Autor: Personaliuudised.ee • 21. november 2023

Kuuleme iga päev uudiseid uuenduslikest viisidest, kuidas tehisintellekt võib pöördeliselt muuta meie tööelu. Ülikiirelt arenevad AI-vahendid ChatGPT-st ja virtuaaltegelikkuse koosolekutest kuni AI loodud kõneisikuteni tekitavad ettekujutuse tehnoloogiakesksest tulevikutöökohast. Aga AI suurimad võidud võivad tulla hoopis selle kõige vähem toretsevatest rakendustest.

USC Marshall School of Businessi ja rahvusvaheliste firmade kommunikatsioonikonsultant professor Stephen Lindi sõnul nähtub tema uurimustest, et AI varjatud kasutegur on see, et meie e-kirjade saatmine muutub paremaks. See kõlab tõenäoliselt banaalselt ja osa inimesi on skeptilised, et AI võib e-posti veel hullemaks muuta, kuid tema arvates on see meie igapäevase tulemuslikkuse vaates väga kasulik. E-post on olemas olnud juba aastakümneid ja domineerib töösuhtluses endiselt. Meile on müüdud lugematuid e-posti „tapvaid“ tööriistu, mis lubavad selle tehnoloogia lõplikult asendada, kuid siiski pöördume e-postinduse juurde tagasi.

Isegi pärast tiimisuhtlusplatvormide, näiteks Slacki ja Microsoft Teamsi, ning videokõnede ja -koosolekute pidamise vahendite, näiteks Zoomi jõudsat arengut ja levi, on e-post endiselt laialdaselt kasutusel. Stephen Lind uuris rohkem kui 700 töötavalt spetsialistilt, kui sageli nad erisuguseid töiseid suhtlusvahendeid kasutavad. 89% neist ütles, et kasutab e-posti sageli või kogu aeg ja 86% ütles, et peab seda väga kasulikuks või väga väärtuslikuks. Võrdluseks: ainult pool küsitletuist kasutas tiimisuhtlus- või videokonverentsirakendusi sageli ning umbes pool neist pidas selliseid tehnoloogiaid väärtuslikuks.

Professor ütles, et näeb seda arengut lähedalt ka oma töös USC Marshall School of Businessis. Ta kasutab oma loengutes Slacki, et üliõpilastel tekiks kokkupuude tänapäevaste ärisuhtlusvahenditega. Kaasasündinud digioskustele vaatamata pole paljudel Z-põlvkonna üliõpilastel varasemat kogemust selle tehnoloogiaga ja nad pole sellest eriti elevil. Nad kalduvad pidevalt tagasi e-posti poole samadel põhjustel, mis paljud teisedki: see on lihtne ja tuttav.

Paljud küll eelistavad selgelt e-posti, aga enamik meist pole selle kasutamises kuigi head. Kui on idee, mida edastada, pole midagi lihtsamat kui e-kiri teele panna. Aga kui need kõik kokku arvata, muutub asi õudusunenäoks. Kirjakastide suurus kasvab üle pea ning me upume pikkadesse sõnumiahelatesse ja valesti suunatud suhtluse spiraalidesse. Töötajad veedavad keskmiselt 3,5 tundi päevas e-kirju saates ja see on meie üks suuremaid tööga seotud stressi allikaid. 54% ameeriklastest tunnistab, et kannatab e-kirjade liigse hulga all.

Töökohad soovitavad töötajatele järjest uuemaid suhtlusvahendeid, aga peavad harva tähtsaks seda, et aitaksid õpetada töötajaid paremini e-kirju kirjutama ja haldama – vaatamata sellele, et töötajad mõistavad oma oskuste puudulikkust. Stephen Lindi uurimuses nimetas 27% töötajatest e-posti valdkonnaks, kus nad eelistaksid, et algtaseme töötajatel oleks rohkem oskusi. Sama näitaja videokoosolekute puhul oli 12% ja tiimivestluste puhul 11%.

AI võib kõike seda muuta. Ilmselt saab e-posti integreerimisest AI-revolutsiooni üks mõjusamaid tulemusi, mis täiustab süsteemi, mida me juba kasutame ja eelistame. Professori hinnangul teeb AI e-posti paremaks mitmelgi viisil.

Esiteks, AI integratsioon võimaldab töötajatel kergemini kasutada olemasolevaid, kuid sageli peidetud e-posti tööriistu. AI käitub nagu virtuaalne assistent, kes loob sinu eest sissetulevate kirjade sorteerimise reeglid, rühmitab sujuvalt sõnumid kaustadesse, integreerib meediat (nt pilte või kujunduslikke teemasid) sõnumitesse ja koostab ajakava, millal e-kirjad peaksid välja minema. Kuigi e-posti lahendused juba pakuvad sellist funktsionaalsust, teeb AI integratsioon need tööriistad robustsemaks ja nende kasutamise sujuvamaks. Näiteks võiks AI-integratsiooniga e-posti programmidel olla sisseehitatud viisardid, mis hüppavad lahti ja ütlevad: „See paistab olevat e-kiri ülemuselt. Kas sean sisse reegli, et tema e-kirjad oleksid esile toodud?“

AI tagab ka selle, et veedame vähem aega e-postiga tegeledes, vastates automaatselt teatud kirjadele või koostades vastuste mustandeid. Kui e-posti programmid tuletavad juba meelde ununenud manuse või lõpetavad mustandites sõnu, suudab AI automaatselt ette näha küsimuste vastuseid ja õppida aja jooksul meie isiklikke eelistusi. Kui AI märkab vastuolu sinu kalendris, ei annaks see ainult sulle märku, vaid koostaks ka professionaalsed e-kirjad kõigile asjaosalistele palvega kokku leppida uus aeg. Kui klient küsib kirjas, kuhu saab sinu kontori juures parkida, saaks integreeritud AI ekraanil pakkuda, et saadab lingi kodulehel oleva parkimisinfoga. Automaatsete vastusemustandite seadete võimalused on lõputud, mis hoiavad kokku vastamisele ja kirjutamisele kuluvat aega.

AI võib teha sinust ka parema kirjutaja, vähendades teksti valesti mõistmist ja säästes aega tõhusama keelekasutuse abil. Näiteks võiks kasutusele tulla „tee see professionaalsemaks“ valikuvõimalus, mille abil kohendatakse e-kirja tooni sõltuvalt saajatest. See võib olla õnnistus töötajatele, kelle jaoks on raske olla diplomaatiline, sest aitab siluda probleeme, mis mõnikord tekivad tooni ja sõnaselguse tõttu. AI võib ka ennetada ebavajalikke e-kirju, aidates vältida ärritavaid pikki kirjaahelaid. See võib välja näha nii, et hüpikaken kutsub täiendama mustandit, öeldes, et sul ununes e-kirjas välja tuua selged järgmised sammud ja aidates kirjutada paremini läbimõeldud mustandi.

Kui e-post jääb meie töösuhtluses domineerivaks, siis peame hakkama seda paremini kasutama, ja AI võib olla lahendus.

Allikas: FastCompany