Autor: Janne Kerdo • 6. detsember 2021

Koosolekute protokollimine

Tallinna majanduskooli sekretäritöö valdkonna juhtivõpetaja Janne Kerdo sõnul tagavad koosolekud tõhusa kommunikatsiooni, kui need on eesmärgistatud, hästi ette valmistatud ning korraldatud.
Autor: Unsplash

Koosoleku eesmärk ning tegevuskäik

Koosoleku põhiliseks eesmärgiks on lahendada järgmisi ülesandeid:

• mis tuleb ära teha;

• kes teeb;

• millal;

• mis hinnaga;

• millist infot on vaja.

Koosoleku käik oleneb inimeste käitumisest koos¬olekul ehk sellest, milline on:

• ettekannete ja kõnelejate vastuvõtt;

• arutelude tõsidus;

• kontroll kodukorrast kõrvalekaldumise üle;

• tegelike kokkulepete saavutamine;

• otsuste vastuvõtmine.

Memo

Olulist infot saab vahetada ka aeganõudvate koosolekuteta. Memo lihtsustab teabevahetust organisatsioonis ja informeerib huvitatud isikuid sellest, mida nad peaksid teada saama.

Memo on informatiivne dokument, milles dokumenteeritakse ja kajastatakse toimingud, mida ei ole vaja protokollida, nt kohtumised, külaskäigud, otsused ja kokkulepped.

Memo võib olla arhiveeritav dokument ehk selles kajastatav peab hilisemate probleemide vältimiseks olema võimalikult objektiivne. Soovitatav on koostada memo näidis.

Koosoleku protokollimine

Protokoll tuleb koostada, kui

• organisatsioonil on kohustus dokumenteerida oma tegevus, näiteks koosolekud, või kui

• koosolekute protokollimine on organisatsioonis otsustatud.

Protokoll on edasise tegevuse kavandamise abivahend, mis koostatakse koosolekul vastu võetud otsus(t)e fikseerimiseks. Protokoll kajastab koosolekul räägitut ja vastu võetud otsuseid.

Protokoll peab olema kooskõlas dokumentidele kehtestatud põhinõuetega: arvestada tuleb dokumentide vormi- ja sisunõudeid. Koosoleku protokollimise probleeme saab kindlasti vähendada hea ettevalmistuse, korralduse ja koosolekule järgneva tegevusega. Arvestada tuleb, mis on protokolli eesmärk ja kellele see on suunatud.

Protokollimise võivad teha raskeks järgmised probleemid:

• koosolekul puudub eesmärk, ei teata päevakorda ega teemasid;

• koosoleku juhataja ei oska koosolekut juhtida;

• koosolekud venivad, algus hilineb, aega jääb väheks;

• ei võeta vastu otsuseid või otsustele ei järgne ¬tegevus;

• puuduvad protokollimise ühtsed nõuded, teadmised protokollimisest;

• ei tutvustata osalejaid.

Protokoll peab olema autentne, usaldusväärne, terviklik ja kasutatav. Avalikus sektoris on protokollid kättesaadavad, v.a protokollide need osad, milles on seadusega piiratud andmeid.

Millised on protokollija põhikohustused? Millised on peamised porotokollimise viisid? Kuidas koostada protokolli ning millised on kõige suuremad eksimused seda tehes? Just nendele küsimustele leiad vastused täispikast artiklist, mida saad lugeda Juhiabi teabevarast, kust leiad veel hulgaliselt juhiabi tööks vajalikke nõuandeid.

Loe täispikka artiklit SIIT.

Jaga lugu
Sekretar.ee toetajad:
Liina LeitenSekretar.ee ärijuhtTel: 51 84 004
Cätlin PuhkanSekretär.ee reklaami müügijuhtTel: 53 315 700