17. oktoober 2012

Tähelepanu! Artikkel on enam kui 5 aastat vana ning kuulub väljaande digitaalsesse arhiivi. Väljaanne ei uuenda ega kaasajasta arhiveeritud sisu, mistõttu võib olla vajalik kaasaegsete allikatega tutvumine.

Arhiivi korrastamisel kasutatakse hierarhilist struktuuri, mille peamised korrastustasandid on:

* arhiiv

* sari

* säilik.

Arhiivi ja sarja tasandil võib moodustada alltasandeid.

Korrastustasandite ja nende alltasandite kasutamine arhiivi korrastamisel peab olema optimaalne. Erisuguste korrastustasandite kasutamine aitab säilitada dokumentide seoseid, võimaldab jälgida nende loomise konteksti ning lihtsustab nende kasutamist.

Ainese rühmitamispõhimõtted, arhiiviskeemi koostamine

Asutuse arhiivi korrastamisel lähtutakse asutuse dokumentide liigitusskeemist, mille järgi koostatakse arhiiviskeem, mis määrab kindlaks dokumentide:

* liigitamise korrastusüksusteks

Enamasti liigitatakse dokumendid liigitusskeemi alusel; liigitus peab olema ammendav ja üksteist välistav.

* korrastusüksuste nimetused ja järjestuse

Järjestus peab olema loogiline.

* korrastusüksuste tähistamise

Tähistus peab olema järjekindel ja arusaadav, soovitatavalt kooskõlas dokumentide liigitusskeemis kasutatava tähistussüsteemiga.

Vajaduse korral lisatakse alltasandeid ja täpsustatakse pealkirju.

Arhiiviskeem võib ette näha arhiivi esialgsest korrast erineva korrastuse, kui:

* esialgset korda ei saa kindlaks teha

* esialgne kord ei võimalda dokumentide järjekindlat liigitamist ellu viia.

Loe arhiivi korrastamisest lähemalt Äripäeva “Juhiabi käsiraamatust”.

Autor: Hille Oidema, Tiive Murdoja