Külalise jaoks algab üritus kutsest

Kutsest saab alguse ürituse õnnestumine. Kutsest sõltub, kas külalised saabuvad õigesse kohta ja õigel ajal ning kas nad on sobiliku välimusega ja avatud vastu võtma pakutavaid emotsioone ja tegevusi.

Sestap peab kutse olema selge, informatiivne ja sobima üritusega. Kui korraldaja jaoks käivitub üritus läbikaalutud vastusega küsimusele “miks?”, siis külalisele algab pidu kutsest.

Lauluväljaku blogis on välja toodud rusikareeglid, mida jälgida kutset saates.

Kutse koostamise kunst

Kutse koostamisel tekib mitu küsimust, alates sellest, keda kutsuda ja lõpetades sellega, kuidas kutse vormistada. Korralikult vormistatud kutse annab teada, kes on kutsuja, keda kutsutakse, mis puhul kutsutakse, mis ajaks ja kuhu millises riietuses minna ning kuidas teatada osavõtust. Kui ürituse algusesse on kavandatud kõned või kontsert või muu oluline ajakava punkt, mis nõuab täpset saabumist, tuleks ka see kutsele märkida.

Lihtne viis kutsete korraldamist selgitada on jagada üritused kaheks: väikesed ja suuremad üritused. Üks moodus kutseid liigitada on ka ametlik või mitteametlik.

Suurte ürituste puhul määra külaliste eest vastutaja

Suurema ürituse puhul, kus viibib palju külalisi, on mõistlik määrata üks inimene vastutavaks isikuks, kes tegeleb kõikide külaliste ja nendega seonduvate probleemidega. Olulised tegevused selle inimese jaoks oleksid näiteks listi koostamine, kutsete kättetoimetamine, majutuse korraldamine, transpordi organiseerimine, vastuvõtt jne. Külalised peaksid olema informeeritud kõikidest nende jaoks relevantsetest detailidest. Kindlasti varuda aega külaliste kutsumise protsessi jaoks, kui külalisi on palju. Oskuslik külaliste vastuvõtt kujundab hea maine kogu üritusest.  

Suurematel üritustel võiks kutsete kaasavõtmisel olla ka mingi täiendav väärtus, näiteks kasutada seda allahindlusvoucherina majutuse leidmisel või kupongina transpordi jaoks. Lisaks tuleb mõelda kutsete kujundamise ja tellimise peale – näiteks suure konverentsi puhul tellitakse trükikojast enamasti lakooniline ja lihtsasti teostatav kujundus. Ühe vastutava isiku olemasolu, kes kõikide nende küsimustega tegeleks, lihtsustab protsesse ning aitab vältida kommunikatsiooniprobleeme. Suurte ürituste puhul on soovituslik kasutada külaliste haldamiseks ka erinevaid infosüsteeme ja andmebaase.

Väikeste ürituste puhul ole kutsetega personaalne

Lisaks tavapärasele asjakohasele infole kutsel, näiteks millal tuleb oma tulekust teatada ehk RSVP periood, asukoht, dresscode, aeg, kontaktinfo jms hea tava, võiks väiksema ürituse korral kirja panna ka transpordi ja majutuse informatsioon. Sünnipäevade ja pulmade puhul võib kutsele märkida, mida kingituseks soovitakse, et lihtsustada külaliste elu.

Kutsete osas tuleb välja mõelda, kas kutse kehtib ühele või on lubatud kaasa võtta ka kaaslane, seda nii suurte, aga eriti väikeste ürituste puhul. Kutse väiksemale üritusele võib olla nii elektrooniline kui ka paberkujul – elektroonilise kutse puhul on rohkem erinevaid kujundusvõimalusi ning saab lisada veebilehe linke ning muud infot. Väiksemate ürituste kutsed võivad olla ka ise tehtud, mis lisaks personaalsust ja emotsiooni.

Kutsete liigitamine ametlikeks ja mitteametlikeks

Kutseid saab liigitada ka ametlikeks ja mitteametlikeks sõltuvalt ürituse iseloomust. Eristamaks ametlikku vastuvõttu mitteametlikust üritusest, märgitakse kutsele kutsutava tiitel ja ametikoht. Vahel jäetakse kutsutava nimi kirjutamata, kui kutsutav on selgesti määratletud. Ametlikud kutsed kirjutatakse alati kolmandas isikus – näiteks “on au kutsuda teid”.  

Millised peavad olema ametlike ürituste kutsed?

  • Sisult ja vormilt lakoonilised ning konservatiivsed
  • Saadetakse rahvusvaheliste tavade kohaselt välja 4-6 nädalat varem (auväärt külalised)
  • Eestis saadetakse kutsed välja 2 nädalat varem
  • Kutse adresseeritakse kindlale isikule
  • Kutset pole lubatud edasi anda (kutse on isiklik)
  • Erand juhul võib ka kutset edasi anda, kui tegemist on avaliku üritusega või kui kutse saatja seda lubab
  • Ametlikud kutsed kirjutatakse kolmandas isikus

Ametlike ürituste puhul on igati arukas kirjutada kutsele, millises rõivastuses külalisi oodatakse, siis jäävad ära kõhklused teemal, mis sobib, mis mitte. Mitteametlike kutsete puhul on vorm pigem vaba ning stiililiselt pole kindlaid ettekirjutusi – võib kasutada loovust ning läheneda personaalselt. Oluline on, et kutse oleks viisakas ning korrektne.

Mida peab iga kutse kindlasti sisaldama?

