Dokumentide loetelule tuleks tagada pikk kasutusiga

Dokumentide loetelu on vahend ettevõtte tegevuse käigus loodud ja saadud dokumentide liigitamiseks ning neile säilitustähtaja määramiseks.

Loetelus esitatakse ettevõtte tegevuse käigus tekkivate dokumentide sarjad soovitatavalt ülesannete kaupa. Sarjadele määratakse säilitustähtaeg.

Dokumentide loetelu koostamise eesmärgid on:
* tagada asjaajamiskord
* eristada dokumente väärtuse alusel.

Dokumentide loetelu koostatakse:
* ülesannete põhiselt asutuse tegevusülesannete alusel
* struktuuripõhiselt asutuse ülesehituse alusel
* suuremates asutustes kombineeritult, kui asutuse (sageli eri geograafilises punktis asuvad) allüksused täidavad sarnaseid ülesandeid.

Dokumentide loetelu koostamisel tuleb lähtuda põhimõttest, mis tagaks sellele võimalikult pika kasutusaja.

* Dokumentide loetelu on soovitatav koostada ülesannete põhiselt, sest asutuse tegevusalad muutuvad tavaliselt harvemini kui struktuur.
* Liigituse põhimõtete koostamisel tuleb arvestada, et sarjade moodustamine oleks piisavalt üldistatud. Liigitusüksuste nimetused peavad kirjeldama sinna koondatud dokumentide sisu ja olema mõistetavad võimalikult pika aja vältel.
* Dokumentide loetelus on soovitatav paigutada tugifunktsioonid põhitegevuse kirjetest ettepoole, sest need muutuvad ettevõtte tegevuse käigus vähem.
* Dokumentide loetelu tuleb sõnastada nii, et selle sisu oleks üheselt mõistetav lisakoolituste ja -selgitusteta.

Dokumentide loetelus:
* kajastatakse kõik asutuse tegevuse käigus tekkinud dokumendid, olenemata teabekandjast või vormingust
* ei kajastata isiklikuks kasutamiseks tehtud koopiaid.

Dokumendid rühmitatakse dokumentide loetelus sarjadesse.

Loe teemast lähemalt Äripäeva “Juhiabi käsiraamatust”.

Osale arutelus

  • Tiive Murdoja, Janne Kerdo

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Seotud lood

Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

RSS

Peopaik

Energia avastuskeskus – pinget pakkuv ja ootamatult šikk peopaik

Tallinna vanalinna ja Kalamaja piiril asuv Energia avastuskeskuse hoone on sadade üritusekorraldajate jaoks vastanud kolmele üliolulisele kriteeriumile: a) vana elektrijaama masinamaja peasaal on ootamatu, ent šikk peopaik, b) suurel ekspositsioonialal on külalistele garanteeritult avastamisrõõmu, ja c) keskuse asukoht on lihtsalt väga hea.

Strand SPA & konverentsihotell trumpab konkurendid üle rikkaliku kogemustepagasiga

Lääne-Eesti suurimal konverentsikeskusel on 25 aastat kogemusi ürituste korraldamises. See fakt saadab kindla sõnumi klientidele – võimekas ja usaldusväärne, professionaalne ja kvaliteetne. Just selline koostööpartner on Strand.

Küsitlus

Kas osaled võistlusel PARIM SEKRETÄR 2018?

  • Osalen ise
    0%
    0%
  • Soovitan kolleegi
    0%
    0%
  • Soovitan tuttavat sekretäri
    0%
    0%
  • Ei osale ega soovita, kuid jälgin võistlust veebis
    40%
    40%
  • Ei osale ega soovita
    50%
    50%
  • Muu
    10%
    10%

Valdkonna tööpakkumised

Teabevara