Kaido Pajumaa • 15 september 2019

Mis saab siis, kui juht on ära?

Kujutage ette olukorda, kus juht läheb kolmeks nädalaks puhkusele ja tema töö võtab üle juhiabi. Puhkusele mineval juhil on tema ametipositsioonist tulenev võim, mida juhiabil ei ole. Kui sellises meeskonnas juhtub olema „staar”, kes lubab endale ebameeldivat käitumist või vähest pingutamist, siis kuidas saab juhiabi sellist inimest juhtida? Koolitaja Kaido Pajumaa räägib, mida sellises olukorras ette võtta.

Üks kesksemaid probleeme, millega meeskonnakoolitustel kokku puutun, on võimudünaamika segadus meeskonnas. See võib olla olukord, kus tiitli järgi on juhile antud meeskonnas võim – tal on õigus asju otsustada ning panna meeskonnaliikmed käituma sellisel moel, mis toob meeskonnale parima tulemuse –, aga ta ei kasuta seda võimu. Mõnikord on põhjuseks lihtsalt juhi liigne usaldus – ta eeldab, et täiskasvanud inimesed saavad ise aru, mis on õige ja mis mitte. Teine põhjus on „pehmo juhi sündroom” – juht ei julge probleemsete isikutega tegeleda, sest kardab nendega vastanduda, vaidlusi ja pingeid.

Aga kujutage nüüd ette olukorda, kus selline juht läheb kolmeks nädalaks puhkusele ja tema töö võtab üle juhiabi. Puhkusele mineval juhil on vähemalt tema ametipositsioonist tulenev võim, mida juhiabil ei ole. Ja kui sellises meeskonnas juhtub olema „staar”, kes lubab endale ebameeldivat käitumist või vähest pingutust, siis kuidas saaks juhiabi sellist inimest juhtida?

Õige vastus on, et ei saagi! Seetõttu peaks juht kindlasti enne puhkusele minekut meeskonnale selgelt teada andma, kuidas toimub juhtimine tema äraolekul. Esiteks peab ta selgelt väljendama, mis on juhiabi roll, tema tööülesanded ja ka tema võimu kasutamise määr. Oluline on siinjuures mõista, et ma ei räägi võimutsemisest, vaid optimaalsest võimu kasutamisest selleks, et meeskonnas kõik toimiks. Soovitatav oleks see isegi kirjalikult fikseerida ja need punktid täpselt läbi rääkida koosolekul või saata meiliga täpsed juhised nii juhiabile kui ka meeskonnale.

Kuidas juhtida, kui te ei ole juht?

Ja siis esmaspäeval juhiabina tööle tulles hakkabki kõik pihta. Keegi, keda on vaadatud pigem sekretäri või assistendina, peab nüüd järgneva kolme nädala jooksul käituma juhina. Arvata, et see saaks lihtne olla, on lihtsameelne – tegemist on siiski ju inimestega! Ja seetõttu sõltub hästi palju sellest, kuidas juhiabi nüüd oma uues rollis käitub.

Nagu ma soovitan alati värsketele juhtidele, soovitan ka ajutiselt juhirollis olijatele selget, läbipaistvat ja usaldusväärset kommunikatsiooni. Selleks võiks esimese asjana kokku kutsuda väikese koosoleku (tegelikult võiks juba varem kokku leppida, et koosolek toimub esimesel juhi äraoleku päeval näiteks kell 10.00), kus tehakse plaan järgnevateks nädalateks.

On loomulik, et juhiabi tunneb end selles rollis ebakindlana ja seda tasub ka välja öelda. Seda võib nimetada haavatavuse praktiseerimiseks oma rollis. Näiteks võib julgelt öelda: „Ma olen selles rollis esimest korda, ma ei tea täpselt, mida minult oodatakse, aga samas oodatakse minult järgneva kolme nädala jooksul kõige haldamist. Ja seepärast palungi ma teie abi! Ma ei tahaks teid üle juhtida (hakata uusi reegleid kehtestama või muul viisil oma võimu näidata), aga samas mitte ka alajuhtida ja korda käest lasta. Seetõttu võiksime proovida täna teha avatud arutelu käigus väikesed kokkulepped järgmiseks kolmeks nädalaks, et ma teaksin ühelt poolt teie ootuseid minule ja teiselt poolt saaksin ise väljendada, mida ma teilt ootan”.

