Autor: Liisi Niisuke, Brandemi vanemkonsultant värbamise ja HR valdkonnas • 8. november 2022

“Millest algab värbamine?” Tihtilugu on õige vastus igaühe jaoks erinev.

1. Tee põhjalik eeltöö

Rõhutan siinkohal just eeltöö olulisust! Kui keskenduda rohkem eeltööle enne värbamismaterjalide koostamist, on tulemus kvaliteetsem, kui esialgu arvata võib.

Ära piirdu ametijuhendi lugemise või värbavalt juhilt e-kirja teel saadud sisendiga. Vestle lisaks nii tulevase töötaja otsese juhi kui ka paari lähema või sarnasel ametikohale oleva kolleegiga, et saada sisendit teise nurga alt. Juhid ootavad tihti kindlate kompetentsidega inimest, kuid kolleeg võib osata välja tuua nüansse, millele juht tähelepanu ei pööra. Seega kaks-kolm lühiintervjuud (10-15 minutit) enne profiili paika panemist on igal juhul hästi kulutatud aeg – kolleegid on rõõmsad, et nende arvamust küsitakse, ja tunnevad end kaasatuna ning sinul saab olema veelgi parem arusaam ametikoha eri nüanssidest. Lisaks annab lühiintervjuu juhiga juurde ka kaasatuse aspekti ning on oluliseks abiks must-have ja nice-to-have kriteeriumite kaardistamisel.

Baasküsimused, millega ametikoha ja organisatsiooni võlusid ja valusid kaardistada, võiksid olla järgmised:

• Miks peaks keegi soovima meie ettevõttesse sellele ametikohale tööle tulla?

Küsimuse vastus annab sulle head argumendid, mida töötajad enim hindavad, ja nii on võimalik seda värbamismaterjalides potentsiaalsetele kandidaatidele peegeldada.

• Mis on see, millega meie juurde tööle tulles kindlasti arvestama peaks?

Selle küsimuse kaudu saab määratleda, mis on organisatsiooni teistest omalaadsetest eristavad aspektid, mida värbamisel arvesse võtta. Vastused võivad olla nii positiivsed kui veidi vähem positiivsed, kuid siinkohal kehtib tõde, et kui oled neist teadlik, oled juba pool sammu ees ja oskad neid ka vastavalt kommunikeerida tulevastele potentsiaalsetele töötajatele.

• Millised peaksid olema selle inimese iseloomuomadused, kes meie organisatsioonis hästi hakkama saaks?

Siit vastusest saab kindlasti hästi kätte just isikuomadused, millega inimesel oleks kergem nii tiimi kui organisatsiooni sisse elada, ja kindlasti ei ole see vähem tähtis kui erialased kompetensid.

2. Arvesta eeltöös järgmiste aspektidega

• SIHTRÜHM – mõtle hoolega läbi (ja kaasa vajadusel kolleege!), kes on need inimesed, kellele sinu info korda läheb. Mis neid kõnetab, kus kanalites ja mil viisil nad infot tarbivad, mis neid huvitab. Eriti hea, kui selle info kogumiseks saaks rääkida mõne inimesega, kes ongi sihtrühma esindaja, et saada kõige asjakohasemad vastused.

• TULEVIKUPERSPEKTIIV – kaalu ja aruta läbi aspektid, mis võivad ametikohta tulevikus mõjutada. Näiteks, kas ettevõttes on lähima poole aasta jooksul ette näha muudatusi, mis ametikohta mõjutavad, kas ootame temalt, et ta kasvaks oma rollist järgmisele tasemele või peaks ta püsima vähemalt mõne aasta jmt nüansid, mida saab kandidaadile juba värbamise käigus kommunikeerida.

• KRITEERIUMID – pane paika, missugused kriteeriumid on ametikoha täitmiseks möödapääsmatud (must have) ja mille suhtes olete valmis paindlikumad (nice-to-have) olema. Nii on valiku tegemise juures mugav nende kriteeriumite juurde tagasi tulla ning nimekirjale peale vaadata ja aru saada, milles protsessi alguses kokku lepiti.

• PROJEKTI PLANEERIMINE – lepi värbamisprotsessis osalejatega kokku värbamisprotsessi etapid, orienteeruv ajakava, värbamiskanalite valik ja meetodid (avalik kuulutus, kampaania, sihtotsing) ning vastutusalad (kes lepib kokku intervjuud, kes annab tagasisidet, kes peab palgaläbirääkimisi).

Kui oled hiljuti sama ametikohta täitnud, on eeltööl sellele vaatamata oluline roll. Isegi lühikese aja jooksul võivad olla kriteeriumid muutunud.

3. Hoia kokku aega

Täna, COVIDi-järgsel ajal teab iga personaliinimene ja värbaja väga hästi, kui palju aega aitab kokku hoida videointverjuu erinevate virtuaalkanalite kaudu. Hübriidvariant värbamisprotsessis on kindlasti tulnud, et jääda. Küll aga on praegu veel vähem levinud asünkroonsed videointervjuud.

