17. oktoober 2012
Jaga lugu:

Arhiivi korrastamisel kasutatakse hierarhilist struktuuri

Arhiivi korrastamisega tagatakse dokumentide säilitamine ettenähtud säilitustähtaja jooksul ja intellektuaalne ning füüsiline juurdepääs dokumentidele.

Arhiivi korrastamisel kasutatakse hierarhilist struktuuri, mille peamised korrastustasandid on:

* arhiiv

* sari

* säilik.

Arhiivi ja sarja tasandil võib moodustada alltasandeid.

Korrastustasandite ja nende alltasandite kasutamine arhiivi korrastamisel peab olema optimaalne. Erisuguste korrastustasandite kasutamine aitab säilitada dokumentide seoseid, võimaldab jälgida nende loomise konteksti ning lihtsustab nende kasutamist.

Ainese rühmitamispõhimõtted, arhiiviskeemi koostamine

Asutuse arhiivi korrastamisel lähtutakse asutuse dokumentide liigitusskeemist, mille järgi koostatakse arhiiviskeem, mis määrab kindlaks dokumentide:

* liigitamise korrastusüksusteks

Enamasti liigitatakse dokumendid liigitusskeemi alusel; liigitus peab olema ammendav ja üksteist välistav.

* korrastusüksuste nimetused ja järjestuse

Järjestus peab olema loogiline.

* korrastusüksuste tähistamise

Tähistus peab olema järjekindel ja arusaadav, soovitatavalt kooskõlas dokumentide liigitusskeemis kasutatava tähistussüsteemiga.

Vajaduse korral lisatakse alltasandeid ja täpsustatakse pealkirju.

Arhiiviskeem võib ette näha arhiivi esialgsest korrast erineva korrastuse, kui:

* esialgset korda ei saa kindlaks teha

* esialgne kord ei võimalda dokumentide järjekindlat liigitamist ellu viia.

Loe arhiivi korrastamisest lähemalt Äripäeva “Juhiabi käsiraamatust”.

Autor: Hille Oidema, Tiive Murdoja

Jaga lugu:
Seotud lood
SEKRETÄRI UUDISKIRJAGA LIITUMINE

Telli olulisemad Sekretäriuudised igal nädalal enda postkasti.

Sekretär.ee toetajad:

Enimloetud
Laura Tahk
Laura TahkSekretar.ee toimetajaTel: 53 444 071laura@sekretar.ee
Cätlin Puhkan
Cätlin PuhkanSekretär.ee reklaami müügijuhtTel: 53 315 700catlin.puhkan@aripaev.ee