Autor: Sekretär.ee • 2. juuli 2021

Automaatvastus algab alati tervitusega. Kuna üldiselt pole adressaat tavaliselt teada, siis võiks olla tervituseks võimalikult neutraalne sõna, näiteks tere. NB! Tere taha lisa kas hüüumärk või üldse mitte midagi, kuid pea meeles, et koma tere taha ei käi.

Lisaks tuletame meelde, et automaatvastuses pole vaja üldiselt vastuse saaja ees vabandada. See, et inimene puhkab, käib töölähetuses või vahetab töökohta, on üks tavalistest tööelu protsessidest ning selle eest pole tarvis andestust paluda. Selle asemel võiksid kirja eest hoopiski tänada.

Ohtralt häid soovitusi leiad Juhiabi teabevarast.

Loe lähemalt SIIT!

Pärast tänu avaldamist võiksid lisada põhiteave. Näiteks annad teada kirja saatjale, et kirja saaja on töölt eemal. Ametikirjades võid ka põhjendada, mis on sinuäraoleku põhjuseks, kuid see pole kirja saatja seisukohalt kõige olulisem info ning seepärast võiks olla põhjendus väga põgus. Kõige olulisem on teada anda, millal otsitav inimene tööpostile naaseb. Samuti oleks hea nimetada, kas äraoleku ajavahemik (kuigi automaatvastuse saaja jaoks pole alguskuupäev ehk kõige vajalikum teave) või naasmispäev. Kui vahetad töökohta ning lepid oma tööandjaga selles ka eelnevalt kokku, võid teatada kirjas ka oma äraminekust.

Mõned lihtsad näited:

Viibin puhkusel 1.-30. juulini.

Olen kontorist eemal ning saan kirjadele vastata alates 30. augustist.

Viibin välismaal ning olen tagasi 30. augustil.

Viibin 4. septembrini töölähetuses ning saan e-kirjadel silma peal hoida korra päevas.

Viibin täna, 10. novembril, ametiasjus kontorist väljas ega saa teie kirjale vastata.

Alates 3. aprillist ei tööta ma enam ettevõttes AS Metsamees.

Vahel võib kirja saatja küsimus olla nii kiire, et tal pole võimalik adressaadi naasmist ära oodata. Sellisteks puhkudeks tasub autmaatvastusesse lisada ka teave selle kohta, kes teda sinu ära olemise ajal aidata võiks. Peale nime peab teave sisaldama ka abiandja kontaktandmeid.

Kui pead oma tööülesanded ära jagama mitme inimese vahel, võiksid lisada kirjale ka kõigi oma asendajate kontaktandmed. Mõnikord jäetakse eriti kiirete küsimuste lahendamiseks ka oma isiklik telefoninumber, kuid seda ei tasu siiski kuritarvitada. Töökoha vahetamise puhul tasub lisada kirjale oma kontaktandmed.

Näide:

Kiiretes küsimustes võtke ühendust Mati Moosiga ([email protected], 632 5243.

Pakiliste asjade korral saatke mulle SMS telefonil 5312 6594. Küsimustes, millega kannatab nädala jagu oodata, pöörduge palun Mati Moosi poole ([email protected], 632 5243).

Erilehe ilmumise asjus aitab teid Kristi Moos ([email protected], 632 4491), veebiseminari korraldamise teemal Merike Saulep ([email protected], 632 9940).

Asusin tööle ettevõttesse AS Äripäev ning minu uued kontaktandmed on järgmised: [email protected], tel 5613 9851, Skype elis.vaiksaar

Tekstiosale järgneb viisakas lõputervitus: lugupidamisega, tervitades vms. Lisaks ei tasu unustada, et lõputervitussõna taha ei lisata ühtegi märki (praegu väga levinud koma kuulub hoopis teise keele lausesüsteemi). Juhul, kui automaatvastus lõpeb soovlausega, pannakse selle järele hüüumärk: Kõike head! Tänan!

Kõige lõppu tuleb allkirjavormel, mis võiks sisaldada nime ning ametinimetust. Vajaduse korral võib lisada asutuse nime, telefoninumbri vm.

Mati Moos

Juhiabi

AS Metsamees

Tel 632 5243