Autor: Pille Mändmets • 1. juuni 2021

Toimiv tagasiside viib edasi ehk kuidas tagasiside päriselt tööle panna?

Tagasiside peaks olema usaldusväärse organisatsioonikultuuri üks alustalasid ja igapäevatöö loomulik osa, mitte mõlemale osapoolele ebamugavust valmistav tegevus. Milline on töötav tagasiside ja kuidas seda jagada?

Pille Mändmets, Elisa müügikvaliteedi juht
Autor: Viktoria Kivimägi

Igaüks on meist pidanud tagasisidet andma. Vahel võib see olla lihtsam, vahel keerulisem. Igal juhul peab see olema väga läbimõeldud protsess ning seda hoolimatult või mõtlematult tehes võib öelduga teha rohkem kahju kui kasu.

Ka minu igapäevatöö lahutamatu osa on tagasiside andmine. Müügikvaliteedi juhina on mu ülesanne teha järjepidevat koostööd juhtidega, kes omakorda peavad oma inimeste tegevusele tagasisidet jagama.

Siin on mõned nõuanded, kuidas oma mõtteid paremini väljendada ja teistele peegeldada:

Too näiteid, viita konkreetsetele faktidele

Hea ja toimiva tagasiside kuldreegel on, et öeldu peab olema aus ja põhinema konkreetsetel faktidel, näidetel ja argumentidel. Hoidu andmast tagasisidet, mis põhineb kuulujuttudel „ma kuulsin, et sa...” või üldistustel „sa kogu aeg teed nii”. Selline umbmäärane jutt võib anda hoopis vastupidise efekti. Seega ole hetkes kohal, märka detaile, millele saad tugineda. Nii muutub ka öeldu detailsemaks ja konkreetsemaks.

Pane tagasiside saaja ise rääkima

Veelgi parem on, kui julgustad teist osapoolt ennast olukorda analüüsima. Näiteks, kui annad konstruktiivset tagasisidet töötajale mõne konkreetse klienditeeninduse situatsiooni kohta, küsi, kuidas töötaja ise olukorda hindab. Mängige läbi, kuidas oleks saanud teha teisiti. Mis oli hästi? Mida oleks võinud teha paremini? Mida saab sellest õppida? Sellisel viisil paned tagasiside tõesti tööle ja inimese enda kaasa mõtlema. See on tunduvalt efektiivsem viis öeldu kinnistamiseks, kuna inimene analüüsib enda tegevust hoopis põhjalikumalt ja võtab selle eest ise vastutuse. Alles seejärel, kui oled kaaslase mõtted ära kuulanud, jaga enda omi. Kitsaskohtade kõrval proovi võimalusel välja tuua ka midagi positiivset.

Leia õige aeg tagasiside andmiseks

Hea tagasiside on ka kohene ja vahetu. Ära jäta seda ootele ega viivita mitu kuud. Kord aastas toimuvad arenguvestlused ei ole ainuke võimalus tagasiside andmiseks. Pigem tee seda kohe värskelt peale konkreetset olukorda. Lisaks on hea võimalus avatult rääkida ja oma mõtteid peegeldada iganädalastel/kuistel 1:1 vestlustel oma inimestega. Ära alahinda selliste arutelude olulisust. Aga ka siis tuleb tagasisidet anda toetudes konkreetsetele näidetele. Loomulikult tasub ka hinnata ajastuse sobivust. Kui näed, et kaaskõneleja on „liimist lahti” või häiritud, tema tööpäev on läinud allamäge, leia mõni muu sobiv hetk ning koht, kus rahulikult vestelda. Samas jällegi võib sellisel keerulisel hetkel antud soovitus või eesmärgi meelde tuletamine aidata komistuskivist üle ja “päästa päeva”. See on tunnetuslik ja juht peaks kaaluma, mida on sellises olukorras targem teha, et töötajat toetada.

Anna tagasisidet tööle, mitte isikule

Töösituatsioonides tagasisidet andes tuleb seada professionaalsed suhted isiklikest (sõprus)suhetest ettepoole. Jaga vastukaja tehtud tööle, mitte isikule või sõbrale. Mõtle ka enda rollile. Kas annad tagasisidet otsese juhina või mõne kõrvalseisva spetsialistina. Loo kontekst ja selgita, mis on sinu ülesanne ja mis positsioonilt sa oma mõtteid jagad.

Küsi ka enda tööle tagasisidet

Enda tegevusele vastukaja küsida on paljude jaoks hulga keerulisem, kui kellelegi teisele tagasisidet anda. Mida aasta edasi, seda rohkem olen ka ise hakanud oma tegemistele tagasiside paluma. Ootan seda ka enda juhilt. See võibki olla alguses karm, olen seda ka ise kogenud. Öeldut võib olla raske vastu võtta. Kuid mida rohkem harjud enda tegevusi analüüsima kõrvalseisja sõnade kaudu, seda enam soovid areneda. Kui seda ei julgeta teha, siis ei toimu ka edasiliikumist. Ja vastasel juhul sa ju ei teagi, kus sa enda arenguga täpselt oled. Seega ole avatud ja näita välja, et sulle lähevad korda teiste soovitused ja mõtted. Tagasiside küsimine aitab ka lahendada üleskerkinud pingeid või möödarääkimisi ning loob hea sisekliima.

Niisiis, peegeldagem üksteisele rohkem oma mõtteid ja andkem tagasisidet nii tööl kui ka eraelus. Inimesed vajavad nii tunnustust kui ka konstruktiivset tagasisidet. See aitab kaasa enesearengule ning mõista, kas ollakse õigel teel. Tagasiside viib edasi.

Loo autor: Pille Mändmets, Elisa müügikvaliteedi juht

Jaga lugu
Sekretar.ee toetajad:
Elis VaiksaarSekretar.ee ärijuhtTel: 5613 9851
Cätlin PuhkanSekretär.ee reklaami müügijuhtTel: 53 315 700