25. juuni 2012
Tähelepanu! Artikkel on enam kui 5 aastat vana ning kuulub väljaande digitaalsesse arhiivi. Väljaanne ei uuenda ega kaasajasta arhiveeritud sisu, mistõttu võib olla vajalik kaasaegsete allikatega tutvumine.

Kuidas korrastada arhiivi? 

Arhiivi korrastamisega tagatakse:

·     dokumentide säilitamine ettenähtud säilitustähtaja jooksul

·     dokumentidele intellektuaalse ja füüsilise juurdepääsu tagamine kogu nende säilitamise ajal.

Arhiivi korrastamisel kasutatakse hierarhilist struktuuri, mille peamised korrastustasandid on:

·     arhiiv

·     sari

·     säilik.

Korrastustasandite ja nende alltasandite kasutamine arhiivi korrastamisel peab olema optimaalne. Erinevate korrastustasandite kasutamine aitab säilitada arhivaalide seoseid, võimaldab jälgida nende loomise konteksti ning lihtsustab nende kasutamist.

Asutuse arhiivi korrastamisel lähtutakse asutuse dokumentide loetelust. Selle järgi koostatakse arhiiviskeem, mis määrab kindlaks arhivaalide:

·     liigitamise korrastusüksusteks

Enamasti dokumentide loetelu sarjade liigituse kohaselt;

·     liigitus peab olema ammendav ja üksteist välistav.

·     korrastusüksuste nimetused ja järjestuse

Järjestus peab olema loogiline.

·     korrastusüksuste tähistamise

Tähistus peab olema järjekindel ja arusaadav, kooskõlas dokumentide loetelus kasutatava tähistussüsteemiga. Vajaduse korral lisatakse alltasandeid ja täpsustatakse pealkirju. Arhiiviskeem võib ette näha arhiivi esialgsest korrast erineva korrastuse, kui:

·     esialgset korda ei saa kindlaks teha

·     esialgne kord ei võimalda arhivaalide järjekindlat liigitust ellu viia.

Arhiivi korrastamise kohta loe lähemalt Äripäeva „Juhiabi käsiraamatust“.

Autor: Hille Oidema, Urve Vilk

Jaga lugu
Sekretar.ee toetajad:
Elis VaiksaarSekretar.ee ärijuhtTel: 5613 9851
Cätlin PuhkanSekretär.ee reklaami müügijuhtTel: 53 315 700