Autor: Elis Vaiksaar • 10. juuni 2021

Merje Viljapuu: juhiabi töö ei ole enam ammu vaid nii-öelda kohvi keetmine

Merje Viljapuu on tegus ja positiivse ellusuhtumisega 32-aastane naine. Kuigi Merje on üles kasvanud ning suure osa oma haridusest omandanud Tallinnas, siis on elu viinud naist elama mitmesse erinevasse maailma paika. Näiteks kaks ja pool aastat elas ja töötas ta palava päikese all Küprosel, mis naise sõnul oli tema jaoks suurepäraseks katsumuseks, mis õpetas talle, kuidas üksi võõras kultuuris hakkama saada. Merje tõdeb, et just Küprosel elades koges ta, kuidas loota saab vaid iseendale ning ainus võimalus edu saavutamiseks on sihikindel töö. Viimased neli aastat on ta töötanud juhiabina projekteerimisettevõttes Insero.

Projekteerimisettevõtte Insero juhiabi Merje Viljapuu
Autor: Marilyn Uleksin

Oma haridusteed alustas Merje Viljapuu Tallinna 32. keskkoolis ning peale keskhariduse omandamist asus ta õppima Tallinna Ehituskooli siseviimistluse erialale. Paraku jäid need õpingud aga pooleli, kuna noor neiu otsustas Eestist sootuks ära kolida ning kodumaale tagasi tulles olid tema huvid muutunud. Mõned aastad tagasi otsustas ta siiski taas koolipinki astuda ning asus õppima Tallinna Majanduskooli. Majanduskooli astudes oli Merjest saanud pereema ning see muutis ka koolis käimise tunduvalt keerulisemaks. Raskustest olenemata sai temast eelmisel kevadel siiski paberitega turundusspetsialist.

“Tunnistan, et õppimine töö ja pere kõrvalt ei olnud kõige lihtsam, kuid tänu lähedaste ja töökaaslaste toetusele ning mõistmisele said õpingud lõpetatud. Olen selle sooritatud pingutuse üle väga õnnelik,” tõdeb ta.

Kuigi praeguseks on saanud Merjest Insero juhabi, on ta aastate jooksul täitnud mitmeid erinevaid ametiposte. Tema teekond tööturul algas juba 13-aastaselt, mil töötas suviti jäätisemüüjana. Hiljem käis ta ka Soomes maasikaid korjamas ning lühikest aega on olnud abiks ehitusobjektil abitöölisena: “Kuid kõige suurem töökogemus on mul müügitööst erinevates valdkondades, alustades otsepostist kuni käsitöö aedade müümiseni.”

Juhiabi – mitmekülgne, korrektne ja loominguline inimene

Naise sõnul tema suguvõsas teadaolevalt keegi varem juhiabina töötanud ei ole. Tema ise jõudis juhiabi ametini tänu lapsehoolduspuhkusele läinud sõbrannale, kelle asemel ettevõte uut inimest otsis. “Kuna mul oli varasemalt mõningane administratiivtöö kogemus, julgesin selle põneva ja uusi võimalusi pakkuva töö vastu võtta. Tollel hetkel ei osanud aimata, et sellest kujuneb märksa pikem töösuhe,“ tõdeb Merje.

Praeguseks on Merje Inseros töötanud veidi üle nelja aasta ning märganud mitmeid isikuomadusi, mida juhiabi ametikoht sellele kohale tööle suunduvalt inimeselt eeldab. Tema sõnul sobib juhiabi töö inimesele, kellele meeldib täpsus, aga samas ka loomingulisus. Inimene, kellele meeldib töötamine inimestega, aga samas on valmis keskenduma ka dokumentide korrashoiule. Merje tõdeb, et nüüdisaegne juhiabi töö pakub mitmekesiseid arenguvõimalusi ehk see sobib ka inimesele, kes on valmis pidevalt õppima.

