16. märts 2015

Tähelepanu! Artikkel on enam kui 5 aastat vana ning kuulub väljaande digitaalsesse arhiivi. Väljaanne ei uuenda ega kaasajasta arhiveeritud sisu, mistõttu võib olla vajalik kaasaegsete allikatega tutvumine.

Uuringu käigus selgitati välja kontorist väljas peetavate seminaride, nõupidamiste ja koolituste korralduslikku poolt. Vaatluse alt jäi välja seminaride sisuline külg.

Seminariruumi otsitakse internetist

Seminariruumide kohta infot on ajakulukas leida. Sageli on seminariruumi puudutav info peidetud kodulehe teisele või kolmandale tasandile. Seetõttu on internetikataloogid ruumide leidmisel heaks täienduseks. Seminarikoha kodulehelt leitav info on oluline, siiski tehakse ka taustakontrolli ja kasutatakse sõpru ja kolleege nö teise arvamuse saamiseks. Suuremad ettevõtted (kel mõistagi rohkem võimalusi), käivad reeglina enne seminari ruume kohapeal üle vaatamas. 

Kolm hinnapakkumist

Seminariruumidele võetakse keskmiselt kolm pakkumist ning ilmselgelt on see tegevus päris ajamahukas. Seetõttu eelistavad paljud kasutada pakkumiste võtmiseks seminarroom.eu portaali, kus korraga on võimalik teha mitu hinnapäringut. Vastust päringule oodatakse hiljemalt 24 tunni jooksul. Hilisemate pakkujatega reeglina ei arvestata.

Vaheldus on oluline

Ilmselgelt näevad ettevõtjad seminarides võimalust pakkuda töötajatele vaheldust – tavapärasest töökeskkonnast väljasaamise võimalust hinnati 6,8 punktiga 10st. Koha valikul otsitakse reeglina uusi ja põnevaid kohti, vaid 1/3 vastajatest käib alati samas seminarikohas. Veidikene eristusid suurematest firmadest väikeettevõtted (1-10 inimest), kes ei soovi oma seminaride toimumiskohti sama sagedasti muuta ja kelle jaoks keskkonnavahetusel on veidi väiksem väärtus.

Ligipääs ja parkimisvõimalused

Tulemustest üllatas enim ligipääsu ja parkimisvõimaluste olulisus. Ettevõtted hindasid väga kõrgelt (keskmine hinne 10-punkti kaalal oli 8,9) head ligipääsu seminari toimumiskohale ja parkimisvõimalust. 62%  vastanutest märkis, et nad on viimasel ajal seminare korraldades kokku puutunud äärmiselt nigela parkimisvõimalusega.  Samuti tahab korraldaja vajadusel teada, kuidas ratastoolis liikuja seminariruumidele ligi pääseb.

Hea söök

Toitlustamine on väga oluline seminari õnnestumisel. Nimelt tahab seminaril osaleja korralikult ja maitsvalt süüa saada. Eesti seminariruumide pakkujatel on selles osas veel arenguruumi. Seda näitab fakt, et kogunisti 44% vastanutest on olnud juhuseid, kus toitlustusteenus seminari ajal pole ootustele vastanud.  Seminari korraldamisel tasub tähelepanu pöörata toidu kvaliteedile, kui ka sisule. Liiga palju saiakesi või liiga rammus lõunasöök paneb unega võitlema.

Korras tehnika

Kuigi tänapäeval on väga paljudel ettevõtetel olemas dataprojektor ja ekraan,  siis seminaruumi rentimise korral neid kaasa võtta ei soovita.  Teenusepakkujalt oodatakse korralikku tehnilist valmisolekut – häid seadmeid, kiiret internetiühendust jne. Tähelepanu väärib siiski fakt, et viimase aja kogemuste põhjal mainis halba internetiühendust koguni 47% ning nigelat dataprojektorit ning helikvaliteeti ligi kolmandik vastanutest. Siin oli kindel korrelatsioon ettevõtte suurusega – mida suurem ettevõte, seda kõrgemad on nõudmised seminariruumi tehnikale.

Hind on oluline, kuid kvaliteet on olulisem

Lõpuks paar sõna hinnast. Kuigi pealkirjas sai mainitud oluliste aspektidena head ligipääsu, korras tehnikat ja kvaliteetset toitu, on seminariruumi valikul ka hind 83% ettevõtetest väga oluline.  Kuid samas ei ole mitte igal ettevõttel paigas rangelt jälgitav seminari eelarve – selle olemasolu märkis vaid 69% vastanutest. Prioriteediks on pigem õnnestunud üritus kui eelarve täpne jälgimine.

Loomulikult on iga kontorivälise tööpäeva puhul kõige olulisemaks selle sisu. Kuid kui heale sisule lisaks teha seminariruumide valimisel tubli eeltöö, tellida hea toit ning eelnevalt veenduda seminariruumi tehnika vastavuses ootustele, on suur tõenäosus, et osalejad jäävad korraldatud seminariga igati rahule. 

 Vaata lisaks www.seminarroom.eu.

Autor: Ann Vainlo, Tiive Murdoja