28. juuni 2016

Tähelepanu! Artikkel on enam kui 5 aastat vana ning kuulub väljaande digitaalsesse arhiivi. Väljaanne ei uuenda ega kaasajasta arhiveeritud sisu, mistõttu võib olla vajalik kaasaegsete allikatega tutvumine.

Selleks, et kõigi ootused täituksid, ei tohi meepotis olla tilkagi tõrva. Halvad näited on need, kus vähene planeerimine ei lase nautida kõike seda, mis on külaliste jaoks ette valmistatud. Sel juhul tulevad töötajad tööle tagasi ja meelde on jäänud pigem see, mis ei olnud suurepärane. Kui head uudist jagatakse tavaliselt kolme inimesega, siis halba uudist lausa seitsmega. Ehk siis püüame maandada põhiriskid, et poleks halbu uudised.

Sündmusturundusagentuuri WOW Events OÜ juht Olavi Ruhno jagab 8 soovitust, mida järgida, et suvepäevad probleemideta sujuksid.

Tehke selgeks peokoha renditingimused ja see, kas privaatsus on tagatud.- Alustuseks peab korraldaja mõtlema, kas peokohas on tagatud vajalik privaatsus - poleks teisi külastajad samal ajal ringi sebimas ja territoorium poleks mingil moel avatud avalikuks kasutamiseks. Näiteks üks avalik baar peokoha territooriumil varem või hiljem probleeme kindlasti tekitab.

Autosid EI TOHI PARKIDA telklasse. Tihti on suvepäevad telkimisega ja see muudab tingimusi paindlikumaks mõlemale poolele, aga seal on ka üks korraldaja risk – autod telkimisplatsil. Me kõik oleme kuulnud vabandust, et viin ainult oma asjad autoga ära ja siis toon auto parklasse. Pärast on siiski pooled autod telkide vahel. Mis saab aga siis, kui kellelgi tekib öösel vastupandamatu soov minna telkide vahel oma autoga sõitma!?

Majutusplaan tuleb valmis teha kontoris ning kõigile laiali jagada. Peokohta saabudes tahab suvepäevaline esimese asjana teada, kus on tema tuba ja voodi ning kes on tema toakaaslased. Kui jätta jagamine peokohta, siis 150 inimese eelneva plaanita tubadesse jagamine võtab aega 2-3 tundi! Külaliste peomeeleolu on selleks ajaks aga juba rikutud.

Päevakavad peavad olema nähtaval kohtades, kus liigutakse. Tavaliselt järjekorras teine oluline küsimus on suvepäevalistel, et millal ja kus süüa saab. Kuna söök on ainuke 100% töötav vahend, millega saab inimesi juhtida, siis need kellaajad peavad olema kõigile teada. PS! Pärast ürituse lõppu on viisakas päevakavad territooriumilt ka kokku korjata.

Maandage ilmarisk. Ärge kartke, inimesed pole suhkrust! Suureks hirmuks on võimalik vihm, mis võib kogu rõõmu suvepäevadel rikkuda. Kui ikka lubatakse vihma, siis saab paluda osalejatel riietuda vastavalt ilmastikule ja kui eelarve lubab, siis osta ise kaasa ühekordsed kilemantlid. Ilmselt peab siis ka osa tegevusi siseruumidesse ümber kolima aga siis lihtsalt peab. Arvestada tuleb inimeste külmetamise võimalusega, seega - vihmase ilmaga üritusel võiks olla päeva lõpuks kindlasti võimalus sauna minna, nii on külmetumise oht väiksem.

Küsige detailselt järgi, milline tehnika on “helitehnika hinna sees”. Kui suvepäevalisel on selge, kus saab magada ja millal süüa, siis tahaks ju meelelahutust. Paljudel peokohtadel on “helitehnika hinna sees “. See on tihti üks suuremaid riskikohti juhul, kui pole täpselt teada, milline tehnika hinnas sisaldub ja milleks seda kasutada saab. Tavaliselt on olemasoleva tehnika otstarbeks üksnes taustamuusika mängimine, harvem saab ka mikrofoni kasutada. Tihti pole tegemist just esimeses nooruses oleva tehnikaga. Kui teil on aga ansambliga kokkulepe, et teie poolt on tehnika, siis 99% kordadest pole peokohtade tehnika piisav bändi esinemiseks. Ja kui õiget tehnikat pole, siis jääb lava tühjaks. Kui olete saanud nimekirja kätte, saatke see kindlasti ansamblile, kes hindab omakorda, kas on OK või ei.

Turvalisus ja esmaabi on suvepäevadel väga olulised. Ja kõik ikka selleks, et tööandja kalleim vara oleks hoitud. Kui üritusel on osalejaid rohkem kui 150, tasub tellida üritusele parameedik või esmaabi väljaõppega turvamees. Tema aitab lahendada erinevaid ebamugavaid olukordi, olles valmis ka esmaabi andma. Väiksema sündmuse korral võtke kontorist kaasa esmaabikarp ja tehke selgeks, kes oskab kohalolijatest esmaabi anda.

Suhtle allhankijatega ja jaga vajalikku infot. Väga oluline ürituse korraldamisel on kokkulepetest üheselt arusaamine. Tehke kõik kokkulepped allhankijatega kirjalikult ja hiljemalt nädal enne üritust saatke kõigile allhankijatele e-postiga planeeritav ajakava. Kõik detailid võiksid olla vähemalt korra kasvõi meili teel vahetatud. See ennetab ebakõlade teket.

Kui nüüd kiirelt vaatate oma suvepäevade plaanid üle ja hoiate seda kaheksa punkti nimekirja enda lähedal, siis võib julgelt suvepäevadele minna, sest tööandja kalleim vara on hoitud ning suurepäraste emotsioonide tekkeks on eeldused loodud.

Autor: Olavi Ruhno, sündmusturundusagentuuri WOW Events OÜ CEO ja partner