Autor: Ruti Einpalu • 2. veebruar 2022

Koosolekute juhtimine

Erinevate organisatsioonidega töötades olen tähele pannud, et koosolekute efektiivsuse teema kuulub probleemide maailmaklassika hulka. Koosolekuid on ikka liiga palju ja parema ajakasutuse huvides tehakse sageli samal ajal „olulisemat“ tööd arvutis.
Kuidas käivitada ja hoida töös uut võrgustikku või projektimeeskonda?
Autor: Unsplash

Tihtipeale on koosoleku eesmärk läbi mõtlemata või on koosoleku ainus funktsioon info vahetamine. Allpool olen kirjeldanud ühe juhi mustrit projektikoosolekute läbiviimisel (ilma võimuta juhtimisel) ja oma tiimi nädalakoosoleku läbiviimisel (võimuga juhtimisel). Teksti sees on peidus rida linke, kust saad huvi korral lisainfot uurida. Soovi korral saad minu kaudu selle juhiga kogemusi vahetada.

Kuidas käivitada ja hoida töös uut võrgustikku või projektimeeskonda

Olukorra kirjeldus

Suur maatriksorganisatsioon. Juhi juhtida on mitmed erinevad projektid ja nende kõigiga kaasnevad võrgustikud läbi terve organisatsiooni. Juhi ülesanne on (ilma otsese võimuta) aidata inimesed koostööd tegema ja üksteisele sisulist tagasisidet andma ühise eesmärgi nimel. Ühe konkreetse võrgustiku liikmete arv võib varieerida 15-25 vahel.

Projektimeeskonna koosolekute süsteem

Juht juhib võrgustikke valdavalt 2-2,5 tunniste kuukoosolekute kaudu, millel on kaks eesmärki: hoida inimesi koos meeskonnana ja lahendada/otsida ideid konkreetsetele sisu- ja arenguteemadele. Vajalik infovahetus toimub kirjalikult elektrooniliste kanalite kaudu ja EI OLE koosoleku osa.

Koosoleku ruumipaigutus ei ole tavapärane ja koosoleku jooksul seisavad osalejad aegajalt püsti ja muudavad oma asukohti. Arvutit ei kasutata, selle asemel on pabertahvlid, markerid ja post-it paberid. Koosoleku dokumenteerib nende põhjal hiljem juht. Kõik detailid on eelnevalt koosoleku juhi poolt läbi mõeldud. Juhi ettevalmistus võib võtta kohati isegi kuni 16 tundi.

Projektimeeskonna koosoleku ülesehitus: jäälõhkujad (icebreaker) – arutelud – tagasiside (check out)

Juht alustab kuukoosolekut sissejuhatava ülesandega – „jäälõhkujaga“, mille eesmärk on see, et inimesed oleksid 100% kohal, häälestuksid uuele teemale ja avaneksid. Eriti olulised on jäälõhkujad uue projekti ja võrgustiku startimisel. Juht kasutab harjutusi ka koosoleku jooksul vastavalt sellele, kuidas lisanduvad uued teemad või siis otsitakse vastust vastandlike seisukohtadega probleemidele. Arutelude korraldamisel järgib juht sageli õppimise ja arengu toetamise ühte põhimõtet „üksi-paaris-ühiselt“ („think-pair-share“). Näide allpool tekstis.

Mõned ülesannete näited:

Jäälõhkuja näide – „tujukaardid“. Valitseb kokkulepe, et kõik on sisulised ja ei valgu laiali. Kõik koosolekul osalejad valivad ühe tujukaardi ja kirjeldavad oma meeleseisundit selle abil. Reaalsuses valitakse nii positiivseid tundeid kui ka raskemaid tundeid ja järjest enam võib kohata kaarti „läbipõlenud“. Juht kommenteerib, et vaatamata sagenevatele rasketele tunnetele on õhkkond konstruktiivne ja positiivne. Oma meeleolu teadvustamine aitab seda paremini juhtida ja juhil grupi hetkeseisu tervikuna mõista.

„Isikliku ajaloo“ harjutus – juht palub igal inimesel 15 minuti jooksul paberile kirja panna oma mõtted mingil teemal (think). Teema on ühel ja samal ajal inimest avav ning koosoleku teemaga seotud. Näiteks – minu selle aasta põnevaim väljakutse, minu varasem kogemus projekti teemadega sarnastes teemades, miks mulle see projekt meeldib jne. Edasi jagavad tiimiliikmed oma mõtteid erinevate paarilistega (pair), üks küsimus ja üks paar, seejärel vahetus ja sealt edasi teeb igaüks kõigile lühikese kokkuvõtte olulisemast (share). Ülesehitus järgib „think-pair-share“ põhimõtet. Juht kommenteerib, et kui paberile kirjapandu võib olla mõnikord pinnapealne, siis arutelu paarilisega läheb oluliselt sisulisemaks. Individuaalne kirjutamine on vajalik, et inimesed tooksid välja oma seisukoha, mitte ei muutuks liiga konsensuslikuks.

