Suvepäevade korraldamisel murra rutiini

Kevad on käes ja seega on viimane aeg hakata mõtlema ettevõtte suvistele ühisüritustele. Suvepäevad on kodumaiste ettevõtete seas endiselt populaarne ning oodatud sündmus, mille korraldamisele pannakse ühe enam rõhku.

Viimastel aastatel on palju räägitud sellest, mis motiveerib ühe või teise ettevõtte heaks töötama. Nii selgitatakse näiteks korraliselt välja ka ihaldusväärsemaid tööandjaid. Firmadele on selgeks saanud, et kõige motiveeritum on inimene sõbralikus ja kokkuhoidvas töökeskkonnas, kus leidub ühiseid huvisid. Et see ühisosa aga leida, tuleks kollektiiv rutiinsest kontorist aeg-ajalt koos välja viia ning keskenduda vahelduseks muule kui töö.

Eesti viimaste aastate tuntuim idufirma Transferwise korraldab juba mitmendat aastat nii suve- kui talvepäevi. Ettevõttes globaalsete ürituste korraldamisega tegeleva Maiken Hiire sõnul on vajadus tingitud eelkõige firma rahvusvahelisusest – neil on viis kontoris neljas riigis, mistõttu ei puutu paljud töötajad kokku muul viisil, kui tööalane suhtlus. „Meie jaoks on väga oluline vähemalt korra aastas näha oma meeskonnaliikmeid teistest kontoritest. Näost näkku suhtlus muudab mugavamaks edasise suhtluse ja aitab kasvatada ühisosa, millele tuginevad ettevõtte väärtused ja missioon,“ sõnas ta. Muide kasutavad nad videot oma suvepäevadest ka uute töötajate meelitamiseks – nimelt on meeleolukas salvestis alati nende töökuulutuste juures olemas.

Guinnessi rekordist ühise joogatunnini

Arvestades, et töötajaid on riikide peale sadu, korraldab Transferwise üritusi koostöös üritusturundusagentuuriga. Hiire sõnul annavad nad enda poolt teema ja sisendi selle ettevõtte väärtustega sidumise osas ning lasevad üritusturundajal loovlahenduse pakkuda. Siiski jääb endal teha küllaldaselt administratiivtööd ning tiimisisest kommunikatsiooni. Eelmisel aastal püstitas kollektiiv suvepäevadel Guinnessi rekordi, moodustades ettevõtte töötajatega maailma suurima inimestest koosneva valuutamärgi.

Eelmisel aastal püstitas TransferWise´i kollektiiv suvepäevadel Guinnessi rekordi, moodustades ettevõtte töötajatega maailma suurima inimestest koosneva valuutamärgi.
Eelmisel aastal püstitas TransferWise´i kollektiiv suvepäevadel Guinnessi...

Samuti viisid nad läbi Challenger nime kandnud mängu, kus 10-liikmelised meeskonnad läbisid looduses erinevate ülesannetega takistusraja. Nii pidid nad näiteks 10 meetri kõrguselt tornist alla hüppama, mudas roomama, aerudeta kanuuga sõitma ja kinnisilmi toimetama kanderaamil lebava inimese tema enda juhendamisel läbi kraavide ja heinamaa.
Sellistes ekstreemsetes oludes pannakse proovile meeskonnatöö ning suhtlus. Siiski on võimalik sama saavutada ka pisut rahulikumas formaadis.

Reklaamiagentuuri Taevas Ogilvy tegi eelmisel suvel kollektiivse väljasõidu Muhu saarele. Ettevõtte sekretäri Inna Shmidti sõnul ühendasid nad möödunud korral suve- ja spordipäevad: „Kohapeal sõitsime jalgratastega ning külastasime muuhulgas Matieseni Veinitalu, tegelesime ühiskokkamise ja joogaga Nautse Mihkli talus.“ Tema sõnul puudub agentuuril kindel traditsioon ning tavaliselt osaleb suvepäevade asukoha ja tegevuste valimisel terve kollektiiv. „Püüame leida lahenduse, mis oleks kõigile sobilik ja meeldiv, oluline, et oleks lihtsalt huvitav ja meelelahutuslik,“ täpsustas Shmidt.

