Autor: Riina Tilk • 5. oktoober 2020

Eriolukord pani sekretäritöö proovile

Kriisiaeg tõi tööturu tuleviku kiiremini kohale ka sekretäride jaoks. Neil tuli korraldada kiire üleminek kaugtööle ja toetada kolleege erinevate uute IT-lahenduste kasutamisel.

OSKA uuringujuht Riina Tilk

OSKA 2018. aasta administratiivtöö kutsealade tööjõu- ja oskuste vajaduse uuringus kirjeldasime tehnoloogia arengut kui üht olulisimat sekretäri- ja assistenditööd mõjutavat tegurit, mis vähendab järgmisel kümnel aastal administratiivtöötajate arvu hinnanguliselt 15%. Erialase infotehnoloogia areng on juba toonud ning toob jätkuvalt kaasa lihtsamate tööülesannete automatiseerimise. See vähendab eelkõige administraatorite, infotelefoni töötajate ja andmesisestajate hõivet – asemele tulevad digiregistratuurid, automaatsekretärid, vastuvõturobotid jne. Mõnevõrra väiksemat kahanemist prognoosisime uuringus juhiabide, sekretäride ja büroojuhtide ning teabe- ja dokumendihaldurite töökohtadele.

OSKA plaanib COVID-19 viirusest põhjustatud kriisi mõju erinevatele ametialadele lähemalt uurida sügisel, kuid juba praegu saab välja tuua, et tekkinud olukord on tehnoloogia kasutuselevõttu veelgi kiirendanud. Elektroonsed dokumendid, IT-põhised dokumendihalduse süsteemid ja digiallkirjastamine olid organisatsioonides igapäevaseks normaalsuseks juba varemgi.

Eriolukorraga seoses kasvas hüppeliselt vajadus erinevate kaugtöö lahenduste ning virtuaalsete meeskonnatöö platvormide kasutamise järele. Eurofoundi aprillikuise küsitlusuuringu tulemuste järgi jäi 36,1% Eesti tööinimestest kriisi tõttu töötama kodust. Päris kindlasti kuulusid sekretärid ja dokumendihaldurid meeskondadesse, kes pidid muutunud oludes aitama korraldada kiire ülemineku kaugtööle, vajalike tehniliste lahenduste ja vahendite leidmise ning pakkuma kolleegidele kõikvõimalikes küsimustes kasutajatuge ning juhendamist. Samuti kujunes varasemast tehnoloogilisemaks kontakti loomine, inimestega suhtlemine ja info vahetamine, mis on olnud ja jääb ka tulevikus administratiivtöö oluliseks osaks.

Üha enam kujundavad suhtlust erinevad IKT-lahendused, virtuaalse suhtluse tarkvarad, pilveteenuste kasutamine ning isegi sotsiaalmeedia rakendused. On järjest tavapärasem, et esmast informatsiooni organisatsiooni ja tema teenuste kohta ei küsita enam e-kirja ega telefoni teel, vaid ettevõtte Facebooki konto või suhtlusrakenduste, näiteks Messengeri kaudu. Viimase aja töökuulutusi sirvides võib näha, et ettevõtte sotsiaalmeediakontode haldamine on sekretäride ja assistentide tööülesannete loetelus muutunud tööandjate tavapäraseks ootuseks.

Ühe põneva proovikivi pakkus kriis siiski ka juba olemasoleva tehnoloogia kasutamisega seoses. Kuuldavasti kasvas sekretäride töös hüppeliselt lauatelefonide suunamise nõustamine. Ilmselt olid nii mõneski organisatsioonis lauatelefonide suunamise juhised jõudnud juba unustuse hõlma vajuda.

Mitmeotstarbelise assisteeriva töö osakaal sekretäritöös on kriisiga seoses kasvanud

Juba 2018. aastal administratiivtöö ekspertidega tehtud intervjuudest jäi kõlama, et seoses lihtsamate tööosade automatiseerimisega hakkab klassikalisele administratiivtööle lisanduma funktsioone muudest valdkondadest. Näiteks võib tuua andmekaitse ja infoturbe, müügi, turunduse, raamatupidamise ja personalitööga seotud ülesanded või töötajate tervise edendamisega tegelemise. Eriolukorra ajal tuli sekretäridel ja assistentidel senisest enam lahendada ka töökeskkonnaga seotud tervisekaitse küsimusi.

Kuidas korraldada ettevõtte kontori või muude üksuste piisav desinfitseerimine, kuidas tagada vajalike kaitsevahendite, näiteks maskide ja visiiride olemasolu, millised juhised kehtestada organisatsiooni tööruumides töötamisele ja kuidas tagada kehtinud 2 + 2 reegli täitmine, kuidas pidada vajalikke koosolekuid, kuidas suunata klientide ja külaliste liikumist? Olukorras, kus kardetakse kroonviiruse teist lainet ning võimatu pole uute viiruste levik tulevikus, on päris kindel, et teadmised tervisekaitsest ja hügieenist on sekretäri- ja assistenditöös järjest olulisemal kohal.

Paljud eksperdid on avaldanud arvamust, et tõelisi kriisi mõjusid majandusele hakkame nägema alles sügisel ning järgmisel aastal. Varasemate raskete aegade kogemus näitab, et mida tugevamini kriis ettevõtteid tabab, seda enam saavad mõjutatud ka organisatsiooni tugifunktsioonidega seotud ametikohad. Kindlustunnet tuleviku suhtes aitavad aga kindlasti tõsta piisav uudishimu uue tehnoloogia vastu ja erialaste digioskuste arendamine ning valmidus õppida juurde tööks vajalikke teadmisi erinevatest valdkondadest, sh tervisekaitsest.

Tuleviku tööjõu- ja oskuste prognoosisüsteem OSKA koostab 2020. aasta lõpuks kõigil elualadel Eesti tööjõu- ja oskuste vajaduse prognoosid ning võrdleb neid pakutava koolitusega kutse- ja kõrghariduses ning täienduskoolitustes. OSKA personali- ja administratiivtöö ning ärinõustamise uuringuga saab tutvuda OSKA kodulehel.

Jaga lugu
Sekretar.ee toetajad:
Liina LeitenSekretar.ee ärijuhtTel: 51 84 004
Cätlin PuhkanSekretär.ee reklaami müügijuhtTel: 53 315 700