Sotsiomeetrilised harjutused, näiteks väärtuste joon – annab võimaluse kuulata üksteist ka väga erinevate seisukohtade korral – juht sõnastab „olulise, sageli radikaalse väite“, näiteks: „selle institutsiooniga ei olegi võimalik koostööd teha“, märgib selle väite põrandal asuval mõttelisel joonel ja palub igal osalejal ennast asetada skaalale selle väite suhtes. Edasi „think-pair-share“ ja siis juba lahendusi otsima.

Üldistatult võib öelda, et harjutuste kasutamise eesmärk on konstruktiivselt välja tuua erinevad seisukohad ja ideed, lasta aur ja pinge välja ning asuda lahendusi otsima. Kuna tegemist on arendusüksusega, siis peavad ülesanded tagama piisavalt loova õhkkonna ja innustuse.

Kokkuvõtvalt võib öelda, et koosolek algab jäälõhkujaga (eesmärk usalduse loomine), keskel on sisulised arutelud muutuvates gruppides ja lõpus on check out (tagasiside) – kuidas see aeg, mis me siin koos veetsime, igaüht aitas, mis kasu ma personaalselt sain.

Juhi isikliku meeskonna nädalakoosoleku ülesehitus: sissejuhatus – järgneva perioodi fookus – kokkuvõte

Nädalakoosolek toimub nädala alguses. Koosoleku eesmärk on toetada tiimisuhteid ja eesmärgistada pikaajalist plaani nädala kaupa. Oluline on teada, et koosolekut juhitakse rotatsiooni korras, kasutades valge tahvli metoodikat.

Sissejuhatus keskendub tiimisuhete hoidmisele. Koosolek algab sellega, et iga tiimiliige räägib oma nädalavahetuse eredaimast muljest ja kleebib tahvlile post it-i, millele joonistab, milline tuju tal parasjagu on.

Edasi järgneb „valge tahvli metoodika“ abil lähiperioodi fookuse läbiarutamine. Arutelu eesmärk on fokusseerida ja tõlkida pikad eesmärgid lähinädalate tegevusteks. Ruumis, kus meeskond töötab, asub „seinasuurune“ valge tahvel. Iga inimene räägib oma töödest ja eesmärkidest. Kirja paneb selle valgele tahvlile kas roteeruv koosoleku juht või inimene ise. Tahvel on jaotatud lahtriteks, mida igal nädalal täidetakse:

•Igapäevased kiired ülesanded. Kes teeb? Mis on staatus?

•Pikemad eesmärgid ja mõõdikud

•Teemad, mis vajavad eraldi käsitlemist. Kes teeb? Kellega koos? Millal?

Tahvel on kogu aeg tiimiliikmete silme all. Igal koosolekul tõmmatakse maha tehtu ja see, mis pole enam oluline; alles jääb see, see mis on töös ja lisandub uus oluline.

Koosoleku lõpus teeb igaüks lühikese kokkuvõtte koosoleku kasust. Lisaks küsib koosoleku juht igalt osalejalt, kas ja kuidas on tuju muutunud viidates koosoleku algusele.

Kokkuvõtteks

Nüüd võid sa mõelda, et tõenäoliselt on see mingi teistsugune innovaatiline organisatsioon, kus kasutatakse selliseid meetodeid läbivalt. Tegelikult on tegu täitsa tavalise organisatsiooniga. Aga selles on sul küll õigus – sellised koosolekud ei ole tavalised ka selles organisatsioonis. Need teevad päevad eriliseks ja ergutavad arenema. Ega muidu üks inimene poleks meie juhile öelnud: „Mis inimene sa küll oled selline, et sa selliseid asju teed!“

Mulle ütles see juht: „Aga kuidas muidu need inimesed annaksid üksteisele sisulist tagasisidet ja teeksid ägedaid asju“.

Autor: Ruti Einpalu, PCC; Allikas: Ruti Einpalu blogi

Jaga lugu
Sekretar.ee toetajad:
Liina LeitenSekretar.ee ärijuhtTel: 51 84 004
Cätlin PuhkanSekretär.ee reklaami müügijuhtTel: 53 315 700