Autor: Signe Sillasoo • 2. mai 2016

Tähelepanu! Artikkel on enam kui 5 aastat vana ning kuulub väljaande digitaalsesse arhiivi. Väljaanne ei uuenda ega kaasajasta arhiveeritud sisu, mistõttu võib olla vajalik kaasaegsete allikatega tutvumine.

Kristiina Härms peab täna SORAINENI Advokaadibüroo personalijuhi ametit. Tema vastutada on firma Eesti, Läti, Leedu ja Valgevene kontorite personalistrateegia väljatöötamine ja inimeste värbamine (firmas töötab muide hetkel 39 sekretäri, assistenti).

21 aastat tagasi, firma loomise hetkel, alustas ta ka ise assistendina koos Aku Soraineniga firma üles ehitamist. 26. aprillil toimunud konverentsil Sekretäride Päev 2016 tõi ta välja 5 olulist õppetundi, mida ta selle kahe dekaadi jooksul ise ja inimestega töötades on õppinud.

Ära karda ühtegi tööd.

Suhtumine on ülioluline. „Mul tuli teha alguses kõike – asutasin ettevõtteid, kirjutasin arveid, taotlesin elamislubasid välismaalastele, aga ka keetsin kohvi, korraldasin reise ja kui vaja, viisin Aku Soraineni kingad parandusse,“ rääkis Härms. Viimastega on seotud Härmsi sõnul ka üks naljakas lugu. „Neist kingadest polnud enam midagi alles. Need olid väga, väga kulunud - värvi enam peal polnud, tallad olematud, aga need oli Aku Sorainenile imearmsad. Ta küsis, kas me saaksime need kuidagi ära parandada. Läksin siis nendega kingsepa juurde, kes vaatas mind suurte silmadega,“ jutustas Härms. Täiesti uskumatu, arvas kingsepp - see peab üks väga vaene inimene või peotantsija olema, kes sellised kingad toob, millel enam taldugi pole. Kuuldes, et tegu on advokaadiga, viskas ta aga kingad lauale ja keeldus neid parandamast. „Ostku uued, ütles ta. Aga teades, kui armsad need Aku Sorainenile olid, saime me ikkagi kokkuleppele. Seega positiivne suhtumine on oluline,“ selgitas Härms.

Paku lahendusi, mitte ära tule probleemidega.

„Päris alguses kohe ütles Aku, et ära tule mu tuppa probleemiga. Mõtle lahendused ise valmis. Kui sul on raske otsustada, siis otsustame koos, aga mul on endalgi muresid küll. Ehk siis, ära too probleeme, too lahendusi,“ toonitas Härms.

Ole organisatsiooni juhi silmad, kõrvad, süda.

Sekretär võiks aidata Kristiina Härmsi sõnul juhtida juhil inimesi. „Ta ei pruugi märgata, kui kellelgi on isiklikus elus midagi viltu, kui keegi teeb pikki tööpäevi või vajab hoopis pai või õlale patsust. Sina sekretärina võiksid aidata tal juhtida ja neid asju märgata.“

Tunnusta ka ise enda juhti.

„On üks selline ütlus, et üleval on üksik. Ja eks ta nii ka on. Mida suurem juht on, seda vähem inimesed võib-olla tunnustavad või ütlevad midagi positiivset. Leia see võimalus ise aeg-ajalt ka midagi head oma juhile öelda.“

Ole uudishimulik ja avatud.

„Ei ole tööandja kohustus sind kogu aeg hirmsasti motiveerida. Leia see motivatsioon endas ise. Koolita, õpi midagi uut, loe ise, anna märku, kui sind midagi huvitab,“ toonitas Härms.

Kuna tal endal mõttekaaslasi advokaadibüroode personalijuhtide seas ei olnud (teistes büroodes teevad personalijuhi töö ära partnerid), siis otsis ta ise võimalusi ennast koolitada, tööalaselt motivatsiooni juurde saada. Nii otsustas ta minna Londonisse, käia läbi suured advokaadibürood ja vaadata, mida nende personalijuhid teevad. „Nii ma käisingi suurtes pilvelõhkujates asuvates büroodes, kus all on lasteaed ja koosolekuteruumis näiteks kaheksa ekraani. Nad olid seal väga avatud. See andis mulle päris mitmeks aastaks motivatsiooni. Kui tahate, leiate ise ka midagi sellist. Näidake initsiatiivi. Leidke see motivatsioon,“ soovitas Härms.

*Kristiina Härms esines ettekandega "Sekretärist personalijuhiks – juhi parem käsi ettevõtte loomisest tänaseni" konverentsil SEKRETÄRIDE PÄEV 2016.

Fotogalerii sekretäride päeva konverentsist leiab siit.

Mida SORAINENi juhid sekretärides hindavad?

 pro-aktiivsus (sh enda ja organisatsiooni töö parendamine) – et sekretär märkab teha need asjad, mis juhti ei puuduta, enne ära, kui need juhini jõuavad. Näiteks vasta ise e-kirjadele, mis otseselt juhti ei puuduta. Kui kellelgi on sünnipäev, anna juhile märku, et ta teaks seda inimest õnnitleda;

  „mure äravõtmine“ ehk täielik usaldus – kui juht on andnud ülesande, siis ta võib sekretäri täielikult usaldada, teada, et see asi saab tehtud, seda ülesannet ei unustata;

 julge ja professionaalne suhtlemisoskus (nii suuline kui ka kirjalik);

 analüüsivõime ja lahendustele keskendumine;

 pühendumus ja kirg;

 hea tuju ja siiras soov aidata.