Autor: Ruti Einpalu • 12. märts 2021

Ületöötamine – ühe juhi lugu

Üks mu coachingu kliente ütles mulle hiljuti, et aegajalt tundub talle, et tema organisatsioon on üles ehitatud ületöötamisele ja tööstress aina kerib. Kas ületöötamine pole mitte refrään, mis pidevalt kordub meie eludes juba Tammsaare aegadest?

Coach ja koolitaja Ruti Einpalu
Autor: Kristiina Männik-Kivi

Panin kirja ühe juhi mõtted, kelle juhiks kujunemist ja karjääri olen viimase 25 aasta jooksul näinud ja kes on ületöötamise teema taltsutanud. Sellega on ta olnud mulle suureks eeskujuks. Ehk leiad ka enda jaoks midagi.

Proloog – ületöötamine

Juhiteekonna algus – 1996

Usun, et kõige efektiivsem viis noore juhi jaoks saada heaks juhiks on omada head eeskuju. Ja siis loomulikult eeskuju pealt targalt „kopida“. Minu jaoks oli selliseks inimeseks minu ema. Temast kui juhist peeti lugu, ta oli võimas, teda ei räägitud taga, inimesed tahtsid temaga koos töötada. Ta oli tõeliselt pühendunud, ta armastas oma tööd ja pidas lugu oma inimestest. See oli nõukogude aeg – sovhoosid ja kolhoosid. Ja siis me ikka kogu perega lugesime rajoonilehest, kuidas ema oma inimestega sai esimestena heina kokku või lõpetas esimeste seas teraviljakoristuse. See oli tema jaoks auasi. See oli soov olla võitjate seas ja anda koos oma inimestega parim. Parimat andes ta lihtsalt võitis ja tema inimesed võitsid koos temaga. Nad tegid seda koos. See oli see, mida ma kodus nägin. Ja see oli mulle heaks eeskujuks.

Valgustusmoment

Selles loos oli ka vastuoluline koht nagu elus ikka. Loomulikult tegi ema hullult tööd ja isa ka. Nende elu lõppes põhimõtteliselt sellel hetkel kui nad enam tööd ei teinud ja pensionile jäid. Siis nad kukkusid kokku. Võib öelda, et ühe aastaga jäid 10 aastat vanemaks. Selleks hetkeks olin ma juba kümmekond aastat juht olnud.

See oli mingis mõttes valgustusmoment mu elus. Ma olin lootnud, et saan neile pakkuda elamistväärivat ja toredat pensionipõlve, aga ma ei saanud. Ja ma otsustasin, et nii ei tohi minuga juhtuda, et töö võtab 90% mu elust. Sellest olen ma juhindunud – tööd tuleb teha südamega, aga ei tohi võtta liialt südamesse. Elu ei ole pelgalt töö. Otsustasin, et mina ei tohi ületöötada.

Tippjuhi rutiin

Tänane päev

Ma alustan oma tööpäeva hommikul kell 7 ja lahkun töölt kell 16 ja nii juba umbes 8 aastat. Loomulikult tuleb ette ülekoormuse perioode, kui ma sellest kinni ei pea. Mitte et ei suuda kinni pidada, vaid planeeringi teha rohkem. Mõned sellised perioodid korduvad regulaarselt (näiteks järgmise aasta finantsplaani ettevalmistus sügiseti) ja ma tean neid ette, mõned on ühekordsed olulised projektid. Aga põhimõtteliselt olen ma töölt läinud kella 16-ks. Kõik mu kolleegid teavad seda ja arvestavad sellega.

Kalender

Esimene nähtav tööriist selle saavutamiseks on minu kalender. Seal on absoluutselt kõik kirjas hommikust hilja õhtuni välja – isiklikud asjad ja tööasjad. Ja ma olen aru saanud, et kui kalendris on kirjas ka minu tööväline elu, siis saab ka see elatud.

