär.ee reklaami müügijuhtTel: 53 315 700