Kui mõnedel juhtudel kutsutakse suvepäevadest osa saama ka ametiskäijate perekonnad, siis eelkõnelenute suvepäevad on nende endi sõnul suunatud ainult oma töötajatele. „Kuna üks ürituse eesmärk on, et kõik saaksid oma kolleege paremini tundma õppida, on üritused mõeldud ainult töötajatele,“ täpsustas Hiire. Samuti katab tema sõnul kõik kulud alati ettevõte ning osalejatelt eraldi tasu ei küsita, pigem on see nö firmapoolne preemia oma kollektiivile.

Suvepäevadest võiksid osa saada kõik

Kuigi suvepäevadest võiksid osa saada kõik organisatsiooni töölised, peab keegi paraku ka tööd tegema. „Peaaegu kogu ettevõte on alati kohal, kuid päris kollektiivselt töövabad need päevad ei ole, kuna peame mõtlema ka klientide peale, kes on kõige tähtsamad ja keda ei saa teenindamata jätta. Püüame siiski asju korraldada nii, et kahepäevase ürituse puhul kõik inimesed vähemalt ühest päevast osa saaksid,“ arutles Hiire.

Iga ürituse planeerimist alustab ta asukoha valikust ning selleks on neil alati kaks kriteeriumit – voodikohad kõigile osalejatele ning suurtest keskustest eraldatus, et seltskonda koos hoida. Tema sõnul teeb otsuse korraldustiim.

Väiksem kollektiiv loob aga võimaluse sõna sekka öelda kõigil asjaosaliselt. Nii valitakse Taevas Ogilvy’s suvepäevade asukoht kollektiivselt. „Kõik teevad ettepanekuid ja koos otsustame, vastavalt piirkonna/koha tegevusvõimalustele,“ sõnas Shmidt.

Vaheldust tasub otsida ka tavapärasele cateringile

Kui eestlaste suvemenüü sisaldab tavapäraselt ikka grill-liha, kartulit ja salatit, siis tasuks rutiini murdmiseks julgemalt katsetada ka ühisürituste menüüga. Alternatiive on mitmeid ning üheks on kahtlemata ka iseseisvaid kodukokkasid ühendava teenuse - Toitla - lähenemine. Nendelt tellitud toidud valmivad kodugastronoomide poolt.

Hetkel on Toitlal püsiv koostöö 13 kodukokaga, kelle kaasabil suudavad vabalt ära toitlustada paarisaja inimesega päevase ürituse. Ettevõtmise ühe kaasasutaja Hannes Lentsi arvates võiks alternatiivina suvepäevade toidulauast mõelda kui tervislikust ja kergest piknikulauast, vastukaaluks õllesummmerilikule grillvorstile ja kartulile. „Sellisesse piknikumenüüsse võiks planeerida näiteks erinevate täidistega quiche ja plaadipirukaid, kerged tomati-mozzarella-basiiliku tikusuupisted, erinevaid salatikorvikesi, aga ka kalasuupisteid ja erinevate marinaadidega lihavardaid. Magusaks erinevad puuviljad, kodused koogid, pirukad ning näiteks klassikaline kirju koer või hoopis patuvabad rummipallid,“ lisas ta. Mehe sõnul võiks õlle asemel joogiks haarata hoopis kodumaist naturaalset õuna-jõhvika limpsi ja turgutada end värskete smuutidega. „Paljud pelgavad sellist suupistetega lauda traditsioonilisele, ent kõik kes lõpuks proovivad on väga rahule jäänud,“ täheldas Lents. Suuremate ürituste puhul tasuks tema hinnangul paar päeva kuni nädal ette planeerida, väiksemaid kohvipause võib tellida aga ka järgnevaks päevaks.