Ta lisab, et sellel ametikohal töötada on põnev, aga üldsegi mitte nii lihtne, kui kõrvaltvaatajale võib tunduda, sest nüüdisaegse juhiabi tööülesannete palett sisaldab endas kombineeritult mitmeid erinevaid töövaldkondi. „Oma töös on iga detaili lihvimine oluline, aga sama tähtis on osata kohaneda muutunud oludele sekundikiirusel, sest täpselt planeeritud päevakava võib hetkega muutuda. Juhiabi puhul peab olema valmis pakkuma tuge kogu personalile, sealhulgas ka juhtkonnale. Juhiabi ülesanne on korraldada töö nii, et juht saaks keskenduda ettevõtte juhtimisega seotud teemadele ja personal oma eesmärkide täitmisele,” selgitab Viljapuu.

Lisaks peitub juhiabi töö keerukus nii-öelda tavaliste tööpäevade puudumises. Selle tõttu on ka Merjel üpriski keeruline kirjeldada, milline on tema kõige tavalisem tööpäev.: „Üks mõnus virgutav tass kohvi koos kolleegidega annab eelseisvaks päevaks parima ettevalmistuse. Iga päev toob endaga kaasa erinevaid arenguvõimalusi või ootamatuid katsumusi. Näiteks selle nädala alguses sain ülesandeks koostada ühele arendusprojektile mahukas dokumentatsioon, samal ajal oli vaja organiseerida meeskonnale ühisüritus Tallinna loomaaeda ja tegeleda jooksvate personali puudutavate küsimustega. Ehk, iga päev minu tööülesanded varieeruvad, juhiabi töö ei ole enam ammu vaid nii-öelda kohvi keetmine. Kuigi üks hea päev algab ikka mõnusa kuuma kohvi ja mõne hea naljaga meeskonna seltsis.“

Innustav ja turvatunnet pakkuv kolleeg, kelle silmad paneb särama tasakaalus ja üksteist toetav õhkkond

Oma töös väärtustab ta enim oma kolleege ning just seda tunnet, kui saad olla kellelegi vajalik või kasulik annab kindluse, et teed õiget asja. „Oma töös täidan mitmeid rolle, sest minu vastutada on ka personalijuhtimisega seotud teemad. Olen justkui hoolitsev sõber, kelle tähelepanu loodetavasti jagub kõigile,“ lisab ta naeratades. „Püüan innustada, aga samas pakkuda ka turvatunnet, vajadusel olen kolleegidele „hea kuulaja“. Ehk minu eesmärk on luua ettevõttes terve ja tasakaalukas üksteist toetav õhkkond. Sellise koostöö tagamine toobki mulle sära silmadesse ja naeratuse näole.“

Mõistagi on Merje elus peale töö ka eraelu. Ta tõdeb, et eraelus teeb teda õnnelikuks nagu enamikke inimesi, aeg oma pere ja sõpradega. „Naudin nendega koos nädalavahetuseti eri paikadesse ette võetud väljasõite, mille asukoht pole sageli üldse tähtis. Samuti tunnen rõõmu ka oma lähedaste saavutamisest ja õnnestumistest, ükskõik kui väikesed või suured need on. Aga naudin ka üksiolemise aega, olgu selleks lemmikmuusika kuulamine, jalutuskäik pargis või siis näiteks üks kosutav saun. Lotovõidust ei ütleks ka ära, aga selleks peaks vist enne lotopileti ostma! Kuigi ma arvan, et üks väärtuslik lotovõit on mul pere ja sõprade näol juba olemas,“ rõõmustab Merje.

Oma vaba aega sisustab näiteks koos sõpradega discgolfi mängides. Lisaks on ta peale piirangute leevenemist taasavastanud enda jaoks jõusaali ning harrastusjooksu. Samuti naudib ta õhtuseid jalgrattasõite ning eriti rõõmustab selle üle, kui mõni sõber temaga sellel teekonnal liitub.

