Urve Vilk • 21. jaanuar 2011
Jaga lugu:

Kuidas käituda sisult vananenud käskkirjadega?

Küsimus: Mida teha käskkirjadega, mille sisu on ammu vananenud? Kas need tuleks ikkagi arhiveerida või siis teha tühistamise käskkiri ja hävitada? Tegemist on põhitegevuskäskkirjadega ning uusi käskkirju, mis oleks teatud teemad tühistanud, pole välja antud.

Vastus: Kui tegemist on "tühiste" käskkirjadega, ehk siis oma sisult on need organisatsiooni jaoks kehtetud (vananenud) ja neid enam ei järgita võib nad arhiveerida. Soovitaksin nad alles hoida, kuid kindlasti tuleb arvestada ka seda, mis ajast need on tehtud. Üldjuhul on põhitegevuse käskirjad pikaajalise säilitustähtajaga (kui mitte alatised). Hävitamiseks antud käskirjade osas ei kiirustaks.

Üldjuhul on käskkirjade (organisatsioonisiseste õigusaktide) liigitamise aluseks sisu (funktsioon/ülesanne, mille kohta käskkiri on kehtestatud) ja säilitustähtajad. Näiteks töötajate mobillide kasutamist reguleeriv käskkiri on finantsvaldkonna käskkiri (mobiili kasutamine väikevahendina ja limiiidi kasutamine), siis tegemist pole pikaajalise säilitustähtajaga käskkirjaga (üldjuhul on neil säilitustähtaeg 7 aastat, kui pole sätestatud teisiti ehk siis oleneb ka sisust (või kas näiteks säilitustähtaega hakatakse arvestama selle käskkirja loomisest või nt kui käskkiri puudutab mingeid tehinguid, siis nt tehingu, mingi asja lõppemisest)). Kui tänaseks on töötajal uus number ja limiidid ei kehti, siis võib antud käskkirja hävitada hävitamisakti alusel. Et vältida sarnaseid probleeme, on siiski soovitus, et organisatsioonis oleks kehtestatud dokumentide liigitusskeem (dokumentide loetelu).

Küsimusele vastas Äripäeva käsiraamatute foorumis Tallinna Majanduskooli sekretäri- ja ametnikutöö osakonna juhataja Janne Kerdo. 

Jaga lugu:
SEKRETÄRI UUDISKIRJAGA LIITUMINE

Telli olulisemad Sekretäriuudised igal nädalal enda postkasti.

Sekretär.ee toetajad:

Enimloetud
Laura Tahk
Laura TahkSekretar.ee toimetajaTel: 53 444 071laura@sekretar.ee
Cätlin Puhkan
Cätlin PuhkanSekretär.ee reklaami müügijuhtTel: 53 315 700catlin.puhkan@aripaev.ee