5 põhjust, miks koosolekud ei toimi

Üks põhjus, miks koosolek ei pruugi toimida on see, et koosolekuks on valitud vale aeg ja päev. Paljude koosolekul osalenute hinnangu põhjal näib olevat kõige halvem aeg koosolekuks reedene päev ja pealelõunane kellaaeg. Teadagi miks – inimesed on siis juba nädalavahetuse lainel oma mõtetes ja konstruktiivseks aruteluks ei pruugi jätkuda ressurssi.  Foto: freedigitalphotos.com

Miks on nii, et paljud koosolekud oleksid võinud täitsa vabalt olemata olla ning näivad meile mõttetu ajaraiskamisena? Alljärgnevalt toob koolitaja Ülle Mugu välja 5 põhilist põhjust, miks koosolekute maine on madal ja nad ei täida oma eesmärki.

Koosolekud on muutunud meie tööelu igapäevaseks koostisosaks. Koos jõuab ikka rohkem tehtud ja kaasamise läbi tõuseb ka töötajates  motivatsioon ning selgineb fookus ehk eesmärk. Järelikult on koosolekud võimas vahend selleks, et asjad tehtud saaksid, inimesed motiveeritud püsiksid ja otsusted ning tegevusplaan kvaliteetsemad oleksid.

Miks siis koosolekud ei toimi?

Loetelu koostamisel on Ülle Mugu tuginenud enda tööelu kogemustele ning rohkem kui 300 õppija hinnangule. 

Koosoleku korraldamise vajalikkus on ka korraldajatele endile ebaselge.- Koosolekuid viiakse läbi peamiselt lihtsalt sellepärast, et „nii on alati tehtud“ ja mingi standard nõuab, et „igal esmaspäeval kell 10.00 on koosolek“.

Koosolekule on kutsutud ebavajalikud inimesed, kes tunnevad, et nende aega raisatakse, kuna nende koosolekul kohalolek ei ole vältimatult vajalik.

Koosolekuks on valitud vale aeg ja päev. Paljude koosolekul osalenute hinnangu põhjal näib olevat kõige halvem aeg koosolekuks reedene päev ja pealelõunane kellaaeg. Teadagi miks – inimesed on siis juba nädalavahetuse lainel oma mõtetes ja konstruktiivseks aruteluks ei pruugi jätkuda ressurssi.

Koosoleku korraldaja on sõnastanud väga ebaselgelt koosoleku eesmärgi. Halvematel  juhtudel on jäänud koosoleku eesmärk üldse sõnastamata.

Koosolekuid ei protokollita või on protokollid väheinformatiivsed. Heaks indikaatoriks koosoleku kvaliteedi kohta on protokoll – kui sinna ei ole midagi kirjutada, siis tuleks esitada küsimus, kas koosoleku pidamine oli üldse põhjendatud?

Koolitaja ning konsultandina on Ülle Mugul meel tõdeda, et mitmed organisatsioonid on alustanud juba oma koosolekute läbiviimise tavade reformimist. Selle jaoks on koosolekute audit ja tagasiside uuring head moodused sisendinfo saamiseks. Järgneb analüüs ning uute, konstruktiivsete käitumistavade ja reeglite kokkuleppimine. Lõpptulemusena peaksime saama aega juurde töötegemiseks, tõuseb töörõõm ja motivatsioon.

Vihjeks! Personaliekspert Koolitused käsitleb oma selle sügise populaarsematel koolitustel just koosolekute ja protokollimise temaatikat. Koolitustel saavad osalejad ka praktilisi töövahendeid ja nippe  oma organisatsioonis selle protsessi efektiivistamiseks. Rohkem infot koolituse kohta saab lugeda siit.

Jaga lugu:
Seotud lood
SEKRETÄRI UUDISKIRJAGA LIITUMINE

Telli olulisemad Sekretäriuudised igal nädalal enda postkasti.

Sekretär.ee toetajad:

Birgit Aljaste
Birgit AljasteSekretar.ee ärijuhtTel: 5373 8733
Cätlin Puhkan
Cätlin PuhkanSekretär.ee reklaami müügijuhtTel: 53 315 700