18. juuni 2012

Millised on nõuded arhiivi kirjeldamiseks?

Arhiivi kirjeldamine lihtsustab juurdepääsu dokumentidele nende säilitamise ajal ning aitab ka mõista dokumentide tekkimise asjaolusid ja konteksti.

Üldised nõuded arhiivi kirjeldusele

·     Optimaalne dokumentide leidmiseks.

·     Ühesugune kogu arhiivi ulatuses.

·     Mõistetav ja kasutatav pika aja vältel.

Arhiivi dokumentide nimekirjade koostamise eesmärgid

·     Pidada arvestust säilitatavate dokumentide üle.

·     Dokumentide olemi kindlakstegemine.

·     Dokumentidele igapäevase juurdepääsu tagamine.

Säilitatavate dokumentide nimekirjad tuleb koostada soovitatavalt kolme kuu jooksul pärast asjaajamisperioodi lõppu. Tavapäraselt on asjaajamisperiood kalendriaasta. Asjaajamisperioodi kestus määratakse asjaajamiskorras. Arhiivis võetakse arvele kõik (ka lühiajalise säilitustähtajaga) tekkinud toimikud organisatsiooni dokumentide loetelu kohaselt. Arhiivi dokumentide arvetust on otstarbekas pidada elektrooniliselt.

Loe lähemalt Äripäeva Juhiabi käsiraamatust.

Autor: Hille Oidema, Urve Vilk

Jaga lugu
Sekretar.ee toetajad:
Elis VaiksaarSekretar.ee ärijuhtTel: 5613 9851
Cätlin PuhkanSekretär.ee reklaami müügijuhtTel: 53 315 700