Hommikul kella seitsmest üheksani tegelen ma sisuasjadega. Siis on rahulik, ma saan segamatult süveneda, olen värske ja kiire. Alates kella üheksast saavad teised mulle koosolekuid broneerida, aga loomulikult ajaaukudesse. Ja ma planeerin ette ka aja seisukohtade väljakujundamiseks, ettekannete ja koosolekute ettevalmistamiseks jne. Olen öelnud, et kui on sõjaolukord, siis kolleegid võivad minu ettevalmistusajast üle sõita. Õhtul ma ei tööta. Ma küll vaatan oma kirjakasti, aga 90% juhtudest ma ei vasta, vaid teen seda järgmisel päeval.

Kirjakast

Mul on põhimõte, mida järgin juba kümmekond aastat – nimelt püüan ma kõikidele kirjadele vastata võimalikult kiiresti: kui saan, siis kohe, hiljemalt päeva jooksul. Kui asjad seisavad minu taga, siis seisab kogu organisatsioon ja seda ma ei taha.

Plahvatusohtlikud teemad

Ühe asja olen ma ära õppinud: kui kiri „kütab mind üles“ ja ma tunnen, et mu vererõhk tõuseb, siis ma ei vasta, vaid hoian end tagasi. Sama põhimõtet järgin ka koosolekutel. Ma olen öelnud oma inimestele, et kui nad tulevad radioaktiivse teemaga, siis oleks parem, kui nad seda teemat mulle veidi varem „tilgutavad“, et ma saaksin valmistuda. Ma tean, et ma jäigastun, kui info on minu jaoks uus ja äkiline. Ma vajan aega, et seda seedida.

Ülekoormus

Kui mu laual on liiga palju asju, siis ma olen ära õppinud selle, et kõigi asjadega ei tule kohe tegelda. Aus on öelda, et saan aru, et see on oluline, ma saan selle ette võtta kahe kuu pärast. Ja midagi hullu ei juhtu. Tegelikult selliseid olukordi juhtus seitsme aasta eest, kui ma alustasin tänases ametis, täna on seda harva.

Minu juhtimispõhimõtted

Ma saan selgelt aru, et ma saan endale lubada normaalseid tööpäevi, sest minu meeskond ja organisatsioon töötab õlitatult ja seal on kõigil oma oluline roll. Kui seda ei oleks, ei aitaks kalendri ja aja planeerimine midagi.

Eeskujuks olemine ja eestvedamine

Noore juhina alustades tundsin, et keegi on mind usaldanud ja näinud minus potentsiaali. Mulle oli väga oluline oma tegudega tõestada, et ma olen usaldust väärt ja suudan enamat. Püüdsin kõike ise ees teha, mida ootasin teistelt. Olla eestvedaja sõna otseses mõttes ja inspireerida eeskujuga. Ja nii juhtus tõesti see, et meie tooteid ei müünud mitte ainult klienditeenindajad, vaid ka turvamehed ja isegi meeskonnaliikmete pereliikmed. Kõik tahtsid võitjad olla. Aasta oli 1996.

Tegelikult toimin ma täna täpselt samamoodi. Meil on praegu üks oluline projekt algamas ja eile õhtul said kümmekond inimest selle kohta esimest infot. Täna hommikul Teamsi koosolekul ma tundsin reaalset energiat, kuidas nad kõik on tulnud selle uue projekti pardale ja tahavad teha. Nad tahavad teha OLULIST asja. Ja see kõik toimib iseenesest. Mul ei ole vaja kedagi tagant tõukida, utsitada.

Ma arvan, et kui inimesed näevad, et juht ei jaga korraldusi, vaid on ise eestmineja ja ise inspireeritud pannes kogu oma näo ja energia mängu, siis nad teevad sama.