Jaga sooja tähelepanu

Pärast sellise koosoleku läbiviimist on juhiabi loonud hea pinnase edasiseks juhtimiseks. Seejärel tasub meeles pidada, mida juhi roll tähendab: 1) soovitud tulemuse saavutamist teatud perioodil ning selleks vajalike ressursside ja tegevuste planeerimist; 2) töötajate positiivset mõjutamist ja neile motiveeriva keskkonna loomist, mis tekitaks neis tunde, et nad soovivad sama asja nagu sina juhina ehk töötada meeskonna ühise eesmärgi nimel.

Kui juht võtab aluseks need kaks eesmärki ja püüab mõlemale välja mõelda reaalsed tegevused, ei saa ta ebaõnnestuda. Paljud juhid aga siin just vea teevadki – nad keskenduvad ainult esimesele ülesandele: töö korraldamisele, eesmärgistamisele, tööülesannete jagamisele ja tulemuste tähtsustamisele, jättes kõrvale inimesed, kes tegelikult võiksid ja peaksid juhti ühiste eesmärkide saavutamisel aitama.

Seega jäävad töötajad ilma hädavajalikust emotsionaalsest tähelepanust, mis paratamatult hakkab vähendama nende tahet (motivatsiooni) juhti tema töös aidata. Selle tulemusel keskendub igaüks vaid oma tööle, taandub aruteludest, muutub passiivsemaks ja ükskõiksemaks ühiste eesmärkide suhtes, muutes sel moel ka juhi töö märkimisväärselt keerulisemaks. Sellele järgneb omakorda ka meeskonnatunde kadumine, mis on ühise koostöö eeltingimuseks. Ning kui värskes juhiametis olev juhiabi sellel juhtuda laseb, võivad järgnevad kolm nädalat olla tema jaoks tõeline õudusunenägu.

Püsima peab müügilainel

Alustan müügikoolitusi sageli ühe lihtsa küsimusega „Kas tead kedagi, kes igapäevaselt ei tegeleks müügiga?” Sageli vastatakse, et kuna vastaja ise tegutseb müügivaldkonnas, siis tunneb ta ka paljusid teisi müügivaldkonna inimesi, aga väga palju on tuttavaid, kes ei soovi üldse müügiga tegeleda. Selle peale küsin, et kas see neil ka õnnestub – kas neil tõesti õnnestub müümisest pääseda?

Siinjuures mõtlen seda, et me tegeleme kogu aeg paratamatult müügiga. Ka just praegu seda artiklit kirjutades võin öelda, et tegelen müümisega – ma püüan artiklit kirjutada nii, et te selle ka lõpuni loeksite. Jah, see ei ole müük sõna otseses tähenduses, aga ma veenan teid. Ja kui hakata lähemalt vaatama, võibki müümise ja veenmise vahele panna teatud mõttes võrdusmärgi – me „müüme” oma ideid juhile, töökaaslastele, elukaaslastele, lastele, lapsevanematele ning sõpradele. Selleks et eluga edukalt hakkama saada, peame olema alati natukene müügilainel, et juhtida elu enda jaoks soovitud suunas.

Juhtimine on nagu müümine

Kas sama võib öelda ka juhtimise kohta? Kas tegeleme pidevalt ka kellegi või millegi juhtimisega? See sõltub paljuski sellest, kuidas me juhtimist defineerime. Kui määratleme juhtimist asjade korraldamise (nt juht korraldab, organiseerib ja koordineerib osakonna tööd) kaudu, siis me kahtlemata korraldame kogu aeg midagi. Kui määratleme juhtimist aga eestvedamise oskuse (inimeste mõjutamine, nende liikuma saamine) kaudu, siis jõuame tegelikult ringiga tagasi müümiseni – selleks, et inimesi teatud suunas mõjutada (neid juhtida, motiveerida), peame olema veenvad, usutavad ja usaldusväärsed.

Niisiis võib öelda, et tegelikult puutume nii müümise kui ka juhtimisega kokku päris palju, kuigi me sageli seda ei teadvusta. Mõnikord peame aga teadvustama, isegi kui me pole ametipositsiooni järgi müügispetsialist või juht, kuid meie kanda on osa nende ametikohtade töökohustustest. Üheks selliseks ametikohaks on näiteks juhiabid, kes nendel perioodidel, mil (päris)juhid majast väljas on, peavad vähemalt osaliselt juhi kohustused üle võtma.

Jaga lugu:
SEKRETÄRI UUDISKIRJAGA LIITUMINE

Telli olulisemad Sekretäriuudised igal nädalal enda postkasti.

Sekretär.ee toetajad:

Birgit Aljaste
Birgit AljasteSekretar.ee ärijuhtTel: 5373 8733
Cätlin Puhkan
Cätlin PuhkanSekretär.ee reklaami müügijuhtTel: 53 315 700