Asünkroonne videointervjuu on värbamisprotsessi osa, mis aitab kokku hoida värbaja aega ning lisaks annab võimaluse kaasata ka värbavat juhti rohkem protsessi talle endale sobivad ajal.

• Esimene tegur aja kokkuhoiu mõttes on, et värbaja saab paarile põhilisele küsimusele vastused kandidaadiga kohtumata, kuid nähes siiski inimese kehakeelt ja ise esitletud vastuseid. Video annab tihti edasi rohkem, kui paberile kirja pandud kogemus.

• Teine nüanss asünkroonse videointervjuu puhul on kindlasti ajaline sobivus nii kandidaadile kui värbajale. Selle jaoks ei pea leidma ühist vaba aega tihedatest graafikutest, vaid mõlemad pooled saavad valida endale sobiva aja nii küsimuste esitamiseks, neile vastamiseks kui ka ülevaatamiseks.

• Kolmas aspekt, millega arvestada, on see, et asünkroonse videointervjuu vastused jäävad salvestatud kujul alles ja nii on lihtsam värbavale juhile edasi anda lisaks CV-le ka esmamuljet kandidaadist, mille põhjal on juba veidi kergem valikuprotsessiga edasi liikuda.

Pea iga värbamistarkvara juures on täna olemas variant kasutada asünkroonsete videointervjuude võimalust ja olen enam kui kindel, et kui seda kord proovida, siis tagasiteed enam ei ole!

4. Ära võrdsusta kogu värbamisprotsessi kuulutusega tööportaalis

Tihtilugu on juhid ikka veel arvamusel, et värbamine võrdub töökuulutuse ülesriputamisega tööportaali.

Arvesta värbamisprotsessi alguses, et mõistlik on üle käia värbamise eri meetodid ja lahendused. Loomulikult on töökuulutuse portaali riputamine üks nendest ka tänases päevas, kuid kombineerides erinevaid lahendusi, on tulemus kindlasti parem. Siin on mõningad punktid, mida kindlasti enne protsessi arutada.

• Ainult töökuulutuse kasutamise head ja vead – kui palju inimesi seda teie tavapärase praktika jooksul on näinud, kuidas portaali kaudu kandideerida, kus kuulutust kuvatakse. Lisaks on mõistlik ikka veel ka trükimeedia variant (aga ainult teatud ametikohtade puhul).

• Sotsiaalmeedia reklaamivõimalused – nii tasuta kui tasulised reklaamid sotsiaalmeedias, mis võimendaksid tööportaali kuulutust ja selle sisu.

• Sihtotsingu detailid – sihtotsingul on mitu varianti, üks neist on juhi kaasamine. Kui on tegu erialaspetsiifiliste rollidega, on hea juhil värbava pilguga läbi käia enda tutvusringkond, sest võib-olla osutub keegi tema enda tutvusringkonnast potentsiaalseks kandidaadiks.

5. Levita infot õigetes kanalites

Töökuulutuse ülespanek portaalidesse on pigem taustajõud ja üha suuremat rolli mängivad erinevad kanalid, mida info levitamiseks kasutada. Põhirõhk loomulikult sotsiaalmeedial, kuid ka see on nüüdseks jubba niivõrd laialt levinud mõiste, et enne kui seda kasutama hakata, tasub kaardistada erinevad võimalused.

• Facebook

Post – üleskutsega ja viitega kandideerimiseks ettevõtte Facebooki-kontol

Boost – ettevõtte FB-leheküljel jagatud postitus, mille saab kerge vaevaga levima panna väikese rahasumma eest (boost post) ilma sihtrühma valimata.

Ad Manager – eraldi postitus, mis on tehtud ettevõtte reklaamikonto alt ehk kindlale sihtrühmale suunatud tasuline kampaania, kus saad väga kindlalt määratleda sihtrühma kriteeriumid.

• LinkedIn

Post – postitus, mis tehakse ettevõtte leheküljele ja jääb näha ajajoonele.

Job Ad – sisuliselt tavapärane töökuulutus, mille saab üles riputada LinkedIn'i, täites ära vastavad lahtrid.

Article – isikliku konto alt loodud artikkel, mis jääb sinu konto külge.

• Instagram

Post – tavaline postitus pildi või video näol, mis jääb ettevõtte kontole.

Story – teatud ajaga kaduv pilt/video.

Ad Manager – tasuline sihitud reklaam.

6. Mõtle läbi värbamisprotsessi haldus

Kuidas sina täna värbamisprotsessi haldad? Mina olen teinud erinevalt – kasutanud Outlooki, Exceli tabelit, loonud kaustasüsteemi, printinud välja CV-sid ja sinna käsitsi info peale kirjutanud.

Värbamisprotsessi automatiseerimine teeb sinu elu lihtsamaks!

Värbamistarkvara kasutuselevõtu kasutegurist saab tegelikult aru alles siis, kui seda juba kasutama asuda. Selleks, et muuta kandideerimisprotsess kvaliteetsemaks ja tagada endale hingerahu kandidaatide hoidmise vaatenurgast, on see möödapääsmatu.