Tänapäeval on lisaks allergiatele ja toiduainete talumatusele tekkinud mitmeid erinevaid toitumisharjumusi. Nii Shmidti kui Hiire sõnul tuleb arvestada toitumist puudutavate eripäradega, küsida aegsasti sellekohast infot ning tellida vastavalt ka erinevaid roogasid. Lentsi sõnul on nad Toitlaga võtnud endale selge põhimõtte, et kui klient on näiteks vegantoiduline ja soovib vastavat suupistet, peab selle valmistama kodukokk, kes on ka ise vegan. „Ainult nii on võimalik garanteerida, et toidu koostisosad on eripärale vastavad ning maitses pole tehtud kompromisse. Näiteks ei piisa laktoositalumatuse puhul lihtsalt laktoosivaba sildiga toote valimisest,“ sõnas ta.

Soovitusi suvepäevade korraldamiseks

Maiken Hiire hinnangul peaks alustuseks olema väga hea arusaam, mis eesmärki suvepäevad ettevõtte jaoks kannavad. Sellest lähtuvalt peaks üles ehitama ka programmi ja selle juurde käiva logistika. „Keskenduma peaks suurele pildile ning läbi mõtlema, et üritus oleks terviklik. Lisaks ka kõik potentsiaalsed versioonid: mis saab siis kui sajab vihma, kui buss läheb katki, kui 30 inimesel ei ole voodikohta, kui söök ei jõua õigeks ajaks, kui tegevuse käigus saab keegi vigastada jne.“ Tema sõnul tuleb loomulikult ette asju, mida ei oskaks ette näha ja seetõttu tasuks valmis olla pigem rohkemaks kui vähemaks.

Ka Shmidti arvates on oluline kindel plaan: „Suvepäevade planeerimisel on tähtis kindla kava olemasolu – kui seda pole, siis ei pruugi õnnestuda. Kuna meil on loovagentuur, siis meie loovinimesed on alati selle kava planeerimise enda peale võtnud ning mina vastutan transpordi, söögi, majutamise ja muude organisatoorsete küsimuste eest.“

Hiire lisab, et väga oluline on ka kommunikatsioon ja info liikumine – kui on planeeritud tegevus ja konkreetne ajakava, siis on vaja ka, et inimesed teaksid, kellega koos tiimis ollakse ning kus nad olema peavad, mida tegema ja mida saavutama.

Sisekommunikatsiooni kuldreegel näeb ette, et iga sõnum peab esmalt jõudma sisekanalite kaudu kõigi organisatsiooni liikmeteni. Ka suvepäevade korraldust alustab Hiire esmalt n-ö save the date e-kirjaga, et kõik saaksid kuupäevad varakult kalendris kinni panna. Sealt edasi jagavad nad infot meilitsi, tervet ettevõtet hõlmavate videokonverentside ajal ning ürituse jaoks loodud eraldi veebilehel.

Shmidti sõnul on neil suvepäevi väga kiire töötempo tõttu küll edasi lükatud, aga ära pole jäetud. Igaljuhul tasub ka sellisel puhul rakendada kuldreeglit ning suhelda kõigi asjaosalistega aegsasti.

Autor: Joonas Kerge

Osale arutelus

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Seotud lood

Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

RSS

Peopaik

Peppersack – tee ajalooliste maitsenaudinguteni

Tallinna vanalinna südames, ajaloolise Raekoja ligidal asuv restoran Peppersack pakub meeldejäävaid maitseelamusi. Lisaks saab nautida mõõgavõitlejate igaõhtust efektset etendust.

Pidupäev Hestia Hotel Laulasmaa Spa's

Laulasmaa loodus on maagiline. Just siit on ammutanud inspiratsiooni maailma enim mängitud kaasaegne helilooja Arvo Pärt ja just siin on seetõttu 2018. aasta sügisel avanemas muusikasõprade meka – Arvo Pärdi Keskus. Kust siis veel ammutada häid mõtteid, kui mitte Laulasmaalt?

Küsitlus

Kuidas Sinu firmas suvepäevi peetakse?

  • Kahepäevased suvepäevad linnast eemal
    28%
    28%
  • Ühepäevased suvepäevad linnast eemal
    17%
    17%
  • Meeskonnaüritus töökoha lähedal
    10%
    10%
  • Suvepäevi ei peeta
    45%
    45%

Valdkonna tööpakkumised

Teabevara