Sekretär.ee  • 31 märts 2020

Asjad, mida vältida virtuaalse nõupidamise puhul

Foto: Unsplash

Üle maailma töötavad inimesed koroonaviiruse pandeemia tõttu kodus. See tähendab aga ka virtuaalseid nõupidamisi ja veebikonverentse. On oluline, et osalejad valmistuvad ette ka virtuaalseks nõupidamiseks, et see saaks toimuda sujuvalt ja tõhusalt. Millised on aga need asjad, mida virtuaalse nõupidamise puhul vältida?

Puudub plaan

Kui inimene otsustab teha virtuaalse koosoleku, on väga oluline konkreetse plaani või ajakava olemasolu, kus on välja toodud tähtsamad teemad. See kindlustab, et peamised küsimused on konverentsil esile tõstetud ning kõik osalejad on juba varem hästi informeeritud.

Ei järgi konverentsikõne etiketti

Virtuaalse koosoleku või videoarutelu ajal on oluline hoida silmsidet. Selle puudumine annab teistele märku, et osalejal on igav või ta ei ole teemast huvitatud. Kodus töötamine ei tähenda, et inimene einestab koosoleku ajal, vaid säilima peaks professionaalsus nagu kontoris silmast silma kohtumiste ajal.

Ebausaldusväärse konverentsiteenuse pakkuja kasutamine

Tehnilised probleemid, nagu pildi hangumine, häälekatkestused või viivitused, on märk ebakvaliteetsest teenusest. Nende muredega tuleks tegeleda tükk aega enne koosolekut, et kindlustada tehniliste probleemide vältimine. Koosoleku kokkukutsuja peaks valima usaldusväärse platvormi, mis on tuttav kõigile osalejatele ja pakub head pildi- ning hääle kvaliteeti.

Mitte harjutamine enne olulisi kohtumisi või esitlusi

Kui oled koosoleku kokkukutsuja, siis on oluline helistada mõnele inimesele enne kohtumist ning harjutada läbi konkreetsed teemad. Samuti kindlusta, et oled hästi kursis tarkvaraga, mida koosolekul kasutate. Siis oled isegi juhul, kui kohtumisel osaleb palju inimesi ning olulisi võtmeisikuid, ette valmistunud kõikideks tagasilöökideks, mis koosoleku ajal võivad juhtuda.

Ainult digitaalselt suhtlemine

Virtuaalse koosoleku puhul võib olla lihtsam kogu suhtluse hoidmine digitaalsena. Kuigi digitaalsed kommunikatsioonivahendid võimaldavad tiimiliikmetega mugavat ühendust, teeb see suhtlemise igavaks ja tüütuks. Ainult digitaalne suhtlus ei võimalda inimesi suhelda vabalt ja ladusalt. Oluline on algatada ka inimeselt inimesele suhtlust näiteks telefoni teel.

Aruteludega kiirustamine

Isiklikel kohtumistel on lihtne aruteludes arvamust väljendada ja ka lihtsalt juttu ajada. Virtuaalse kommunikatsiooniga see nii hästi ei toimi. Kuna osalejad ei ole ühes ruumis, siis ei pruugi neil olla mugav jagada oma arvamust. Seetõttu on oluline anda osalejatele võimalus jagada oma mõtteid. Tehke aeg-ajalt väike paus ja kutsu inimesi üles arvamust avaldama.

Meeskonna standardite puudumine

Kui koosoleku aeg on kokku lepitud, siis järgige seda ning ärge hilinege. On väga ebaprofessionaalne liituda koosolekuga 10–15 minutit hiljem, kui teised peavad ootama. Kui on oluline põhjus hilinemiseks, siis teavita teisi osalejaid sellest enne koosolekut või määrake uus aeg.

Allikas: tööheaolu.ee

Jaga lugu:
SEKRETÄRI UUDISKIRJAGA LIITUMINE

Telli olulisemad Sekretäriuudised igal nädalal enda postkasti.

Sekretär.ee toetajad:

Liina Leiten
Liina LeitenSekretar.ee ärijuhtTel: 51 84 004
Cätlin Puhkan
Cätlin PuhkanSekretär.ee reklaami müügijuhtTel: 53 315 700