Kuidas see sind aitab?

• Aja kokkuhoid – personaliseeritud automaatvastused, intervjuude kokkuleppimine kõikide kandidaatidega vaid ühe kirjaga, tähelepanekud ja info kandidaadi kohta ühes kohas.

• Positiivne kandidaadikogemus – kui kandidaat on ühes protsessis hoitud, siis kandideerib ta suurema tõenäosusega ka järgmistel konkurssidel ja soovitab/tarbib sinu toodet või teenust suurema tõenäosusega

• Protsessi mugav ja ülevaatlik haldamine – kõikidel värbavatel pooltel on reaalajas ühene info olemas ja personaliinimesena on sul lihtsa halduse tõttu olemas pidev meelerahu, et kõikide kandidaatidega on tegeletud, ja sul on sellest täielik ülevaad.

7. Automatiseeri värbamisprotsessi

Paljudel värbajatel on kasutusel arvukalt erinevad infohoidmise ja -haldamise kanaleid, mis puudutavad värbamist. Küll aga muutub maailm kiiresti, uued tehnoloogilised lahendused ei lase end pikalt oodata ning pakuvad päevast päeva üha rohkem võimalusi tööülesandeid ja protsesse lihtsustada.

Värbamine on kindlasti üks nendest. Teadliku värbaja töövahendite hulka võiks kindlasti kuuluda värbamistarkvara.

Kellele, miks ja kuidas see kasulik on?

• Parem kandidaadikogemus – kandidaat kandideerib mugavalt, ilma lisakontosid loomata, saab jooksvalt infot protsessi kohta ja tunneb, et teda ei ole unustatud.

• Parem värbajakogemus – südamerahu, et tänu ülevaatlikule protsessile, ei jää kandidaadid ilma tagasisidest, südamerahu on garanteeritud, et kandidaadid on hoitud kogu protsessi vältel.

• Mugavam kandidaatide haldamise protsess – kõik kandidaadid mugavalt ühes kanalis, samuti kogu seotud info alates motivatsioonikirjast, eelmistest konkurssidest, lõpetades värbaja või juhi kommentaaridega.

• Aja kokkuhoid – asünkroonsed videointervjuud, automaatsed vestluste kokkuleppimised kalendrisse, automaatvastused.

• Ülevaatlik protsess – parem koostöö ja infovahetus värbavate poolte vahel ja kõigi poolte ligipääs reaalajas erinevate positsioonide värbamise seisule.

8. Ära esita sobimatuid või keelatud küsimusi

Soovitav on koostada nimekiri teemadest, mida värbamisvestluse käigus käsitleda ei või. Selliselt on nimekiri alati ees ning kergesti üle vaadatav enne, kui kohtumisele minna. Kõige tihedam näide on selle teema juures ilmselt perekondlik seis, sh laste olemasolu või planeerimine.

Meenutus, et põhilised valdkonnad, mille käsitlemist peetakse diskrimineerimiseks, on:

• rahvus

• vanus

• lapsed (nende olemasolu, arv jmt)

• puue/tervis

• nahavärvus

• seksuaalne sättumus

• usutunnistus ja veendumused

9. Eristu töökuulutusega

Pööra kindlasti tähelepanu töökuulutuste sõnastustele ja väljanägemisele. Tööandjaturunduse valdkond jookseb kindlasti kaasas värbamisega, teisisõnu võib seda nimetada ka värbamisturunduseks.

Heade tulemuste saavutamiseks on oluline teistest sarnastest tööandjatest eristuda ja värbamisprotsessi juures on see teema vägagi aktuaalne. Kandidaatide jaoks on oluline näha juba kandideerimis- ja värbamisprotsessi jooksul, et tegu on teistsuguse tööandjaga kui kõik teised.

Mõned soovitused eristumiseks:

• Kaasa kommunikatsiooniosakond – tihti on kommunikatsiooniosakonnal mõnusaid ja n-ö kastist välja mõtteid, mida värbamisprotsessides realiseerida.

• Kajasta visuaali abil töökeskkonda – kui on võimalus, kasuta värbamismaterjalides päris pilte päris inimestest, et kandidaat saaks aru, millisesse keskkonda ta potentsiaalselt liitub!

• Lähene loovalt – unusta klišeeväljendid, isegi kui need argumendid sinu organisatsiooni puhul kehtivad. Motiveeriv töötasu, sõbralik kollektiiv ja ühisüritused on need märksõnad, mida saab edukalt edasi anda ka teisiti väljendudes!

10. Hoia end kursis

Kuula teemavaldkonna podcast'e, loe blogisid ja laadi alla virtuaalmaterjale. Siin ka mõni reaalne näide selle kohta.

• https://helotamme.com/virtuaalne-taskuteatmik/

• https://brandem.ee/blogi-tooandja-turundus-ja-varbamisalased-uudised

• https://thefutureorganization.com/the-secrets-to-building-long-lasting-trusting-relationships/

• https://www.personaliuudised.ee/podcastid

Artikkel on ilmunud teemaveebis personaliuudised.ee