Väljak ja ühine mäng

Mulle meeldib kasutada mänguväljaku metafoori. Igal meeskonnaliikmel on väljakul oma nurk, mille eest ta vastutab. Mitte mina juhina ei tee kõike, vaid igal mängijal on oma roll ja osa. Täna hommikul näiteks, kui 10 inimest tuli „pardale“, siis me leppisime kokku mis on kelle roll ja vastutus, mida tal vaja on selle rolli täitmiseks ja kuidas see haagib teiste rollidega. Me jookseme piltlikult väljendades väljakul koos täites igaüks oma ülesannet ja olles samal ajal seotud ja haagitud üksteisega. Me oleme kõik pildil ja me kõik võidame. See on meie kõigi võimalus.

Meeskonnaliikmete potentsiaal

Inimeste potentsiaal on enneolematult suur. Tänases töökohas on mul olnud vajadus teha väga suuri muudatusi, eriti alguses. Mõnikord ma mõtlen tagasivaates, et ma alustasin inimestega, kes olid viimased 7 aastat külmkapis istunud ja teinud põhimõtteliselt ühte ja sama asja. Tänaseks on enamik nendest täielikult selle uue kultuuri kandjad, mida me koos ehitame. Aga mitte ainult kandjad, vaid ka eestvedajad. Kui ma hakkasin nendega rääkima, siis inimesed sulasid lahti ja muutus toimus kahe kuuga – tahe teha enamat oli kõigil olemas. See justkui ootas võimalust. Ma mõnikord siiamaani imestan selle üle. Loomulikult pidin ma selle saavutamiseks ise ehedalt uskuma seda eesmärki ja teekonda, kuhu ma neid kaasa kutsusin.

Vastutus, vabadus ja enesekontroll

Igaühel on väljakul oma roll ja vastutus. Mäng selles rollis on igaühe kujundada ja luua. Kui kellelgi on vaja teha otsus oma valdkonnas, siis on oluline kõik meeskonnaliikmed ära kuulata, aga lõplik sõna jääb vastutajale. See annab inimestele tiivad, sest nad tunnevad, et nad on platsil täieõiguslikud mängijad. Neil on vabad käed oma valdkonda kujundada, nad näevad, et nendest sõltub. See avab inimeste potentsiaali. Minu roll on usaldada, julgustada, eest vedada, aga mitte kontrollida, üle vaadata, otsustada nende eest. Ma tahan küll olla kursis, aga ma ei sekku.

Tegelikult nõuab see mingitel hetkedel minult päris korralikku enesekontrolli, sest loomulikult on ka mul oma arvamus ja loomulikult meeldiks mulle kui asju tehakse nii nagu mina arvan. Aga ma olen enda jaoks selle sõnastanud nii, et see ei ole mäng mõisa peale. Seega ma ei suru oma arvamust peale, vaid ma lasen neil oma valdkonda ise kujundada. Ma lihtsalt usun oma inimestesse. Ja tegelen enesekasvatamisega. Väga praktiliselt võttes annab see mulle normaalse pikkusega tööpäevad.

Tähendusega töö

Tänu sellele, mida me teeme, on elu Eestimaal elatavam. Sellel tööl on mõte ja tähendus ja siit algab kõik pihta. 7 aastat tagasi alustasime oma arutelusid oma töö mõtestamisega ja tähenduse loomisega. See on meie vundament. Me oleme võitjad ja me võidame koos. Meil kõigil on sellel väljakul ja selles mängus oma roll.

Epiloog – Ületöötamine

Ma loodan, et inimesed saavad kunagi öelda nii: „Me tegime seda koos. Seal tõesti sõltus minust midagi. Seal oli minu elu võimalus. Me ei töötanud üle, sest meie tiim mängis kokku. Me tegime seda nii, et ka meie elu muud tahud said elatud“.

Tööstress on alati kohal, eriti praegu. Peaasi, et oleks rõõmu koostegemisest.

Allikas: Ruti Einpalu blogi

Jaga lugu
Sekretar.ee toetajad:
Elis VaiksaarSekretar.ee ärijuhtTel: 5613 9851
Cätlin PuhkanSekretär.ee reklaami müügijuhtTel: 53 315 700