11. juuni 2015

Tähelepanu! Artikkel on enam kui 5 aastat vana ning kuulub väljaande digitaalsesse arhiivi. Väljaanne ei uuenda ega kaasajasta arhiveeritud sisu, mistõttu võib olla vajalik kaasaegsete allikatega tutvumine.

ASis Kalev on sekretäri ametinimetuseks büroo assistent ja ta allub büroojuhile, kes assistenti ka puhkuse ajal asendab. Kalevi büroojuht Kaire Kattai selgitab, et puhkusegraafikut kokku leppides arvestavad nad assistendiga alati, et graafikus poleks aega, kus kumbagi tööl ei ole. Kui aga see siiski juhtub ja majast on korraga ära nii büroojuht kui ka assistent, tuleb loota abivalmite kolleegide peale, kes hädast välja aitavad ja teevad ära lihtsamad bürootööd nagu telefonile vastamine ja külaliste vastuvõtmine, räägib Kattai.

Neljaks järjestikuseks nädalaks Kalevi büroojuht ja assistent siiski enamasti puhkusele minna ei saa, vaid pikim puhkuseosa on mõlemal tavaliselt 2-3 nädalat, sõltuvalt soovist ja kokkuleppest. Kui assistendi puhkus läheneb, tellib ta eelnevalt ära piisava varu kontoritarbeid, kohvi ning annab ka soovitused ja juhised kullerite tellimiseks. Juhtumeid, kus puhkusel olevale assistendile tööasjus helistatakse, tuleb Kattai sõnul väga harva ette, kuna üldiselt püütakse Kalevis igati vältida parasjagu puhkavate inimeste segamist tööasjadega.

Mängu tuleb suvesekretär

Ka Kaubamajas planeeritakse sekretäride puhkust koostöös kolleegidega ja ikka nii, et elu kontoris seisma ei jääks ning kõik olulised asjad saaksid tehtud. Kaubamaja teenindus- ja personalidirektori Piret Suitsu sõnul on sekretäril enamasti võimalik puhata suvel ning vähemalt 2 nädalat korraga. „Meil on kaks kontorit, kaks sekretäri ning kasutame lisaks ka suvesekretäri abi. Suvesekretär on gümnasist või tudeng, kes soovib saada uusi kogemusi ja suvel mõned nädalad töötada,“ ütleb Suitsu. „Tänavu ongi meie eelmise aasta suvesekretär lubanud taas meile appi tulla, sest töö ja inimesed on talle tuttavad.“

Sekretäri ülesannete, tööprotsesside ja tööprogrammide kirjeldamiseks on Kaubamajas loodud põhjalik juhend ja sellest on asendajal ka alati abi. Kaubamajas põhikohaga töötavad sekretärid on rotatsiooni korras olnud ametis mõlemas kontoris ning neil on olemas vajalikud oskused üksteise asendamiseks.

Kaubamajas püütakse samuti puhkusel olevaid töötajad mitte tööasjadega segada ja leida olukordadele ise lahendused. Suitsu sõnul on oluline, et sekretäri asendajal oleks olemas tugiisik, kes aitab teda vajadusel probleemide korral. „Koostöötamine ja tööde üleandmine mõne päeva jooksul ning juhendamine aitavad ka asendajal edukalt suvetöösse sisse elada,“ lisab ta.

Asendamine mõeldakse pikalt ette

Danske Bankis sektretariaadi osakonnas töötab seitse inimest. Kõigil neil on erinevad tööülesanded, kuid vajadusel saavad nad hästi hakkama ka üksteise asendamisega. „Nõnda ei jää ükski oluline tegevus tegemata ega pikalt ootele,“ ütleb Danske Banki personaliarenduse osakonna juhataja Külli Meier.

Osad panga sekretärid on otseselt aitamas kliente ning teised aitavad korraldada majasisest tööd. „Vältimaks olukordi, kus mõni valdkond jääb puhkuse ajal nö katmata, hakkame ettevalmistusi töö puhkuseaegseks sujuvaks korraldamiseks tegema juba aasta alguses, kui pannakse paika puhkusegraafikud,“ selgitab Meier. Kuna aga töötajad on juba eelnevalt harjunud üksteist asendama, siis enamasti ei teki ka probleeme endale sobiva puhkuseaja valikuga.

Danske Banki sekretariaadi juht Kairi Saaremäel ütleb, et vaid mõnikord harva on tekkinud juhus, kus tuli kellegi puhkust näiteks kolleegi haiguse tõttu veidi nihutada. Loomulikult tehakse seda ainult töötaja enda nõusolekul. „Puhkusele mineja annab kindlasti asendajale põhjaliku ülevaate ülesannetest ja tegevustest, mis tema äraolekul asendaja kanda jäävad,“ räägib Saaremäel. „Kui vahel on juhtunud, et on vaja mõne tööalase küsimuse tõttu üksteisele helistada, siis saame seda julgelt teha, sest meil on väga ühtehoidev ning üksteist toetav meeskond.“

Ära kirjuta, vaid puhka!

