Autorid: Urve Vilk, Urve Vilk, Ehitusuudiste kuukirja toimetaja • 8. juuli 2010

Tähelepanu! Artikkel on enam kui 5 aastat vana ning kuulub väljaande digitaalsesse arhiivi. Väljaanne ei uuenda ega kaasajasta arhiveeritud sisu, mistõttu võib olla vajalik kaasaegsete allikatega tutvumine.

Hede Kerstin Luik alustas sekretärina automüügifirmas. Kuna ettevõte oli väike ja tegu oli teise ajaga, ei saa tema sõnul selleaegset tööd võrrelda tänapäevase suure ettevõtte sekretäri tööga, mida ta näiteks Statoilis töötamise ajal nägi. Viimases oli ülesandeks telefonile vastamine, külaliste vastuvõtmine ning büroo haldamine.

"Minu kohustused olid tol ajal sekretärina väga mitmekülgsed: tegelesin rohkem hoopis tollipaberitega, reklaamiga, turundusplaaniga jms," meenutab Luik. "Aga üsna varsti läksin ma üle turundustööle, nii et töötasin sekretärina alla aasta," lisa s ta.

Küsimustele vastab Hede Kerstin Luik, Briti Nõukogu juht Eestis ja nõustamisfirma Smartmark OÜ omanik.

Milline on hea sekretär?

Mina pean sekretäri puhul kõige tähtsamaks initsiatiivikust ja pealehakkamist. Et ta näeks ise, mida on vaja teha. Oluline on, et sekretär julgeks ise vastutust võtta. Kuna minu töös on palju vastutusvaldkondi, siis vajan, et tagala oleks kindel. Vajan abilist, kes tagaks, et kontoris baasasjad toimiksid. Sekretär on paljus ka ettevõttesisese meeleolu looja ja temast sõltub palju selles, kui tulemuslikult teised tööd teha saavad.

Mul on pigem kogemusi assistentidega, kes aitavad mind osaliselt ka minu töös. Sel juhul valin enda abiliseks inimese, kes mingis vallas mind täiendab. Kuna ma ise olen pigem loominguline, suurt pilti nägev inimene ning kiire otsustaja-tegutseja, aga puudu võib jääda huvist detailide ja tegeliku teostuse vastu, siis täpsus ja perfektsionism on minu assistendi juures kindlasti teretulnud omadused. 

Väga oluline on sekretäri roll ettevõtte õhkkonna loojana. Sekretär on heas mõttes perenaine, kes ei hoolitse mitte ainult selles eest, kust saab kohvi, vaid peab olema teatud määral ka loomupoolest psühholoog. Et näha, keda on vaja näiteks konstruktiivse töö radadele tagasi juhtida. Nii et olulised on soojus ja loomupärane hoolivus. Mis ei tähenda, et sekretär peaks olema stjuardessitüüpi naine, olen töötanud ka ettevõttes, kus mees-sekretär on selliste ülesannetega väga hästi hakkama saanud.          

Mis on sekretäri töös raskeim?

Kõrvalt tundub raskeim see, kuidas mitmete tegevustega üheaegselt toime tulla. Seda õigesti prioriteete seades, nii et kõik oleksid rahul ja ka sekretäril naeratus näol. Väikeses ettevõttes on sekretäril üsna suur roll ja seetõttu ka ülesandeid palju.