Dokumentide loetelule tuleks tagada pikk kasutusiga

Dokumentide loetelu on vahend ettevõtte tegevuse käigus loodud ja saadud dokumentide liigitamiseks ning neile säilitustähtaja määramiseks.

Loetelus esitatakse ettevõtte tegevuse käigus tekkivate dokumentide sarjad soovitatavalt ülesannete kaupa. Sarjadele määratakse säilitustähtaeg.

Dokumentide loetelu koostamise eesmärgid on:
* tagada asjaajamiskord
* eristada dokumente väärtuse alusel.

Dokumentide loetelu koostatakse:
* ülesannete põhiselt asutuse tegevusülesannete alusel
* struktuuripõhiselt asutuse ülesehituse alusel
* suuremates asutustes kombineeritult, kui asutuse (sageli eri geograafilises punktis asuvad) allüksused täidavad sarnaseid ülesandeid.

Dokumentide loetelu koostamisel tuleb lähtuda põhimõttest, mis tagaks sellele võimalikult pika kasutusaja.

* Dokumentide loetelu on soovitatav koostada ülesannete põhiselt, sest asutuse tegevusalad muutuvad tavaliselt harvemini kui struktuur.
* Liigituse põhimõtete koostamisel tuleb arvestada, et sarjade moodustamine oleks piisavalt üldistatud. Liigitusüksuste nimetused peavad kirjeldama sinna koondatud dokumentide sisu ja olema mõistetavad võimalikult pika aja vältel.
* Dokumentide loetelus on soovitatav paigutada tugifunktsioonid põhitegevuse kirjetest ettepoole, sest need muutuvad ettevõtte tegevuse käigus vähem.
* Dokumentide loetelu tuleb sõnastada nii, et selle sisu oleks üheselt mõistetav lisakoolituste ja -selgitusteta.

Dokumentide loetelus:
* kajastatakse kõik asutuse tegevuse käigus tekkinud dokumendid, olenemata teabekandjast või vormingust
* ei kajastata isiklikuks kasutamiseks tehtud koopiaid.

Dokumendid rühmitatakse dokumentide loetelus sarjadesse.

Loe teemast lähemalt Äripäeva “Juhiabi käsiraamatust”.

Osale arutelus

  • Tiive Murdoja, Janne Kerdo

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Seotud lood

Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

RSS

Peopaik

Kuninglik Saku mõis – pealinnast vaid 11 km kaugusel

Tallinnast vaid 11 km kaugusel rohelusse mattunud Saku mõis sobib suurepäraselt nii koosolekute, seminaride, konverentside kui firmapidude korraldamiseks. Väärika ajalooga Saku mõisa peahoone pärineb 1820. aastast ning on oma rikkaliku-luksusliku dekoori ja laemaalingutega üks Eesti kaunimaid.

Värske ja erakordselt särav koht stiilseks firmapeoks – Olympic Casino Olümpia

Smokingus härrad, õhtukleitides daamid, bigbänd, kabaree, särisev pinge Black Jacki lauas ja erutav kõlin automaadisaalis – ei, see pole James Bondi uue filmi treiler, vaid firmaüritus Tallinna kõige põnevamas peokohas, Olympic Casino Olümpias.

Küsitlus

Millal plaanid suvel puhata?

  • Juunis
    17%
    17%
  • Juulis
    83%
    83%
  • Augustis
    0%
    0%
  • Ei puhkagi suvel
    0%
    0%
  • Muu
    0%
    0%

Valdkonna tööpakkumised

Äripäev otsib ASSISTENTI

Äripäev AS

24. jaanuar 2018

Uudised

Teabevara

Sekretär.ee uudiskirjaga liitumine