Autor: Sekretär.ee • 22. jaanuar 2021

Paljude dokumentide säilitustähtajad leiab seadustest. Nii sätestab raamatupidamise seadus, et raamatupidamise algdokumenti peab säilitama seitse aastat alates selle majandusaasta lõpust, kui majandustehing raamatupidamisregistris kirjeldati. Töölepinguseadusest aga leiame töölepingute säilitustähtaja - kümme aastat töölepingu lõppemisest arvates. Sarjadele, mille säilitustähtaeg ei tulene õigusaktidest, tuleb see ise määrata. Selleks on vaja analüüsida tööprotsesse ja jälgida, et säilitustähtaeg kajastaks võimalikult täpselt dokumentide väärtust: nii praktilist kasutusväärtust kui ka tõendusväärtust. Arvestada tuleb ka dokumentide ja infosüsteemis hoitavate andmete omavahelisi seoseid.

Näiteks 20. novembril 2002. aastal vastuvõetud Raamatupidamise seaduse § 12 järgi peab raamatupidamise algdokumente raamatupidamiskohustlane säilitama seitse aastat alates selle majandusaasta lõpust, kui majandustehing algdokumendi alusel raamatupidamisregistris kirjendati.

•Raamatupidamisregistreid, lepinguid, raamatupidamise aruandeid ja muid äridokumente, mis on vajalikud majandustehingute arusaadavaks kirjeldamiseks revideerimise käigus, peab raamatupidamiskohustuslane säilitama seitse aastat, alates vastava majandusaasta lõpust.

•Pikaajaliste kohustiste või õigustega seotud äridokumente tuleb säilitada seitse aastat pärast kehtimistähtaja möödumist.

•Raamatupidamise sise-eeskirja tuleb säilitada seitse aastat pärast selle muutmist või asendamist.

•Käesoleva paragrahvi lõigetes 1−4 nimetatud dokumente ja andmeid säilitatakse masintöödeldavalt. Säilitatavate dokumentide ja andmete taasesitatavus kirjalikus vormis, lihttekstis loetavus ja tõendusväärtus peavad olema tagatud kogu säilitustähtaja jooksul. Dokumente ja andmeid võib säilitada muus püsivat kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis, kui raamatupidamiskohustuslasel ei ole dokumentide ja andmete masintöödeldavalt säilitamise võimalust ning selle võimaluse loomine nõuab temalt ebaproportsionaalselt suuri kulutusi või pingutusi.

Väljavõte Riigi Teatajast

Kuidas dokumente arhiveerida ja säilitada?

Paberdokumentide arhiveerimisel tuleb lähtuda konkreetsete dokumentide säilitustähtajast, kasutusvajadusest ja -sagedusest ning finantsilisest optimaalsusest. Avaliku sektori asutused, kelle tegevuses tekib arhivaale ehk arhiiviväärtuslikke dokumente, peavad nende korrastamiseks kasutama arhiivipüsivaid materjale ning lähtuma arhiivieeskirja ja Rahvusarhiivi juhiste nõuetest (näiteks lehtede nummerdamine, kõikide metallklambrite eemaldamine jne). Pikaajalise (üle 10 aasta) säilitustähtajaga paberdokumentide arhiveerimisel peaksid kasutatavad arhiivitarvikud olema kvaliteetsemad kui lühiajalise säilitustähtajaga dokumentide puhul.

Nõuded digitaaldokumentide säilitamisel

Pikaajalise säilitustähtajaga digitaaldokumentide puhul on tähtis vajaliku tarkvara olemasolu teabe kättesaamiseks ehk faili avamiseks, kuna digitaaldokumendi loomiseks kasutatud tarkvara võib teatud aja pärast käibelt kaduda.Seega just üle 10-aastase säilitustähtajaga tuleks kohe arhiivivormingus luua või siis viia arhiivivormingusse. Arhiivivormingud leiab arhiivieeskirja lisast 1 – näiteks tekstidokumendi puhul on need PDF, TXT, XML ja fotodel TIFF ning PNG. Samas puudub arhiivivorming MS Exceli puhul. Vähemmahukad ja valemiteta tabelid on võimalik salvestada PDF-formaati või luua tabel Wordis. Arhiivivormingute kasutamine aitab tagada ka digitaaldokumendi säilimise autentse, usaldusväärse ja terviklikuna.

Digitaaldokumentide säilitamisel tuleb arvestada ka andmete kasutajate võimalusi, erinevaid riske ja maksumust. Samuti peab jälgima isikuandmete kaitse ja infoturbe nõudeid. Ka mitmed eraarhiivid pakuvad digitaalset arhiveerimisteenust avaliku- ja erasektori organisatsioonidele ning eraisikutele. Juurdepääsu andmetele on võimalik tagada näiteks online-keskkonnas ID-kaardi põhiselt. Digitaalsesse arhiivi saab arhiveerida digitaalset infot ja digitaliseerida paberkandjal olevat infot. Pakutakse ka digitaalsete dokumentide majutusteenust majutuskeskkonnas või infosüsteemides, mis luuakse vastavalt tellija soovile nn rätsepatööna. Pilveteenuse kasutamise peab aga hoolega läbi mõtlema, et ei tekiks vajalike andmete kadu või leket.