Majandus- ja kommunikatsiooniministeeriumi ministri referent Signe Soome ütleb, et sekretäride asendamine puhkuse perioodil laabunud alati väga kenasti. „Aasta alguses, kui puhkusegraafikuid koostatakse, saab iga sekretär anda märku, millistel kuupäevadel tema puhata soovib. Vastavalt soovidele teeme puhkusegraafiku nii, et üks sekretär oleks puhkuste perioodil ikka olemas. Siiani oleme kõik alati saanud puhata soovitud perioodil. Puhkuseperioodi pikkus ei ole ette nähtud, soovi korral saab puhata ka 35 päeva järjest,“ räägib Soome.

Sekretär ei pea puhkama juhiga samal ajal, vaid töökorraldused jagatakse omavahel nii ära, et midagi kellegi puhkuse ajal tegemata ei jää,“ ütleb Soome. „Kui mõni töökorraldus on jäänud enne puhkusele minekut lahtiseks, siis see antakse asendavale sekretärile üle. Erandkorras saab ka puhkusel oleva sekretäriga asju üle kontrollida-täpsustada, aga üldiselt ei ole vaja seda teha,“ lisab ta.

Sama ministeeriumi juhtkonna referent Kristiane Liivoja räägib, et ministeeriumis töötab kolm juhtkonna referenti ja puhkuseaegade pärast küll kordagi probleeme tekkinud. „Tavaliselt on nii, et üks meist kolmest on kindlasti tööl ja teised saavad oma telefoni ning ülesanded temale suunata,“ sõnab Liivoja. „Mina isiklikult polegi kunagi tahtnud korraga tervet 35 päeva puhkust välja võtta, vaid pigem puhkan paari nädala kaupa, et saaks selle aasta peale ära hajutada. Ka ei pane ma pahaks, kui mulle puhkuse ajal mõni e-kiri saadetakse, kuigi pigem ei ole kolleegid ise neid puhkuse ajal mulle saata tahtnud. Viimane kord, kui ma puhkusel olin ja mind asendavale kolleegile ühe kirja saatsin, siis ta vastas mulle, et ma ei kirjutaks, vaid puhkusest viimast võtaksin. Ega ma ise ka tegelikult kolleegile puhkuse ajal kirju saata ei tihka, seda juba teise inimese vaba aja ja puhkuse austamise põhimõttest lähtuvalt.“

Kaost ei teki, kuid on tunda, kui keegi on ära

Veskimati kaubamärgi all tegutseva Balti Veski AS juhataja Ergo Neeme ütleb, et sekretäri puhkus kaost ettevõttes ei tekita, kuid et töötajate arv ettevõttes on optimaalne, siis tunda on küll, kui keegi ära on. Kes keda asendab, on kirjas ametijuhendites ning neid asendusi arvestatakse juba puhkusegraafikut kokku sättides. „Tuleb vaadata, et sekretär ja tema asendaja koos ei puhka. Samas kui juhtub nii, et sekretär on puhkusel ja asendaja jääb haigeks, võib küll natuke segadust tekkida,“ räägib Neeme. Üldiselt aga osatakse väikeses kollektiivis üksteist asendada ja saadakse ajutise olukorra haldamisega hästi hakkama. Alati on ka võimalus kasutada rendisekretäri, kuid seni on Balti Veskis õnnestunud suve puhkusteks jagamine nii hästi, et renditööjõudu pole vaja läinud.

Balti Veskis saab sekretär soovi korral puhata ka neli nädalat järjest, sest suvi on pudruhelveste müügis natuke rahulikum aeg. „Putru süüakse tavapärasest vähem, inimesed tahavad rohkem grillida,“ ütleb Neeme.

KOMMENTAAR

Ergo Neeme, Balti Veski AS juhataja

Elu sekretäri äraolekuga ei seisku

„Igal inimesel on oma tööstiil ja vahest on juhtunud, et e-kirjad jäävad tähelepanuta või on tõstetud mingisse imelikku kataloogi, kust neid otsidagi ei oska. Nii on alles mõne aja pärast avastatud kirjad, mis ikka veel vastuseid ootavad,“ meenutab Neeme. „Võib ka juhtuda, et asendaja unustab näiteks õigel ajal vett tellida. Aga seda kindlasti pole, et telefonid vastamata jääksid ning elu firmas seiskuks. Ka tellimused saab igal juhul vastu võetud ja täidetud, sest need tulevad elektrooniliselt. Sekretär on väga vajalik inimene, kuid elu tema äraolekuga ei seisku. Pigem jääks see seisma siis kui internet kaoks.“

HEA TEADAPuhkuste ajakava ja puhkuse kasutamine

• Tööandja koostab puhkuste ajakava iga kalendriaasta kohta, arvestades töötajate mõistlike soovidega.

• Puhkust neile sobival ajal on õigus saada:

1) naisel vahetult enne ja pärast rasedus- ja sünnituspuhkust või vahetult pärast lapsehoolduspuhkust;

2) mehel vahetult pärast lapsehoolduspuhkust või naise rasedus- ja sünnituspuhkuse ajal;

3) vanemal, kes kasvatab kuni 7-aastast last;

4) vanemal, kes kasvatab 7-10-aastast last – lapse koolivaheajal;

5) koolikohustuslikul alaealisel – koolivaheajal.

• Puhkuste ajakavasse kirja pandud puhkusi saab muuta poolte kokkuleppel.

• Ajakavasse märkimata puhkust võib töötaja kasutada juhul, kui ta teatab sellest tööandjale 14 kalendripäeva ette.

Allikas: www.tööelu.ee

Autor: Tekst: Kristina Traks, kaasautor