Sekretär.ee  • 11 november 2019

Milliste sündmuste puhul vormistatakse kutsed trükitult ja millal käsitsi?

Kutsed ja tänukirjad on osa kirjavahetusest ja kuuluvad samas ka vastuvõttude, läbirääimiste ja teiste kohtumiste juurde. Hoolimata e-posti võidukäigust on paberkandjal vormistatud kutsed äri- ja diplomaatilises suhtelmises endiselt väga tähtsad.

Kutseid kasutatakse tähtpäevade puhul, austusavalduse väljandamiseks, suhete arendamiseks või parandamiseks ja nii edasi. Enamasti on kutsumine vastastikune. Kutse vastuvõtmine tähendab seda, et peaksite mõne aja pärast esitama omapoolse kutse. Vastasel juhul võite kaotada sõpru, häid tuttavaid ja äripartnereid.

Külalisele algab vastuvõtt kutse tähelepanelikust läbilugemisest. Kutse annab alati külalisele täpse informatsiooni, kus ja millal vastuvõtt või muu üritus toimub ning missugune on riietumisstiil. Kui järgida kõiki kutsel olevad juhiseid, peaksime end üritusel hästi ja meeldivalt tundma.

Ametlikud ja mitteametlikud kutsed

Nõnda nagu vastuvõttegi, liigitatakse ka kutseid ametlikeks ja mitteametlikeks. Nii ametlike kui ka mitteametlike vastuvõttude kutsed saadetakse ära juba üsna varakult - enamasti kaks nädalat kuni üks kuu varem. Liialt varakult saadetud kutse puhul on oht, et kutse saaja võib eksida kalendrikuuga või kutse hoopis unustada.

Kutse peaks sisaldama järgnevat informatsiooni:

- kes kutsub;

- keda kutsutakse;

- miks kutsutakse või miks üritust korraldatakse;

- ürituse toimumise aeg: kuupäev ja kellaaeg;

- ürituse toimumise koht;

- vajadusel märkus riietuse kohta;

- millal ja kuhu teatada oma osavõtust.

Ametlikele vastuvõttudele kutsutakse külalisi enamasti ilma kaaslasete, mitteametlikel vastuvõttudel on aga kaaslased tihti oodatud. Alati on olemas loomulikult erandid ja sellest annab üldjuhul ka kutse märku või siis tasub kindluse mõttes üle küsida.

Kutse adresseeritakse alati kindlale isikule ning pole kombeks kutset edasi anda. Seda võib teha vaid juhul, kui tegemist on avaliku üritusega, mitte isikliku kutsega. Näiteks kutse ettevõtte avamispeole, kusjuures kutsel ei ole kirjas kutsutava nime (kutse on adresseeritud tavapäraselt partnerfirmale ja ettevõttesiseselt otsustatakse, keda oma esindajana peole saadetakse).

Kutsed trükkimise või käsitsi kirjutamise järgi

Kutseid võib jagada veel: täielikult trükitud kutsed, osaliselt trükitud kutsed ja käsitsi kirjutatud kutsed.

Täielikult trükitud kutse on tavaliselt kasutusel eriti piduliku vastuvõtu puhul. Kutsutava nimi kirjutatakse siiski käsitsi ja selleks on vastava koha peal punktiirjoon või tühimik. Ettevõtte juubeliks ja teisteks pidulikeks sündmusteks valitakse peaaegu alati trükitud kutsekaardi vorm. Loomulikult sõltub otsus firma iseloomust ja soovidest.

Osaliselt trükitud kutsed on enamasti poolametlikud kutsed, mis on trükitud selliselt, et neid saab käsitsi täiendada. Samu blankette on võimalik kasutada eri sündmuste puhul. Kasutatakse näiteks ettevõttes, kus toimbu sagedasti mitmesuguseid vastuvõtte. Trükkides jäetakse tühjaks vastuvõtu toimumise koht, aeg ja kutsutava nimi.

Käsitsi kirjutatud kutse - täielikult käsitsi kirjutatud kutsed on alati mitteametlikud. Kasutatakse üldjuhul koduste vastuvõttude ja pidude puhul.

Kutsed kirjutatakse kolmandas isikus ja harilikult emakeeles. Vajadusel ka inglise või prantsuse keeles. Keele valiku määrab kutsutavate rahvus ja keeleoskus. Kui enamik kutsutavatest on välismaalased, on otstarbekas kutsed vormistada inglise keeles, mis on üldlevinud rahvusvaheline suhtluskeel.

Jaga lugu:
SEKRETÄRI UUDISKIRJAGA LIITUMINE

Telli olulisemad Sekretäriuudised igal nädalal enda postkasti.

Sekretär.ee toetajad:

Liina Leiten
Liina LeitenSekretar.ee ärijuhtTel: 51 84 004
Cätlin Puhkan
Cätlin PuhkanSekretär.ee reklaami müügijuhtTel: 53 315 700