Sekretär.ee  • 27 veebruar 2020

JUHTKIRI: Bürootöötaja amet kui kameeleon

Mida väiksem firma, seda rohkem on sekretäridel, juhiabidel, büroojuhtidel ja assistentidel rolle: nad on sekretärid, administraatorid, personalijuhid, raamatupidajad, psühholoogid, ettevõtte visiitkaardid ja esmamulje loojad.

Foto: Anti Veermaa

Niisiis on assisteerivaid rolle täitvatel ametikohtadel ettevõtte üldises elukorralduses tähtis roll - nad peavad olema ülimalt mitmekülgsed ja kõik, mis arendab nende silmaringi, kulub neile igapäevases töös ainult marjaks ära.

Esmajärjekorras võiks ettevõtte juht mõelda silmaringi arendavatele suhetele, näiteks saata oma ettevõtte mälu, äratuskell ja esmaabi kokku saama sama valdkonna ettevõtete sekretäridega mujalt riikidest. Sest kombed ja maneerid, mis on iseloomulikud näiteks prantslastele, on salgamatult erinevad indialastele. Samas kui kõikide inimestega - olgu ta kolleeg, partner või klient, pärit ükskõik kust maailma otsast-, peab oskama ja julgema suhelda. Ja kes saaks olla parem suunanäitaja ja eeskuju kui ettevõtte sekretär.

Nii peaks igas ettevõttes olema üks seltskondlik kameeleon, sest ettevõtted rahvusvahelistuvad üha ning välistöötajad toovad endaga kaasa erinevad töökultuurid ja tööstiilid, mistõttu tugevaid ja usalduslikke suhteid vaid omaenda kultuuris harjunud käitumisreeglitega luua ei õnnestu

Kultuuride paabel meie ümber

Enamikes kultuurides käibib keerukas reeglistik, mis määrab seltskondliku käitumise üldiselt. Inglise vanasõna ütleb, et kui oled Roomas, käitu nagu roomlane. Roomas muidugi pole teiste inimeste käitumist kuigi raske matkida, sest kellel saaks olla midagi selle vastu, et sukeldud veinide ja hõrkude roogade maailma ning kõigesse muusse, mida la dolce vita'l Itaalia pealinnas pakkuda on. Mõne teise riigi elanikega suheldes peab inimene ise oskama hinnata, kui ''isiklikuks'' ta tohib muutuda. Jaapanlased näiteks vabandavad pdevalt isiklike puuduste, väiksemategi eksimuste, koguni kunagiste vigade pärast ja nad võivad end välismaalaste ees igati halvustada. Kui palju peaks sellises olukorras iseendast halba rääkima või jaapanlase vabandusi vastu võtma?

Mõned traditsioonid on niivõrd ebatavalised, et on parem neid mitte matkida. Need jäävad meile veidraks või liiga kaugeks. On olemas veel tabud, mis eksisteerivad igal maal ja on parem, kui me neid järgime, sest tabude juured peituvad sageli sügaval vastava regiooni ajaloos ja uskumustes. Esirinnas on Madagaskar oma vapustavate keeldude nimekirjaga. Näiteks ei tohi seal laps öelda oma isa nime ega viidata ühelegi tema kehaosale. Ka mune ei tohi teistele käest kätte anda.

Kui Euroopale lähemale tulla, siis on ka venelaste tabude loetelu üsna muljetavaldav: toas ei tohi mantlit kanda; ebaviisakas on seista käed taskus; ei tohi istuda jalad laiali; tänaval ei vilistata; pargimurul ei einestata; avalikkuse ees ei näidata oma kiindumust.

Mida sellest kõigest järeldada? Sekretärid, juhiabid, büroüjuhid ja assistendid peavad olema juba ainuüksi erinevate kultuuride tundmises eksperdid, et vajalikul hetkel oskuslikult kliendisuhteid hoida ja vajadusel ka oma kolleege ning juhte ette valmistada edukate partnerlussuhete loomiseks.

Ja see pole sugugi kõik, sest täpselt sama kehtib ka kõikide muude rollide kohta, mida eelnimetatud ettevõttes täidavad - ühel hetkel administraator, teisel hetkel asjaajaja, kellegi äratuskell ja kalender, siis juba raamatupidaja, seejärel psühholoog, haldab sotsiaalmeediat ning juba ettevõtte visiitkaart ja esmamulje looja - nii võiks lõputult jätkata. See kõik teeb bürootöötajast ühe oluliseimad taustarolli kandva persooni kogu ettevõttes.

Parimate tulemuste saavutamiseks on selles rollis vajalikud mitmekülgsus ja suutlikkus kohaneda vastavalt vajadusele täites just neid ülesandeid, mida olukord parasjagu nõuab. Täpselt nagu värvikas kameeleon, kes muudab tooni vastavalt ümbruskonnale või selles valitsevale meeleolule.

SEKRETÄRIDE PÄEV 2020: ''Amet kui kameeleon''

Teemad: meeldejääva esmamulje loomine, andmekaitse, efektiivne planeerimine, tööandja bränding, stressipsühholoogia

Esinejad: Tauri Tallermaa, Karin Ploom, Priit Kuuskme, Marie Evart, Rita Rätsepp

Lisainfo ja registreerimine SIIN.

Jaga lugu:
SEKRETÄRI UUDISKIRJAGA LIITUMINE

Telli olulisemad Sekretäriuudised igal nädalal enda postkasti.

Sekretär.ee toetajad:

Liina Leiten
Liina LeitenSekretar.ee ärijuhtTel: 51 84 004
Cätlin Puhkan
Cätlin PuhkanSekretär.ee reklaami müügijuhtTel: 53 315 700