Autor: Sander Kiviloo • 14. oktoober 2020

Outlook ilmus alles seitse aastat hiljem ja sellest on saanud ettevõtete esimene valik e-kirjade halduseks. Aastate jooksul on Outlooki lisatud väga palju erinevaid võimalusi ja funktsioone, kuid siiski on mõned asjad, mida sa seal tegema ei peaks.

1. Ära kasuta e-kirjades taustasid, erilisi teemasid ega kirjastiile

Outlookis on võimalik määrata kirjadele oma personaalne taust. Seda alates kivimustrist kuni lillelise tapeedini välja, mille üle ka päikesekuningas võiks uhke olla. Siiski ei pruugi sinu maitse kattuda kirja saaja maitsega ning see pigem suurendab tõenäosust, et kirja ei loeta ja see lõpetab prügikastis. Sama kehtib ka eriliste teemade ja kirjastiilide kohta. Outlook on pigem formaalsete kirjade saatmise keskkond ja lõbusate kirjastiilide kasutamine ei tule sinu tõsiseltvõetavusele kasuks.

2. Ära kasuta uhkeid signatuure

Jällegi, hoiduda tuleks kiusatusest panna oma signatuuriks midagi ekstravagantset. Mis sinu jaoks võib tunduda eriti lahe, võib olla õudusunenägu saaja jaoks. Oma signatuuri seadistades veendu, et see oleks lihtsasti loetav ja pigem minimalistlik. Ole kirjastiilide, nende suuruse ja värviga pigem konservatiivne.

3. Ära kasuta kustutatud asjade kausta arhiveerimiseks

Kustutud asjade kausta ehk prügikasti peaks eelkõige kasutama nende kirjade jaoks, mida sa enam kunagi näha ei taha. Sealt kaustast asjade uuesti leidmine on tihti keerukas, kui mitte võimatu. Organisatsioonides on tavapärane panna prügikasti kaustale kustutamise/tühjendamise periood, et säästa organisatsiooni salvestusruumi. Mis läinud, see läinud. Mõistlik on luua arhiveerimiseks endale eraldi kaust ja kasutada kirjade sinna liigutamiseks näiteks kiirkäsku.

4. Ära jää lootma „Võta see sõnum tagasi” peale

Kirja saates ja avastades, et see polnud ikkagi päris see, mis saata tahtsid, võid proovida nuppu „Võta see sõnum tagasi”. Ideena on see ju suurepärane nupp – vajutad ja saadetud kiri tuleb tagasi. Kahjuks see aga enamikul juhtudel ei toimi. Selleks, et tagasikutsumine toimiks, peab kiri olema saaja postkastis lugemata, sa pead olema saajaga samas Exchange’i organisatsioonis ehk sama firma sees, saaja peab kasutama Outlooki ning kiri peab asuma saaja sisendkaustas. Lisaks eelnevale on veel muresid, sest kui oled saatnud kirja mitmele inimesele, siis pead kirja tagasi kutsuma kõigilt, ühelt inimeselt korraga ei saa ning kunagi ei saa päris kindel olla, et inimene pole sinu saadetud kirja lugenud. Mõistlikum on enne üheksa korda mõelda ja üks kord „Saada” nuppu vajutada.

5. Ära usalda pimesi pluginaid

Outlookile on tehtud palju kasulikke pluginaid või liidestusi. Pluginad on väiksed lisaprogrammid, mis lubavad sul ühendada oma Outlooki mõne teise programmiga ning kasutada lisavõimalusi, mida muidu Outlookis poleks. Näiteks saad nupule vajutusega kokku kutsuda Teamsi või Zoomi koosoleku. Mõned pluginad aga pole kõige töökindlamad ja võivad panna Outlooki imelikult käituma. Enne uue plugina installimist loe kindlasti teiste kasutajate tagasisidet ja tutvu plugina hinnangutega. Kindlasti tasuks olla ettevaatlik nende pluginatega, mille reiting on 3 ja alla selle.

Kui soovid õppida Outlooki paremini kasutama, siis tule lühikesele ja praktilisele koolitusele. Koolitus on üles ehitatud igapäevatöös ettetulevate ülesannete lahendamisele ja kestab neli tundi.