9. august 2010
Tähelepanu! Artikkel on enam kui 5 aastat vana ning kuulub väljaande digitaalsesse arhiivi. Väljaanne ei uuenda ega kaasajasta arhiveeritud sisu, mistõttu võib olla vajalik kaasaegsete allikatega tutvumine.

KUIDAS digitaalselt arhiveerida?

Digiarhiveerimine pole veel kuigi laialt levinud, seetõttu peetakse vahel ka lihtsalt riiulisse pandud CD-kogu digiarhiiviks.

“Me kõik toodame, vahendame, töötleme ja haldame informatsiooni iga päev ja väga suurtes kogustes – alates vestlusest kolleegiga, telefonikõnest, aparaadi näidiku lugemisest kuni seaduste tegemiseni välja. Suur osa sellest informatsioonist on meie ettevõtte silmis vähetähtis ja selle säilitamise kestvus ei ole pikk, kuid teatavale osale infost omistatakse väärtus ja vormistatakse see dokumendina,” kirjeldas Eesti Äriarhiivi OÜ konsultant Raivo Ruusalepp. Kui esmane vajadus dokumentide kasutamise järele on kadunud, kuid neid ei tohi veel hävitada, st nende säilitustähtaeg ei ole möödunud, on otstarbekas dokumendid arhiveerida.

Ruusalepa sõnul pole digitaalne arhiveerimine veel väga laialt kasutusel, seetõttu on otstarbekas üle korrata, mis sinna alla ei kuulu. “Digitaalne arhiveerimine ei ole failidest varukoopiate tegemine, eriti kui sellised varukoopiad kirjutatakse perioodiliselt üle. See ei ole dokumentide publitseerimine internetis, mis iseenesest ei garanteeri dokumentide säilivust, ega ka lihtne dokumendifailide salvestamine näiteks CD-le ilma neid kirjeldamata,” loetles ta. “Digiarhiveerimine pole lihtne CDde või muude salvestuskandjate riiulile ladustamine ega arhivaalide rahvusarhiivi üleandmine – digitaaldokumendid tuleb arhiveerida juba enne nende Rahvusarhiivi üleandmise tähtaja kättejõudmist (praegu 20 aastat pärast arhivaali loomist),” selgitas Ruusalepp.

Mõnel juhul ei saa tema sõnul korrektseks arhiveerimiseks pidada ka dokumendi salvestamist mõnda standardsesse või avatud vormingusse (nt ASCII, komaeraldus, TIFF või isegi PDF), sest dokumendile esitatavad autentsusnõuded vääravad sellise säilitamise strateegia.

Mis on dokument?

Dokument on mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks.

Miks tasub dokumente digiarhiveerida? 

vabastab kontoripinda

kaob vajadus eraldi arhiiviruumide loomiseks

vajalik info on kiiremini kättesaadav

paberi ehk raha kokku-hoid

kaob vajadus dokumente füüsiliselt hävitada

info kättesaamine ei

olene füüsilisest asukohast

Millest alustada?

Kõigepealt tuleb tuvastada vajadus, miks on vaja dokumente digiarhiveerida. Samuti peab välja selgitama, millised dokumendid vajavad arhiveerimist ning millised kuuluvad hävitamisele. Asjaajamise korrastamiseks on enamasti vaja uuesti üle vaadata või kehtestada asjaajamiskord ja dokumentide loetelu. Väiksemad ettevõtted on võimelised ise digitaalarhiveerimisega toime tulema, kuid suuremad firmad võiksid juba tõsiselt kaaluda kas arhivaari, dokumendihalduri või arhiveerimisteenust pakkuva ettevõtte palkamist.

Kes vastutab?

Ettevõttes peaks dokumentide haldamise eest vastutama selleks volitatud isik. Ettevõte peab ise hindama vastavalt vastutuse suurusele, kas selleks isikuks sobib sekretär, mõni teadlikum töötaja, juhiabi või peab selleks palkama eraldi arhivaari või dokumendihalduri.

Pikemalt saad praktilist artiklit lugeda SIIT. Selleks vajaliku päevapileti saad soetada SIIT.

 

Autor: Urve Vilk, Fredy-Edwin Esse

Jaga lugu
Sekretar.ee toetajad:
Elis VaiksaarSekretar.ee ärijuhtTel: 5613 9851
Cätlin PuhkanSekretär.ee reklaami müügijuhtTel: 53 315 700