9 november 2016

Nipp: kuidas vähem aega e-mailidele kulutada

Foto: Pixabay

Oma postkasti käest laskmine on lihtne. Me kõik oleme olnud olukorras, kus kõik e-mailid vajavad vastust ning peale ühele kirjale vastamist saame vastu veel kolm kirja, kirjutab Business Insider.

Meeste alussärkide ettevõtte Tommy John juht Tom Patterson kirjutab, et ta teab eelpool kirjeldatud tunnet. Juht peaks tegelema asjadega, mis tagavad ettevõtte jätkuva edu, mitte takerduma pisiasjadesse. Tom mõtles selleks välja omapärase lahenduse.

Nimelt pani ta oma postkastile peale automaatvastuse, kus oli öeldud, et ta ei vasta kirjadele üheksast viieni. Tema automaatvastus oli selline: „Hetkel loen kirju enne üheksat hommikul ja pärast viit õhtul. Kui on midagi kiiret, siis palun helista või saada sõnum. Kui ma ei ole kahe päeva jooksul vastanud, siis saada palun kiri uuesti.“

Patterson ütles, et kui tema töötajad teavad, et ta ei vasta koheselt, siis võtavad nad ise rohkem vastutust ja kontrolli probleemide lahendamisega seoses ega küsi tema käest asju üle. Lisaks on see töötajatele ka mugavam, sest nad ei mõtle enam – „Kas ta sai ikka kirja kätte?“ või „Äkki mu kiri läks rämpsposti alla?“.

See pole küll ideaalne lahendus neile, kes töötavad teenindusvaldkonnas või alal, kus nõutakse kohest vastust. Küll aga on see abiks siis, kui on vaja tegeleda oluliste asjadega ja mitte pidevalt e-mailidele mõelda. Kui plaanid seda meetodit katsetada, siis võib proovida ka lühemaid piiranguid – näiteks automaatvastus, mis  ütleb näiteks, et sa ei vasta ennelõunal.

Artikkel ilmus portaalis konverentsid.ee.

Jaga lugu:
Seotud lood
SEKRETÄRI UUDISKIRJAGA LIITUMINE

Telli olulisemad Sekretäriuudised igal nädalal enda postkasti.

Sekretär.ee toetajad:

Birgit Aljaste
Birgit AljasteSekretar.ee ärijuhtTel: 5373 8733
Cätlin Puhkan
Cätlin PuhkanSekretär.ee reklaami müügijuhtTel: 53 315 700