Autor: Kaia Laineste • 6. aprill 2022

Mõjusad virtuaalkohtumised nutikate digivahenditega

Tänases töömaailmas on kõik võimalik: kolleegid ja partnerid võivad asuda samas ruumis või hoopistükkis teisel pool maakera. Seetõttu on väga oluline teada, kuidas veebiruumis hakkama saada ning kuidas virtuaalkohtumisi ja veebikoolitusi mõjusalt läbi viia just selliselt, et see oleks haarav ja tõhus kõigile osapooltele.
Kaia Laineste

Digipädevus on suutlikkus kasutada digitehnoloogiat toimetulekuks kiiresti muutuvas teadmusühiskonnas nii töökohal, õppimisel, kodanikuna tegutsedes kui ka kogukondades suheldes. See on elutähtis 21. sajandi oskus, mis on eraldi välja toodud ka OSKA tulevikutrendide uuringus. Omandanud baasoskused virtuaalmaailmas toimetulekuks ning töömaailmas edukalt hakkamasaamiseks, on eriti viimase kahe aasta jooksul saanud paljude jaoks tavapäraseks praktikaks osalemine virtuaalsetel kohtumistel ja koosolekutel. Jagangi teiega mõningaid tähelepanekuid, mis nende efektiivsusele kaasa aitavad.

Sobiva tarkvara valimine

Lihtsaid, nutikaid ja koostöised võimalusi pakkuvaid tehnoloogiaid virtuaalsete sündmuste korraldamisel leidub küllalt. Esmalt tuleb selgelt lahti mõtestada organisatsiooni, meeskonna või õppijate vajadused.

Fookusküsimused:

• Mis on see võtmefunktsionaalsus, mis aitab virtuaalkohtumiste eesmärki täita? Näiteks, kas tegemist on ühesuunalise infotunniga või igaühe aktiivset panust nõudva koosolekuga? Uuringute järgi mõjutab meie suhtlemist 55% just kehakeel ning 38% hääletoon, mistõttu nii audio- kui videovõimekusega tehnoloogia on enamikel kohtumistel kriitilist tähtsusega.

• Kui palju osalejaid on kohtumisele oodata?

• Kas valitud tehnoloogia muudab virtuaalkohtumise või veebikoolituse mõjusaks? Kas ja mil moel toimib ekraani jagamine? Kas salvestusfunktsioon on toetatud ja kuidas hiljem toimub selle jagamine?

Virtuaalse kommunikatsiooni vundament

Töötamine igapäevaselt kontoris annab võimaluse suhelda kolleegidega justkui möödaminnes, seevastu hajusmeeskondades toimimine nõuab märksa teadlikumat lähenemist. Hajusmeeskondade suhtlemise ergutamiseks on mitmeid võimalusi, üks võimalik tööriist on digital watercooler ehk virtuaalne keskkond suhtlemiseks väljaspool struktureeritud kohtumisi (nt Slack, Teamsi kanalid jne). Kommunikatsiooni soodustamise keskkonnad loovad hea pinnase edukatele virtuaalkohtumistele.

Planeerimisfaas

Iga koosoleku või kohtumise eel on oluline selle planeerimine ja läbimõeldud agenda. Virtuaalmaailmas on see eriti tähtis, sest spontaansusele jääb märksa vähem ruumi kui lähikontaktis. Tõhusaimad virtuaalsed kohtumised ja koolitused (viimased nõuavad erilist tähelepanu) on ülioluline organiseerijal ette valmistada detailse agendaga. Lisaks tasub eelnevalt läbi mõelda: kas kõigil osalejatel on kaamerad avatud kogu sündmuse vältel või ainult kõnelejal; kas vaikimisi on kõigil mikrofon väljalülitatud jne.

Netiketti ei tasu alahinnata

Võrguetikett ehk netikett annab selged juhised nii korraldajale kui ka osalejatele. Virtuaalsete kohtumiste sujuvuse tagamiseks tarvitseb arvestada järgnevaga:

• kasutatava tehnoloogia eelnev testimine on ülioluline (audio, video, internetiühendus, ekraanijagamine, digivahendid jne);

• valgus, ruum ja taust määravad rohkem kui arvata võib;

• fookust aitab seada segajate elimineerimine (märguanded, vaikne koht jne);

• uute digivahendite kasutamisega käib käsikäes ka nende õpetamine osalejatele.

Inimesed soovivad olla kuulatud, nähtud ja austatud ka virtuaalsetel kohtumistel – just nii nagu teeme seda füüsilises ruumis.

Kaasamine kui võlutrikk

Sama oluline kui planeerimine ning netikett on hoida virtuaalset kohtumist „elus“. Kindlasti ei tasu madalalt hinnata häälestust ja tutvustust: sissejuhatavas osas sobib hästi rakendada mõnd toredat küsimust, näiteks „Milline on sinu sisemine ilm täna?“ ning interaktiivsed vastused vormib valmis Slido või Mentimeter. Kogu sündmuse vältel aitavadki variatiivset metoodikat hoida erinevad digivahendid vastavalt soovitud eesmärgile. Ajurünnakute ja grupitööde puhul tasub osalejad jagada väiksemateks gruppideks, kasutades rühmaruumide lahendust (breakout rooms) ning koosloometöid saab talletada näiteks valgetel tahvlitel (whiteboard). Erinevate mõistekaartide (nt Mural) ja virtuaalsete tahvlite (nt Padlet) kasutusampluaa on lõputu.

Follow up

Tõhusa kohtumise tunnuseks on täidetud eesmärgid ja vajadusel selged edasised järeltegevused. Virtuaalse kohtumise lõpus või järel tasub koondada kõik kokkulepitu ühiselt leitavasse kohta (pilveserverisse), vajadusel redigeeritavas vormis. Ühtlasi tasub osalejatelt uurida 1:1 vestlustes või lühikese (anonüümse) küsitluse abil nende rahulolu või edasiviivaid ettepanekuid.

Virtuaalsed kohtumised, koosolekud või õpiampsud nõuavad küll veidi teistsugust lähenemist, kui seni olime harjunud, kuid on juba muutumas pärisosaks meie organisatsioonide kultuuris. Hoides meeles veebimaailmas edukalt hakkamasaamise põhitõdesid, saame pakkuda kõigile osalejatele meeldejäävaid ja mõjusaid kohtumisi.

Kaia Laineste esineb personalitöötajate suvepäevadel, mis toimuvad 9.-10. juunini. Täpsemalt vaata SIIT.

Jaga lugu
Sekretar.ee toetajad:
Liina LeitenSekretar.ee ärijuhtTel: 51 84 004
Cätlin PuhkanSekretär.ee reklaami müügijuhtTel: 53 315 700