Autor: Kristiina Reinson, Rödl & Partner Advokaadibüroo advokaat • 2. november 2022

Kas tööandja võib lugeda töötaja e-kirju?

Tööalased e-kirjad ei ole põhiõiguste kaitsealas ja töötajatel ei ole ka õigust eeldada, et tööpostkasti peab saama kasutada isiklikul eesmärgil.
Rödl ja Partner Advokaadibüroo advokaat Kristiina Reinson

Tänapäeval käib enamik asjaajamisest interneti vahendusel ning töötajad kasutavad praktilistel kaalutlustel eraeluliseks suhtluseks oma tööalast e-posti aadressi, mis kuulub tööandjale ja mis on mõeldud tegelikult tööülesannete täitmiseks.

Töötajatele tuleb sageli üllatusena, et põhiseaduslik kaitse eraelule ja sõnumisaladusele ei tähenda, et tööandjal on igal juhul keelatud tutvuda töötaja tööalaste e-kirjadega..

Tegelikult ei ole tööalased e-kirjad põhiõiguste kaitsealas ja töötajatel ei ole ka õigust eeldada, et tööpostkasti peab saama kasutada isiklikul eesmärgil.

On üsna levinud praktika, et tööga seotud postkastid sisaldavad ka töötajate isiklikke kirju, mis on põhiõiguste kaitsealas. Seega ei ole tööandjatel automaatselt õigust sellise e-postkasti sisuga tutvuda, kuni nad ei ole ise kehtestanud teistsuguseid reegleid. Tööandja pädevuses on kehtestada töötamise sisekorrareeglid.

Eelkõige peab oma eraelu kaitsma iga inimene ise

Esmalt tasub rõhutada, et töötajal endal on võimalus kasutada erinevaid abinõusid oma eraelu ja sõnumisaladuse kaitseks. Eraelulise kirjavahetuse pidamiseks on kõige mõistlikum kasutada isiklikku e-postkasti. Tööandjal ei ole õigust siseneda töötaja isiklikku e-postkasti. Kui praktikas siiski on vaja saata isiklikke kirju tööandja e-postkastist, on selleks mõistlik luua eraldi kaust ja märgista see isiklikuna. Töötajal on igal hetkel õigus kustutada erakirjad, mis on sattunud töö e- postkasti.

Töökirjadega tutvumisest peab teavitama

See tähendab, et tööandja peab töötajat eelnevalt teavitama, et tal on kavas tutvuda töötaja e-postkastiga. Töölepingus peab sisalduma viide tööandja kehtestatud töökorralduse reeglitele. Praktikas on tööandjatel mõistlik reguleerida e-postkasti kasutamise kord just töökorralduse reeglites, sh võib tööandja tööalase e-postkasti erasuhtluseks kasutamise keelata ja viidata, et tööandjal on õigus kontrollida töötaja postkasti sisu töökohustuste täitmise kontrollimiseks. Samuti võib tööandja töötajalt nõuda ülal juba viidatud meetmete rakendamist – isiklike e-kirjade kustutamist või neile eraldi kausta loomist.

Kirjadega tutvumine peab olema proportsionaalne

Töötaja töölepingu täitmise kontrollimiseks on erinevaid viise, mis riivavad töötaja põhiõigusi potentsiaalselt väiksemas või suuremas ulatuses. Kirjadega tutvumise eel tuleb iga kord hinnata, kas rakendatav meede on eesmärgi saavutamiseks vajalik. Näiteks tuvastamaks, kas töötaja on mõnele tööandja kliendile õigel ajal vastanud, ei ole vajalik tutvuda töötaja outbox’iga tervikuna. Selle eesmärgi saavutamiseks piisab, kui tööandja palub töötajal saata talle vastav kiri.

Kirjadega tutvumine peab olema vajalik

Tööandja ei tohi töötaja kirjavahetusega tutvuda lihtsalt n-ö igaks juhuks või andmete kogumise eesmärgil. Tööandjal peab olema kirjadega tutvumiseks konkreetne põhjus, näiteks töökohustuste täitmise kontrollimine (praktikas tihti ärisaladuse hoidmise kontrollimine) või äritegevuse jätkumise tagamine töötaja ootamatu haigestumise korral. Kliendisuhtlus ei saa seetõttu jääda ootele.

Töötaja nimeline e-postkast suletakse töösuhte lõppemisel

Muude kokkulepete puudumisel tuleb tööandjal töötaja e-postkast pärast töösuhte lõppu sulgeda. Samas on lubatud kokku leppida, et postkast on mingi perioodi jooksul töösuhte lõppemise järel avatud. Praktikas on see mõistlik eelkõige juhul, kui töötaja tööülesanded eeldavad kliendisuhtlust. Kliendid ei pruugi töötaja töösuhte lõppemisest teada ja jätkavad töötajale adresseeritud kirjade saatmist. Postkasti jälgimine mõistliku aja jooksul on sellises olukorras vajalik, et tööandja saaks tagada kliendisuhete säilimise.

Artikkel on ilmunud teemaveebis palgauudised.ee.

Jaga lugu
Sekretar.ee toetajad:
Liina LeitenSekretar.ee ärijuhtTel: 51 84 004
Cätlin PuhkanSekretär.ee reklaami müügijuhtTel: 53 315 700