6. aprill 2010
Tähelepanu! Artikkel on enam kui 5 aastat vana ning kuulub väljaande digitaalsesse arhiivi. Väljaanne ei uuenda ega kaasajasta arhiveeritud sisu, mistõttu võib olla vajalik kaasaegsete allikatega tutvumine.

Arhivaalide korrastamine ja kirjeldamine

Loe, kuidas seada sisse ja korrastada arhiivi! Äripäeva "Juhiabi käsiraamatus" jagab selleks õpetussõnu Tiiu-Reet Kõrven.

Arhiivipidamisel on kaks peamist eesmärki:

* tagada dokumentide säilivus ettenähtud tähtaja jooksul

* võimaldada dokumentidele juurdepääs

Arhiivi korraldamise põhitegevused on:

 * arhivaalide korrastamine

 * arhivaalide kirjeldamine

Arhiivi sisseseadmisel ja korraldamisel lähtutakse kahest põhimõttest:

 * provenientsi- e päritolupõhimõte

 * registratuuripõhimõte

Mõlemad põhimõtted seovad asutuse arhiivitöö ja dokumendihalduse korralduse. Dokumendihalduse rakendamise ajal määratakse, mitu arhiivi või allarhiivi tekib. Arhiivi tekkimise alus on isiku füüsiline või juriidiline iseseisvus.

NB! Ühe isiku kohta saab olla vaid üks arhiiv

Allarhiivi võib luua, kui juriidilise isiku koosseisus on selgelt eristatavad ja eraldi määratud allasutused ja/või sarnaste ülesannetega regionaalsed allüksused. Dokumentide jaotamisel arhiivimoodustajate vahel dokumentide menetlemise käigus määratakse nende hilisem kuuluvus arhiivis ehk provenients.

Registratuuripõhimõtte järgimine tähendab, et dokumendid on registris samas järjekorras, milles nad arhiivi paigutati. Dokumentide ümberjärjestamine arhiivi korrastamise käigus ei ole tavaliselt lubatud.

Arhiivi korrastamisega tagatakse:

• arhivaalide nõuetekohane säilimine

• juurdepääs arhivaalidele

Asutuse arhiiv korrastatakse järgmisteks üksusteks:

    * arhiiv

    * sari

    * säilik.

Arhiivi korrastamiseks vaadatakse läbi kogu arhiiviaines, st kõik asjaajamise käigus loodud ja saadud dokumendid.

Läbivaatamise käigus:

• tutvutakse arhivaalide seisukorra ja sisuga

• tehakse kindlaks, kas arhiiv sisaldab ka teiste arhiivimoodustajate dokumente

• eraldatakse arhiivist sinna mittekuuluv aines (mitme¬sugused pisiesemed, üleliigsed koopiad, trükised, mida pole koostanud arhiivimoodustaja, kilekaaned, kleeplindid, kirjaklambrid, kummi¬paelad jne)

• arhivaalid puhastatakse tolmust ja mustusest, kasutades kuivi lappe, pehmeid pintsleid, kustutus¬kumme; puhastusaineid ja niisket lappi kasutada ei või

• väiksemaid rebendeid võib tekstivabadelt väljadelt parandada firma Tesa Dokument-Film’i parandusteibiga. Liimi ja teist tüüpi parandusteipide kasutamine ei ole lubatud

• kokkumurtud dokumendid volditakse lahti.

Arhiiviskeemi koostamine

Asutuse arhiivi korrastamisel lähtutakse asutuse dokumentide loetelust. Selle järgi koostatakse arhiivi¬skeem, mis määrab kindlaks arhivaalide

• liigitamise korrastusüksusteks (tavaliselt dokumentide loetelu sarjade liigituse kohaselt). Liigitus peab olema ammendav ja üksteist välistav.

• korrastusüksuste nimetused ja järjestuse. Järjestus peab olema loogiline.

• korrastusüksuste tähistamise. Tähistus peab olema järjekindel ja arusaadav (vastab dokumentide loet¬elus kasutatavale tähistussüsteemile).

Vajaduse korral lisatakse alltasandeid ja täpsustatakse pealkirju.

Arhivaalide korrastamisest ja kirjeldamisest pikemalt Äripäeva „Juhiabi käsiraamatus “.

Autor: Lemmi Kann, Tiiu-Reet Kõrven

Jaga lugu
Sekretar.ee toetajad:
Elis VaiksaarSekretar.ee ärijuhtTel: 5613 9851
Cätlin PuhkanSekretär.ee reklaami müügijuhtTel: 53 315 700