Pikaajalise säilitustähtajaga digitaaldokumente säilitamise üheks võimaluseks on elektroonilise dokumendihaldussüsteemi arhiivikomponent. Sageli hoitakse neid ühiskasutusega võrgukettal, kuid siis peab olema tagatud ka varundamine. Andmekandjate valikul digitaaldokumentide säilitamiseks on riskide vältimiseks vaja see põhjalikult läbi mõelda. Võimalik on kasutada näiteks väliseid kõvakettaid, magnetlinte, DVD-sid või CD-sid lühiajalise säilitustähtajaga digitaaldokumentide puhul, kuna nende eluiga on 4-5 aastat.

Dokumentide turvaline hävitamine

Dokumendid tuleb hävitada nii, et dokumentides sisalduvat teavet ei saaks pärast hävitamist enam taasesitada. Selleks on tarvis läbi mõelda hävitamise meetod, lähtudes dokumendi andmekandja tüübist ja konfidentsiaalsusastmest. Muidu võib isikuandmeid või ärisaladust sisaldavate dokumentide sisu saada avalikuks.

Hävitamisega peaks kindlasti tegelema regulaarselt, et ära hoida dokumentide kuhjumine kontori- ja arhiiviruumides ning serverites. Dokumente hävitamise sagedus sõltub aastasest dokumentide juurdekasvust ja vaba hoiupinna olemasolust. Dokumentide hävitamiseks määratakse kõigepealt kindlaks hävitamisele kuuluvad dokumendid, eraldatakse ülejäänud arhiivist, koostatakse hävitamise dokumenteerimiseks hävitamisakt ja hävitatakse dokumendid.

Vaatamata säilitustähtaja möödumisele peab enne dokumentide hävitamist olema teadmine, et nende hulgas pole dokumente, millel on veel säilinud kasutus- või tõendusväärtus (väärtus õiguslike toimingute teostamisel või nende seaduslikkuse tõendamiseks). Kuigi dokumentide loeteluga on dokumentide säilitustähtajad määratud, võib vahetult enne hävitamist selguda, et dokumente läheb siiski veel vaja. Näiteks ühe sarja dokumentide hävitamisel võivad mõne sellega seotud sarja dokumendid või andmebaasis sisalduvad andmed muutuda mõistetamatuteks või raskesti kasutatavateks.Siis peaks mõtlema sarja säilitustähtaja pikendamisele.

Dokumentide hävitamise erisused avaliku sektori asutustes ja eraettevõtetes

Eraettevõte juhindub enda kehtestatud dokumentide loeteluga kehtestatud sarjade säilitustähtaegadest. Kui aga dokumentide loetelu koostatud ei ole, peab näiteks raamatupidamis- ja finantsdokumentide ning töölepingute puhul ikkagi järgima seadustes (näiteks raamatupidamisdokumentide kohta) sätestatud säilitustähtaegu.

Avaliku sektori asutused juhinduvad dokumentide hävitamisel arhiivieeskirjast, kusjuures rangemad nõuded kehtivad asutustele, kelle tegevuses tekib arhivaale ehk arhiiviväärtuslikke dokumente. Avaliku sektori asutused peavad dokumentide hävitamise dokumenteerima, kuid seda tuleks kindlasti teha ka eraettevõtetes, et tagada selgus arhiivihalduses. Hävitamisaktis peavad olema andmed hävitatavate toimikute/dokumentide koosseisu, hulga ja teabekandja kohta ja millisel viisil, millal ning kelle poolt need hävitatakse.

Paberdokumentide hävitamiseks on turvaline kasutada hävitamisteenust. Mugav on lasta paigaldada kontorisse paberikoguja, kuhu visatud dokumente ei pea sorteerima, arhiveerimisklambreid ja toimikukaasi eemaldama.

Reegel peaks olema, et säilitustähtaja möödumisel hävitatakse kõik dokumendid, olenemata teabekandjast ja andmete asukohast. Nii tuleks dokumendihalduse hea tava kohaselt elektroonilisest dokumendihaldussüsteemist kustutada ka failid, kui vastav paberkandjal toimik on eraldatud hävitamiseks. Arvestama peab, et kasutades digitaaldokumendi kustutamiseks arvutist klahvi DELETE, kõrvaldame ainult juurdepääsu failile, kuid andmed säilivad ja neid saab teatud programme kasutades ka tavakasutaja hõlpsasti lugeda. Õige oleks failide kustutamiseks kasutada ülekirjutusprogramme.

Allikas: Riigi Teataja ja Sekretär.ee