„Väärtustan neid muljete ja päevasündmuste jagamise hetki. Olen võtnud ka endale sihiks teha head ja saada üle oma hirmudest, nimelt kardan väga süsti, aga olen hakanud regulaarseks veredoonoriks. Siinkohal kutsun üles kõiki, kellel võimalik, verd loovutama. Kui mina saan hakkama, siis saate teie ka!“ julgustab Viljapuu.

Tuleb hoida meelekindlust ja sihti silme ees, siis tulevad ka kordaminekud

Seda, milliselt ametikohalt võib Merjet töötamas näha viie aasta pärast, naine öelda ei julge, sest kuulub nende inimeste hulka, kes ei tee kaugeleulatuvaid plaane. „Pean tunnistama, et minu elu on olnud üsna sündmusterohke ja täis üllatusi ning tihtipeale muutuvad tehtud plaanid kardinaalselt lühikese aja jooksul. Muidugi on mul omad unistused ja eesmärgid, kuid kõva häälega hetkel nendest rääkima ei hakkaks,“ jääb Merje salapäraseks.

Samas tõdeb naine, et kui ta ei saaks enam ühel päeval juhiabina töötada, leiaks oma uue karjääri tõenäoliselt personalivaldkonnas, mis on talle samuti hingelähedane. Kuna tal on ka eelnev kogemus müügitöös ning taskus turundusvaldkonna tunnistus, siis usub, et ameteid, mida proovida, peaks tööturul kenasti jaguma.

Praeguse ameti suurimaks tööalaseks unistuseks, mida Merje kindlasti veel täita soovib, on täide viia kõik juhiga kokku pandud plaanidest ja visioonidest koosnevas nimekirjas olevad punktid. „Aga samm korraga ja siht tuleb silme ees hoida!“

Kuna naisel on juhiabi ametis juba päris palju kogemusi, soovitab ta alles selles ametis alustaval inimesel hoida meelekindlust ning sihti silme ees, sest siis tulevad ka kordaminekud. „Tsiteerides klassikuid, edu ei ole juhuslik, vaid edu tagatakse tööga. Võib tulla ette päevi, kus teed sammu edasi aga kaks tagasi, aga sellest ei tohi end heidutada lasta. Enda jaoks tuleb leida see, mis toob sära silmadesse. Juhiabi ametis oled justkui aku, mis sobib väga mitmele erinevale tööriistale ning mis muudab töövoo oluliselt sujuvamaks ja mugavamas. Meeles tuleb aga pidada, et peale tööpäeva tuleb panna aku laadima!“ lisab Merje lõpetuseks.

Merje Viljapuu praktilised soovitused juhiabidele igapäevaseks toimetamiseks

•Kasuta tehnoloogiat

„See aitab muuta ajaplaneerimist tõhusamaks ja kindlamaks. Õnneks on tänapäeval mitmeid ajajuhtimise tarkvarasid, näiteks meie kasutame tööaja paremaks planeerimiseks programmi ToggL, mis aitab kergesti analüüsida, millistele tegevustele päevas kõige rohkem aega kulub ning vastavalt sellele korrektuure teha. On veel mitmeid ajaplaneerimise ühiskasutust võimaldavaid vahendeid, näiteks MS Outlook.“

•Pane paika päevaplaan

„Olen ise harjunud võtma hommikuti veidi aega, et päevaplaan paika panna ning kirja panna ülesanded, mis kindlasti sel päeval peavad tehtud saama.

•Lahenda ülesandeid ühekaupa

„Vastasel juhul kipuvad need kuhjuma ning midagi olulist võib jääda tähelepanuta. Siinkohal ei tohi unustada ennast päeva lõpus tunnustada, kui püstitatud eesmärgid saavad tehtud.“

Jaga lugu
Sekretar.ee toetajad:
Elis VaiksaarSekretar.ee ärijuhtTel: 5613 9851
Cätlin PuhkanSekretär.ee reklaami müügijuhtTel: 53 315 700