Autorid: Taavi Puuorg, Meeri Lille • 18. veebruar 2022

Kui enne pandeemiat osales 500 töötajaga ettevõttest firmaüritustel umbes 300 inimest, siis nüüd on osalusprotsent suurenenud. Tänasel päeval on nendest 500 töötajast firmaüritustel kohal umbes 475. Suur nõudlus ürituste järgi on olnud üks olulisi mõjutajaid, miks üritustel osalemise protsent on tõusnud, kuid selles mängib oma rolli ka põhjalikumaks ja läbimõeldumaks muutunud viisid rahva kokkukutsumisel.

Populaarsust kogunud hübriidüritused, -seminarid ja -workshop’id on tulnud selleks, et jääda ning nende tulek on luubi alla toonud palju huvitavaid aspekte ürituse korraldamises. Näiteks järjest enam tuleb mõelda selle peale, kui pikk peaks üks veebiürituse ülekanne olema ja mis kõige tähtsam – kuidas hoida ja kaasata kodus istuvat vaatajat.

Ürituse korraldamise eeltöös jooksevad läbi aastate sarnased jooned. Enamasti saavad ürituse korraldamise koormuse endi õlule büroojuhid ja personalijuhid. Nemad on keerulises seisus ja peavad tihti ürituse kontseptsiooni paika panema loetud päevadega. Inimeste suurenenud vajadus ürituste järele ja nendel käivate inimeste arvu tõus on pannud ettevõtetele pinged peale, et järjest paremaid üritusi korraldada.

Nende pingete maandamiseks kaasatakse ürituste planeerimisse agentuure. Tihtipeale käib protsess nii, et agentuurilt võetakse pakkumine terve ürituse kontseptsioonile nii kavandi kui ka eelarvega, seatakse tähtajaks väga lühike üks nädal ning siis minnakse sama jutuga veel viie agentuuri juure. Seda ei tohiks teha. Pannes agentuurid omavahel võistlema ning andes neile olematult vähe aega, ei ole tõhusaim viis oma üritusele parima võimaliku loovlahenduse saamiseks.

Valige välja maksimaalselt kolm agentuuri, kellega alustada aegsasti läbirääkimisi ning andke neile aega enda väärtust ja kompetentsi välja näidata. Jätke agentuuridele loovlahenduse kontseptsiooni koostamiseks minimaalselt kaks nädalat, siis saate omale ka vinge ürituse.

Üritust korraldades pead olema valmis reageerima 24/7

Oleme palju kuulnud inimesi ütlemas: „Mis see ürituste korraldamine siis on…organiseerid mõned niidijupid kokku ja ongi üritus valmis.“ Tegelikkuses on ürituse korraldaja töö üks stressirohkeimatest ametitest. Ürituste korraldamine on väga intensiivne, vajab kiiret reageerimist, oskust hästi planeerida ja mõelda vähemalt kolm sammu ette. Välja tuleb mõelda nii plaan A kui ka plaan B ja C.

Oma praktilisel ürituste korraldamise koolitusel toome välja mitmeid aspekte ja valdkondi, millele tasub üritusi korraldades kindlasti tähelepanu pöörata. Räägime läbi need detailid, mis enim meelehärmi ja stressi tekitavad. Kõike ei pea ise tegema ega peagi oskama ise teha, oluline on leida oma sündmusele õiged partnerid. Olulisel kohal saab olema kindlasti ka see, kuidas valida endale partnereid ja kuidas olla ise parem klient tulevasele partnerile.

Tulemas on koolitus „Kuidas korraldada firmaüritusi?“, lisainfot leiad SIIT.