Autor: Sekretär.ee • 5. juuli 2021

Eesmärk – sellest sõltub kõik!

Kõige esimesena tuleks määratleda ära ürituse eesmärk, sest vahel võib selguda, et polegi vaja üldse üritust korraldada. Eesmärgistamine unustatakse sageli üldse ära, aga sellest sõltub kogu üritus – osalejad, asukoht, tegevused. Võtame näiteks suvepäevad.. Mis on suvepäevade kõige olulisem eesmärk? Selleks võib olla lõbutsemine, aga ka hoopis ettevõtte ühtsustunde kasvatamine või töötajate koolitamine. Sõltuvalt ürituse eesmärgist, saame hakata edasi liikuma – valida sobiv toimumispaik, tegevused ning mis seda toetavad jne.

Hästi planeeritud päevakava

Kui eesmärk ning koht on olemas, tuleks paika panna päevakava. Alustuseks pane kindlasti paika algus- ja lõpuaeg ning seejärel paiguta sinna söögiajad. Söögiaegade määratlemisel hoia meeles lihtsat tõde – inimesed tahavad süüa umbes iga 4 tunni tagant. Just see on tegelikult midagi, millega algajad korraldajad sageli hätta jäävad. Näiteks on väljasõit Tallinnast Lõuna-Eestisse, mille käigus tehakse ekskursiooniks vahepeatus Tartus. Tallinnast Tartusse sõidab umbes kaks ja pool tundi ning ekskursioon kestab umbes poolteist tundi. Seejärel jätkub sõit sihtkohta, mis võtab veel umbes tunnikese, aga kogu reisi pikkuseks saab juba viis tundi. Taolise väljasõidu puhul peaks planeerija kindlasti arvestama sellega, et täiselujõus inimene muutub selle aja peale närviliseks, kui ta süüa ei saa.

Sellises olukorras ei õnnestu üritus juba puhtalt selle pärast, et sihtkohta jõudes on kõikidel kõht tühi ning tuju halb. Kõlab küll uskumatult, aga tõesti mängivad nii pisikesed asjad kogu ürituse korraldamise juures suurt rolli. Kui oled päevakava paika saanud, on õige aeg tegevuste planeerimine ette võtta. Kõikide tegevuste juures on väga oluline, et need oleksid väga hästi planeeritud. Samuti ei tohiks neid olla liiga intensiivselt ehk peab jääma aega hingetõmbepausiks, aga samas ei tohiks olla ka liiga palju passimist.

Arvesta kõigi inimeste erisustega, sest juba mõnekümne inimese kohta on vähemalt üks taimetoitlane. Lisaks mängivad rolli kultuurilised erinevused, terviseprobleemid (ka ajutised) jm. Tee vajadusel küsitlusi, suhtle osalejatega ning palu neil aegsasti eriolukordadest teavitada.