Autor: Sekretär.ee • 10. juuni 2020

Pozeni sõnul on tulemuslikkus igale professionaalile, olenemata asukohast, tegevusharust või ametist, tõsine väljakutse. Ta küsitles ligi 20 000 juhti kuuelt kontinendilt, et välja selgitada, miks on mõned inimesed tulemuslikumad kui teised. Küsitluses hõlmati seitset kategooriat: ajakava planeerimine, igapäevaste rutiinide kujundamine, sõnumitega toimetulek, palju ärategemine, kommunikatsioonioskuste parandamine, efektiivsete nõupidamiste pidamine ning delegeerimine.

Ligi pooled vastajatest olid Põhja-Ameerikast, 21% Euroopast, 19% Aasiast ning ülejäänud 10% sisaldasid Austraalia, Lõuna-Ameerika ja Aafrika vastajaid. Peale kõige tulemuslikuma grupi määratlemist leiti, et neile on omased kõrged näitajad ka järgmistes harjumustes.

- Nad planeerisid oma tööd, tuginedes kõige olulisematele eesmärkidele ning seejärel tegutsesid kindlaks määratud eesmärgi järgi.

- Nad olid kujundanud tõhusad praktikad, et tulla toime suure hulga info ja ülesannetega.

- Nad mõistsid oma kolleegide vajadusi, võimaldades lühikesi nõupidamisi, osavõtlikku suhtlust ja selgeid juhiseid.

Tulemused olid huvitavad ka demograafilistel näitajatel põhineval analüüsil. Kuigi ameeriklased kipuvad töötama rohkem tunde, siis Põhja-Ameerika vastajate tulemuslikkuse näitajad olid madalamad kui Euroopast, Aasiast ja Austraaliast vastanutel.

Suurem vanus on tugevas korrelatsioonis isikliku tulemuslikkusega, vanemad ja kogenumad professionaalid edestasid selles noori kolleege. Vanemad juhid kujundasid paremini rutiine väheväärtuslike tegevuste haldamiseks, juhtisid paremini sõnumite voogu, pidasid tõhusamalt koosolekuid ja delegeerisid ülesandeid.

Kuigi meeste ja naiste üldine tulemuslikkuse skoor oli peaaegu sama, olid seal siiski mõned erinevused. Näiteks olid naiste tulemused eriti head tõhusate koosolekute pidamises – nende koosolekud ei kestnud enamasti üle 90 minuti ja lõppesid järgmiste sammude kokkuleppimisega. Mehed olid aga eriti tugevad sõnumite mahuga toimetulemises, nad ei lugenud e-posti liiga sageli ja jätsid vahele väheolulised teated.

Sõnumite mahuga toimetulemine

Kuigi on selge, et hakkamasaamine sissetulevate e-kirjade mahuga on üks võti tulemuslikumaks tööks, siis paljudel meist ei ole seda siiski kerge saavutada. Pozen ütleb, et enamik vaatab oma e-posti iga kolme kuni viie minuti tagant. Seda aga ei tasuks teha tihedamini kui kord tunni aja jooksul ja lugeda ainult neid kirju, mille saatja või saaja on olulised. 60–80% e-kirjadest võiks vahele jätta, sest enamik neist ei ole olulised.

Pozen soovitab kiiretele e-kirjadele vastata kohe, selle asemel et neid tähistada ning hiljem üles otsida (või unustada), samuti soovitab ta märkida ära olulised kontaktid ja kasutada e-posti filtreid.

Samas märgib Pozen, et sõnumite haldamispraktika tuleks kujundada seoses olulisemate prioriteetide määratlemise ja muude tervikpildi kujundamise harjumustega. Paljud ambitsioonikad inimesed pühendavad liiga vähe aega tegevustele, mis nende peamiste eesmärkide saavutamist toetaksid.

Veel nippe oma tulemuslikkuse kasvatamiseks

Kui soovid saavutada paremaid tulemusi mis tahes eluvaldkonnas, siis oleks kasulik arendada neid harjumusi, mida uuringu kohaselt teevad kõige tulemuslikumad professionaalid. Need on järgmised.

1. Keskendu olulisematele eesmärkidele: igal õhtul vaata üle järgmise päeva plaan, et tuua välja olulisemad tegevused. Määratle oma eesmärk enne pika materjali lugemist.

2. Juhi oma töömahtu: jäta 50–80% oma e-kirjadest tähelepanuta vastavalt saatjale või teemale. Suured projektid jaga väiksemateks sammudeks ja alusta esimesest sammust.

3. Toeta kolleege, piira igat koosolekut 90 minutiga või veelgi lühemalt ja koosoleku lõpul määratle alati selgelt järgmised sammud. Leppige meeskonnaga kokku edu mõõdikutes.

Allikas: tööheaolu.ee