Olgu tegu millise üritusega tahes, kohustuslikust osast kutsel ei pääse keegi:

  • kutsutava nimi
  • ürituse nimi ja tüüp
  • toimumiskoht
  • toimumisaeg (algus ja orienteeruv lõpp)
  • kutsuja nimi ja kontaktinfo
  • tulekust teatamise aeg ja viis

Lisaks vajadusel:

  • transport
  • parkimisinfo
  • riietusnõuded ehk dresscode

Kui kohustuslikud detailid on kirjas, tuleb nö skeletile liha peale kasvatada ehk sõnastada üksikud faktid nõnda, et kutsutav tunneks end tõesti oodatud olevat. Samas soovitatakse kutsele lisada vaid oluline info, et oleks lihtsam sisu hoomata ega oleks liigset müra.

Kui võimalik, tuleb kutse saata personaalselt. Tihti otsustab inimene juba kutset saades, kas jah või ei. Seega tasub kutsetega loov olla – ei pea olema paberist ega ümbriku sees, vaid variante on väga palju erinevaid. Vabama stiiliga ettevõtmistel tasub mõnuga fantaseerida.

Mis on R.S.V.P?

Enamasti soovivad ürituse korraldajad teada, kas kutsutul on võimalik kutse vastu võtta: selleks märgitakse kutsele emakeelne väljend “palun teatada” või rahvusvaheliselt teatud-tuntud R.S.V.P. (lühend prantsuskeelsest repondez s’il vous plait’st – vastake palun).

  • Korraldajal on oluline teada osalejate arvu ja koossseisu.
  • Lühendile R.S.V.P. on lisatud telefoninumber või e-posti aadress, mida kasutada.
  • Vahel võib teatamist paluda vaid äraütleva ehk eitava vastuse korral.

Millal kutse saata?

Kutsed peaksid külalistel käes olema vähemalt nädal varem, keerukat ettevalmistust (kingitus, rõivastus) vajava ürituse puhul kaks-kolm nädalat varem. Mida ametlikum või pidulikum sündmus, seda varem peaks kutsed teele saatma. Vastuvõtu korral saadetakse kutsed kuu aega enne üritust või hiljemalt nädal enne vastuvõtu toimumist.

Levinuimad probleemid kutsetega

Peamine mure korraldajate jaoks kutsetega seoses on see, kui külalised ei anna teada, kas nad tulevad või mitte. Vahel võib juhtuda, et kutset pole kätte saadud või see jõuab kohale viimasel hetkel. Samuti tuleb ette ka seda, et unustatakse kutsele vastata. Soovituslik on enda jaoks paika panna tähtaeg, mis ajaks on vajalik võimalikult täpne osalejate arv. Kui mõnelt kutsutavalt pole selleks ajaks tagasiside saabunud, võiks võtta personaalselt ühendust.

Kutsete koostamise osas on vajalik tähelepanelikkus. Vigade tegemine kutsutava nime, tiitli või muu info osas on halb toon, olgu siis teadmatusest või hoolimatusest. Sellised eksimused viitavad lohakusele ning ei motiveeri kutsutavat osalema.

Kaaslasega või ilma?

Teiseks levinud probleemiks on oma kaaslasest mitteteatamine või valearusaam seoses kaaslase kutsumisega. Selle ennetamiseks võiks taoline info kutsel selgesti välja toodud olla. Hea tava on see, et ametlikele vastuvõttudele kutsutakse üldjuhul ilma abikaasadeta ning mitteametlikele enamasti koos kaaslasega.

Samuti tuleb ette kommunikatsiooniprobleeme korraldusmeeskonna siseselt lõpliku külaliste nimekirja osas – nimekiri võiks olla pidevalt uuendatud ning kõigile igakülgselt kättesaadav.

Jäta meelde need rusikareeglid:

  • Alati tuleb kutsel olla lugupidav, ka lõbusamates lahendustes.
  • Enamasti on juba kutsest näha, mil määral on pingutatud ja panustatud külaliste kutsumise ja vastuvõtu nimel, kuna see väljendub selgesti ürituse kutsetes.
  • Kutses peaksid peituma vihjed, mis aitaksid teha kutsutaval otsust, kas üritus on talle sobilik ja millised on vajalikud ettevalmistused.

Artikli allikas: lauluvaljak.ee

Osale arutelus

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Seotud lood

Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

RSS

Peopaik

Järveveere puhkekeskus ootab külastajaid nii suvel kui talvel

Maalilisel Võrtsjärve kaldal Valma külas asuv Järveveere puhkekeskus on suurepärane paik suveürituste, seminaride, pulmade ja talvepäevade korraldamiseks.

Energia avastuskeskus – pinget pakkuv ja ootamatult šikk peopaik

Tallinna vanalinna ja Kalamaja piiril asuv Energia avastuskeskuse hoone on sadade üritusekorraldajate jaoks vastanud kolmele üliolulisele kriteeriumile: a) vana elektrijaama masinamaja peasaal on ootamatu, ent šikk peopaik, b) suurel ekspositsioonialal on külalistele garanteeritult avastamisrõõmu, ja c) keskuse asukoht on lihtsalt väga hea.

Küsitlus

Millal plaanid suvel puhata?

  • Juunis
    17%
    17%
  • Juulis
    83%
    83%
  • Augustis
    0%
    0%
  • Ei puhkagi suvel
    0%
    0%
  • Muu
    0%
    0%

Valdkonna tööpakkumised

Uudised

Teabevara

Sekretär.ee uudiskirjaga liitumine