Autor: Joosep Põllumäe, Elisa valdkonnajuht • 30. märts 2022

Kaugtöö on lisanud koosolekutele uue tahu

Varem peamiselt selgetele eesmärkidele pühendatud koosolekud on kaugtöö valguses saanud juurde uue tahu, sest lisaks otsuste langetamisele ning info vahetamisele on need muutunud pea ainsaks osaks tööpäevast, mis pakub inimestele sotsiaalset suhtlust.
Joosep Põllumäe, Elisa valdkonnajuht.Autor: VIDEAL

Kodukontorite ja videokoosolekute valguses on kohtumiste struktuur üksjagu muutunud. Kui kontoris istuti ühise laua taha, hakati asjast rääkima ning mindi pärast laiali, siis hajusa töö ajastul tuleb arvestada, et nii koosoleku alguses kui ka lõpus soovivad inimesed end tunda veidi vabamalt. Kuigi see ei pruugi tunduda produktiivne, siis loob tühjast-tähjast jutustamine soodsa pinnase paremate tulemuste saavutamiseks.

Kontorikeskkonnas on tavaline, et koridorides või kohvinurgas peetakse mitteametlikke vestlusi – osalt tööteemadel, osalt lihtsalt sellest, mis kellegi elus toimub. Kodukontoritesse liikumine on selle sotsiaalse aspekti tööpäevast eemaldanud, sestap peaks tööandjad mõistma, et mõned minutid teemavälist vestlust on paljude jaoks kriitilise tähtsusega.

Eriti oluline on see inimeste jaoks, kes on meeskonnaga liitunud pärast koroonakriisi puhkemist ning ei pruugi olla kolleege kunagi näost-näkku näinud. Kui uus töötaja ei tea täpselt, milliste inimestega ta koos töötab – mis neile meeldib, kuidas nad oma vaba aega veedavad või milline on nende senine töökäik – ei saagi tekkida tiimitunnet, mis aitaks head inimest aastaid ettevõttes hoida, annaks talle julguse oma mõtteid väljendada või vajadusel abi saamiseks kogenuma töökaaslase poole pöörduda.

Tihti üritatakse tiimitunnet tekitada just sellele eesmärgile pühendatud koosolekutel või virtuaalsetel tiimiüritustel, kuid need võivad sageli tunduda liialt tehislikud, ülestruktureeritud või olla tagasihoidlikumate tiimiliikmete jaoks hirmutavad ja stressirikkad. See aga ei tähenda, et iga hinna eest tuleks igale koosolekule kokku kutsuda nii palju inimesi kui võimalik ning lasta põhiteemadega mitteseotud juttudel kesta kaua kulub.

Igal koosolekul on oma eesmärk ning siht, mis tuleb selle raames saavutada. Veidi võib küll paindlikkust lubada, kuid lõpuks peavad siiski asjad tehtud saama. Seejuures tuleks alati mõelda, kas koosolek on soovitud tulemuse saavutamiseks kõige optimaalsem kanal. Tihti see võibki nii olla, kuid ka siis tuleks läbi mõelda, kes ja mis eesmärgiga vestlusesse kaasata.

Abiks on lihtne matemaatika

Enamikus suuremates ettevõtetes on koosolekud üks peamisi töövorme, mille abil jagatakse laiali ülesanded, vahetatakse mõtteid ning leitakse probleemidele lahendused. Küll aga tasuks kõigil enne koosoleku kalendrisse lisamist korraks näppude peal arvutada, kas see on ajaliselt mõistlik.

Harilikult on mõistlik koosolek kokku kutsuta siis, kui eesmärgini jõudmine eeldab rohkem kui nelja e-kirja ning teemaga on seotud rohkem kui kolm-neli inimest. Kui kõik peavad iga meiliga tegelemiseks kulutama 15 minutit ning lõpptulemuseks on see, et ikkagi ei saa kõik osalised asjast ühtmoodi aru, oli see raisatud aeg ning oluliselt efektiivsem oleks olnud kokku kutsuda üks pooletunnine koosviibimine.

Koosoleku kokku kutsumisel mängib aga olulist rolli organisatsiooni tundmine ning võime mõista, millised vajadused ja otsused võivad arutelude käigus sündida. Võimalusel võiks koosolekul olla inimesed, kes saavad omakorda info edasi anda ning suuremad ülesanded väiksemateks tükkideks jagada, selmet kõik osalised iga kord ühe virtuaalse laua taha kokku ajada.

Õigete inimeste kaasamise kõrval on sama oluline selgete eesmärkide ja ülesannete seadmine – kindlasti peaks selge olema, kes mida ette valmistama peab, kes koosolekut juhib ning kes seda protokollib. Niisama istumise, ettevalmistuseta keeruliste teemade üle arutamise või lihtsalt eesmärgitult jutustamise asemel oleks kõigil koosolekul viibijatel mõistlikum tegeleda sisukama tööga.

Sama kehtib ka siis, kui tegu on korduva koosolekuga, mis näiteks iga nädala või kahe tagant kordub. Kuigi tihti kasutatakse selliseid kutseid lihtsalt pikemaks ajaks kalendris koha broneerimiseks, et vajadusel olulised teemad kiirelt arutlusele võtta, siis võib halva planeerimise korral neist sündmustest saada iganädalane ajaraisk, kus kümme minutit üksteisele silma vaadatakse ja seejärel laiali minnakse.

Selle vältimiseks tasub ka korduvatele koosolekutele määrata selge omanik – harilikult see, kes selle kalendrisse lisab – ning seada talle ülesandeks enne iga toimumiskorda kindlaks teha, kas on üldse teemasid, mis vajavad koosoleku formaadis arutamist. Kui neid pole, võiks väiksemad teemad pigem e-kirja või kiire kõne teel korda ajada ning lubada kõikidel sisukatele ülesannetele keskenduda.

Koosolekukultuur saab tihti sugeda, kuid kui asjale läheneda õigesti ning mõistlikult, siis aitab see lõpuks saavutada paremaid eesmärke oluliselt kiiremini kui alternatiivsete meetoditega. Siiski ei tohiks ära unustada üldist põhimõtet – kui see oleks saanud olla e-kiri, siis ära kutsu kokku koosolekut. Koosolekuid peaks olema täpselt nii palju kui vaja, aga nii vähe kui võimalik.

Artikkel on ilmunud teemaveebis personaliuudised.ee.

Jaga lugu
Sekretar.ee toetajad:
Liina LeitenSekretar.ee ärijuhtTel: 51 84 004
Cätlin PuhkanSekretär.ee reklaami müügijuhtTel: 53 315 700