Kuidas valida õige ettevõte IT-partneriks?

Väiksemates ettevõtetes antakse sageli büroojuhile või juhiabile ülesanne võtta mõned hinnapakkumised, et juhtkond saaks nende seast IT-partneri välja valida. Kuidas aga sõeluda kõigi paljude IT-firmade seast välja need, kellelt pakkumised küsida?

Foto: Kristjan Ok, Datafoxi teenuste valdkonna juht

Kui suuremates ettevõtetes tegeleb IT-partnerite otsimisega IT-juht või IT-osakond, siis väiksemates firmades on sageli otsustajaks ettevõtte juht või juhatuse liikmed. Et neil napib kogu protsessi läbiviimiseks aega, soovitakse tihti, et assistent võtaks 3—5 võrdlevat pakkumist ning juhtide rolliks jääks ainult otsustamine. Pakkujate väljasõelumine on aga keerulisem, kui esmapilgul võib tunduda.

Defineeri täpsem IT-vajadus

Eestis on sadu IT-teenuste pakkujaid ning lihtne guugeldamine võimalike kandidaatide otsimiseks võib olla otsetee probleemideni. Seetõttu tuleks sõelumisprotsessi alustada sellest, et defineerida koos juhtidega täpsemalt sisseostetav IT-vajadus. Selleks võib olla näiteks veebi- või e-posti majutus, pilvepõhine failisalvestusteenus, Office365, arvutitöökohtade rent ja haldus, IT-tugiteenus, andme- ja serverikeskuse lahendus, IT-arendus või IT-turvalisus. Mida täpsemaid märksõnu guugeldada, seda enam õnnestub leida otsitavale profiilile vastavaid teenusepakkujad võrreldes väga üldise otsisõna „IT-firma“ kasutamisega.

Seejärel soovitan koostada otsingutulemuste alusel nimekirja 15-20st teenusepakkujast ning vaadata läbi nende veebilehed. See annab vastuse, kas ettevõte ikkagi pakub soovitavat IT-teenust, milline on firma suurus ja avatus, kas veebis on välja toodud töötajad, kompetentsid, olulisemad kliendid ja tarnijad jne. Veebilehtede ülevaatamise tulemusel võiks nimistu kahaneda 10-15 IT-ettevõtteni.

Järgmisena tasuks teha kandidaatide kiire taustauuring, mis võiks hõlmata:

Seaduskuulekuse ja maksedistsipliini kontrolli. Maksuvõla puudumist saab kontrollida maksu- ja tolliameti veebilehelt ja võimalusel tellida krediidiraport maksehäireregistrist. Lisainfot maksekäitumise kohta annab ka kvartaalne tööjõumaksude info – kui töötajate töötasuna on deklareeritud miinimumpalk, pole asjad selles firmas korras, sest ükski pädev IT-spetsialist sellise palga ei eest tööta.

Erialase pädevuse ja maine hindamist. 100% usaldusväärset infot on keeruline hankida, ent internetiotsing aitab terad sõkaldest eraldada. Kui mõne ettevõtte paljud kliendid on rahulolematud, siis tõenäoliselt on sellest ka foorumites, sotsiaalmeedias või mujal veebis juttu, mis viitab vajakajäämistele teenuste kvaliteedis. Samuti tasub vaadata, kas ettevõtte esindajad on meedias ja erialastes foorumites sõna võtnud ning kas teemad kattuvad mingil viisil valdkondadega, milles IT-partneri abi vajatakse.

Seniste kogemuste hindamine. Selleks võiks läbi helistada mõned ettevõtte veebilehel väljatoodud kliendid, et uurida teenuste kvaliteeti, tähtaegadest kinnipidamist ja üldist koostöökogemust. Võimalusel võiks küsida arvamusi ka sõltumatutelt IT-asjatundjatelt.

Järgmisse vooru tasub lasta ainult need ettevõtted, kes läbivad eelpool toodud taustauuringu. Nii võib eeldada, et kandidaatide ring väheneb 5-7ni. Kuid ka neile ei ole mõistlik veel välja saata e-kirju palvega teha hinnapakkumine.

Leia aega kohtumisteks

Nüüd tuleks leida mõned tunnid aega ja kutsuda väljavalitud ettevõtted kohtumistele. Kui IT-ettevõttelt oodatakse strateegilist partnerlust, siis suhtlus e-posti või telefoni teel selle rolli täitmise võimekusest head ettekujutust ei anna. Kohtumisel saab aga kohe aru, millised need inimesed on – tehnilised teadmised võivad ju olla head, kuid lisaks tuleb ka klienti arusaadavalt nõustada. Iseäranis IT-tugiteenuse puhul on inimlik faktor äärmiselt oluline.

Kuna IT-maailm areneb kiiresti, siis eeldavad paljud kliendid, et IT-partner hoiaks neid kursis uuendustega ja soovitaks ise vajalikke arendusi. Meie praktika järgi tekib IT-teenustega rahulolematus sageli siis, kui teenusepakkuja muutub passiivseks nii kliendisuhte hoidmisel kui ka tehniliste uuenduste tegemisel. Siis hakataksegi tihti otsima uut teenusepakkujat.

Viimasena annab kohtumissoov selge viite ka teenusepakkuja huvist uut klienti võita, sest väljavalitud 5-7 ettevõttest ei leia arvatavasti mitu aega kokkusaamiseks. See näitab teenusepakkuja vähest huvi kliendi rahuolusse panustada ning kandidaatide nimekiri on jälle paari ettevõtte võrra lühem.

Pakkumised küsi kohtumiste järel

Alles pärast kohtumisi soovitan küsida hinnapakkumised neilt teenusepakkujatelt, kes jätsid kohtumisel professionaalse mulje ning kellega suhtlus klappis. Kokkusaamiste järel on ka kandidaatidelt parem arusaam, millist teenust sisse osta soovitakse ning pakkumised tulevad täpsemad nii teenuste sisu kui ka maksumuse osas. Võrreldavate pakkumiste korral on parima neist väljavalimine lihtsam, kui protsessi alguses tunduda võis. Omalt poolt aja panustamine teenusepakkujatega kohtumiseks tagab aga selle, et väljavalitud IT-ettevõte suudab kanda strateegilise partneri rolli ning rahuolu IT-teenustega on ka aastate pärast kõrge.

Jaga lugu:
SEKRETÄRI UUDISKIRJAGA LIITUMINE

Telli olulisemad Sekretäriuudised igal nädalal enda postkasti.

Sekretär.ee toetajad:

Liina Leiten
Liina LeitenSekretar.ee ärijuhtTel: 51 84 004
Cätlin Puhkan
Cätlin PuhkanSekretär.ee reklaami müügijuhtTel: 53 315 700