5. juuli 2010

Tähelepanu! Artikkel on enam kui 5 aastat vana ning kuulub väljaande digitaalsesse arhiivi. Väljaanne ei uuenda ega kaasajasta arhiveeritud sisu, mistõttu võib olla vajalik kaasaegsete allikatega tutvumine.

See on valdkond, mis on seotud töökeskkonna parendamise ja motiveerimispoliitikaga. Organisatsiooni liikmed on alati tõhusamad, kui neid kaasatakse ka otsuste tegemisse ja informeeritakse alati ning kõigest organisatsioonis toimuvast. Organisatsiooni või ettevõtte edukus omakorda aga on otseses seoses töötajate rahuloluga.

Tõhusaks ja täpseks organisatsioonisiseseks suhtlemiseks on mõistlik välja töötada sõnumistrateegia, mis moodustab terviku kogu organisatsiooni strateegiaga. Sõnumistrateegia võib jagada osadeks, kus kirjeldatakse sihtrühmad, kellele kindlal ajaperioodil organisatsiooni põhisõnumid suunatakse, samuti sisaldab see turundussõnumite taktikalist ajakava ja sõnumite edastamise reeglid.

Sõnumistrateegia hõlmab ka sisekommunikatsiooni valdkonda, andes organisatsiooni liikmetele infot töö tegemiseks. Sõnumite abil saab kujundada meeskonna, kellel on ühtsed väärtushinnangud ja kultuuritunnetus, ühesugune käitumismaneer ja stiil, mis kokku moodustabki organisatsioonikultuuri osa.

Sisekommunikatsiooni tulemuslikkus on otseselt seotud organisatsiooni eduka mainekujundusega, kuid sisemise kommunikatsiooni professionaalne ja läbimõeldud korraldamine on ka eduka välise kommunikatsiooni alus. Hästi informeeritud ja positiivse suhtumisega töötajad on tähtis kanal, mille kaudu info organisatsiooni kohta sellest välja liigub. Nii võib siis väita, et halb maine on väga sageli läbimõtlemata sisekommunikatsiooni tulemus, sest maine esmased kujundajad on organisatsiooni enda liikmed.

Hästi korraldatud sisekommunikatsioon motiveerib töötajaid ja tekitab rahulolutunde. Motiveeritud töötajad aga saavutavad rohkem! Kui sisekommunikatsioon ei toimi või on puudulik, tekivad kuulujutud, mis on üks halvemaid info levimise ja levitamise vorme.

Kellele on suunatud sisekommunikatsioon?

Sisekommunikatsiooni sihtrühmad on sisekliendid. struktuuriüksused ja kolleegid, kõik töötajad. Töötajate panus seatud eesmärkide saavutamiseks väheneb märgatavalt, kui nad ei tunneta oma rolli igapäevaprobleemide lahendamisel ega tea juhtkonna otsustest ning nende tagamaadest. Siit saab järeldada, et sisekommunikatsiooni edukuse võti on tippjuhtkonna taskus, sest just juhtkonna ülesanne on kujundada organisatsioonis info liikumise alused ja süsteemsus. Selleks aga tuleb määratleda sisekommunikatsiooni sihtrühmad.

Sihtrühmade määratlemise aluseks võib olla töötajate koolitustase, erialane ettevalmistus, ametialane tase, huvitatus või seisukohad ja arvamused. Sisekommunikatsiooni ja kõigi sihtrühmade koostöö edu võti on usaldus.

Sisekommunikatsiooni usaldusväärsuse tagamiseks organisatsioonis tuleb teavet vahetada sageli ja varakult, usaldust tõestada, jagades töötajatega ka negatiivset infot ning ebaõnnestumisi, pühendada töötajad organisatsiooni asjadesse ja tunda huvi nende ideede ning arvamuste vastu. Tuleb küsida töötajate arvamust, kuidas saaks suhtlemist tõhustada ning reageerida tulemustele tegudega.

Siseinfo väärtuse kolm kriteeriumi

Organisatsiooni tõhusaks toimimiseks ja arenguks on vaja silmas pidada kolme infoga seotud tegevust.

1. Õige info – teave, mida jagatakse ja mille põhjal otsuseid langetatakse, peab olema õige, see, mida just konkreetsel ajahetkel vajatakse, oluline tuleb välja tuua ja ebaoluline kõrvaldada.

2. Õiges kohas – iga töötajani peab jõudma just tema tööülesannete edukaks täitmiseks vajalik info, mitte tohutu infotulv, millesse võib uppuda: sellega väheneb oluliselt infomüra, paraneb otsuste tegemise kiirus ja adekvaatsus (deduktsiooni meetod).

3. Õigel ajal – olgu info kui täpne ja asjakohane tahes, kui see jääb hiljaks, siis muutub see kasutuks ja kaotab väärtuse. Kuid liiga vara kohale jõudnud info võib hakata tööd segama.

Sisekommunikatsioonist lähemalt Äripäeva „Juhiabi käsiraamatus“, mille saab tellida SIIN.

Autor: Anne Martin, Urve Vilk