Kuidas tulla toime "häirijatega"?

Juhiabi töö on vist üks häiritumaid töid üldse võrreldes kõikide teiste ametite tööde-tegemistega. Iga hetk võib keegi su tähelepanu rikkuda, midagi soovida, midagi anda jne.

Et 8 tunniga oma töö ikka tehtud saaks, tuleb juhiabil olla oma aja kasutamisel väga tark, arvestav ja veenev. Iga minuti kulutamine algab aga kõige pealt suure pildi nägemisest. Kui see on selge, siis saab ka ajast jagu.

Otsisin vastuseid efektiivsemaks ajakasutuseks koolitajalt ja ajajuhtimise asjatundjalt Tauri Tallermaalt.

Mis on see, miks me tihti oleme oma tööde ja tegemistega ajahädas?
Peamised kaks põhjust, miks me oleme igapäevaselt oma tööde ja tegemistega ajahädas, on ühest küljest pidevalt kasvav infotulv meie ümber ja teisalt liiga kiiresti arenev tehnoloogia. Esimene tekitab meis üha suuremat stressi, sest teha valikut olulise ja ebaolulise info vahel muutub aina raskemaks. Samas teeb üha mugavamaks ja paremaks muutuv tehnika teeb meid laisaks ja me ei viitsi enam oma pead kasutada. Kõige selle tulemuseks on meie üha süvenevad keskendumisraskused.

Mida tähendab üldse ajajuhtimine?
Ilmselge on see, et aega kui sellist ei saa keegi juhtida. Eesti keeles on aga sõna "ajajuhtimine" kõige mugavam ning eks kõik, kes sellega kuidagi kokku puutuvad, saavad aru, et mõeldakse selle all oma tegemiste tõhusamat jaotamist ja planeerimist ühes ajaühiku sees. On selleks siis tunnid, päevad või aastad ...

Kuidas saada aru, et vajad oma töös ajajuhtimise teadmisi?
Esimesed tundemärgid ajajuhtimise vajaduse teadvustamiseks on see, kui enam ei jõua esialgselt planeeritud ajas oma tööde-tegemistega valmis. Tähtajad lähevad üle, ühele ajale satuvad mitu tegemist, tegemata tööde hulk kuhjub ja isiklikust ajast on märkamatult saanud tööaeg.

Mis võiks olla esimene samm, et saada oma aja peremeheks?
Esimene samm oma aja peremeheks saamisel on probleemi teadvustamine. Nii nagu seenemetsas äraeksimisel on tundemärgiks eksimise kui fakti tõdemine. Järgmisena tavaliselt tekib paanika. Kellel väiksem, kellel suurem, aga ärevus poeb hinge. Nii on ka siis, kui aeg kipub meie üle võimust võtma. Siis tuleb korraks maha istuda (sama soovitus ka metsas äraeksinutele!) ja mõelda, kust ma tulin ja kuidas sellesse olukorda sattusin. Ehk tuleb mõelda suure pildi peale. Seenelistele sobiks selleks hästi Eesti kaart, aga tegemata tööde kuhja all siplejale pilt sellest, mis roll temal on ja kuhu ta sellega soovib jõuda.

Kui keegi tunneb, et tal ei ole oma aja juhtimisega probleeme, siis kas saab ikkagi olla veel efektiivsem?
Kui me mõtleme korraks mõnele erakordsele saavutusele oma senises elus (ülikooli lõpetamine, esimene esinemine suurema publiku ees, lapsesünd, langevarjuhüpe vms), siis me peame tõdema, et sel ajal meie keskendumine oli peaaegu 100%, enesetunne oli võimas ja energiat oleks jagunud vaat' et lennuki vedamiseks. Mis tähendab ju ilmselgelt seda, et me kõik oleme suutelised enamaks, kui me igapäevaselt rakendame. Selle asemel, et mõelda, KAS saab olla veel efektiivsem, peab endalt küsima MIKS peaks olema. Kui me tunneme end hästi suhtes oma tööga, isikliku aja ja perega, siis on hetkel kõik korras. Pigem tuleks lihtsalt aeg-ajalt teha enda nö "efektiivsusauditit" ja teadvustada olukorda. Alati saab paremini, kuid kui vaas on terve, siis pole teda ju vaja hakata parandama.

„Häirijad” on osa juhiabi igapäevasest tööelust, kuidas „häirijatega” toime tulla?
Sekretäritöö on üks "hea" näide sellest, kus ühe tööpäeva jooksul ainult iseendale keskenduda on peaaegu võimatu. Kõik tahavad sinu aega endale selleks, et enda töökoormust vähendada. Kindlasti on tänases töökeskkonnas üheks kõige suuremaks "häirijaks" teine inimene. Kuid mitte ainult. Meil on nii välised, kui ka sisemised segajad. Välistega (müra, temperatuur, valgus, kolleeg) on isegi lihtsam toime tulla, kui sisemistega (rahutus, ootusärevus, teadmatus, rõõm). Vahest piisab ka sellest, kui arvuti ja telefon välja lülitada ning toauks kinni panna. Meie peas toimuvaga on aga oluliselt keerulisem toime tulla. Mõtteid lihtsalt välja lülitada ei ole võimalik. Selleks tuleb jällegi alustada nö "suurest pildist" ehk eesmärgi püstitusest. Kui siht on väga selgelt silme ees, oleme palju suutelisemad keskenduma eesmärgi saavutamisele. Anthony Robbins on öelnud, et inimene ei ole loomult laisk, vaid tema eesmärk on jõetu.

Te esinete 1.novembril Äripäeva poolt korraldataval  konverentsil „Kuidas säästa juhti ja hoida iseennast”. Millest Te täpsemalt räägite juhiabide konverentsil?
Rahvusvaheline koolitus- ja konsultatsioonifirma FranklinCovey tõi aasta tagasi turule uue programmi "5 valikut", mis on mõeldud just neile, kes soovivad oma töö- ja/või pereelus saavutada midagi enamat. Selleks tuleb valida, millele keskenduda, milliseid otsuseid langetada ja kuidas jaksata, et mitte läbi põleda. Nendest valikutest räägingi.

Tauri Tallermaa on viimased 17 aastat olnud koolitaja peamiselt efektiivse lugemise ja mälukasutamise teemadel. Aga lähtuvalt kliendi ootustest ja vajadustest on ta pidanud rääkima ka keskendumisest, naiste ja meeste erinevusest, läbirääkimistest, avalikust esinemisest ja efektiivsest juhtimisest.
Ajajuhtimise teele sattus Tauri ühest küljest loogilise jätkuna oma senistele teemadele ning selle võimaluse pakkus talle aasta tagasi FranklinCovey Eesti juht ja asutaja Ilmar Raudsep.

Täpsemalt loe konverentsi kohta SIIT.

 

 

 

 

 


 

Osale arutelus

  • Tiive Murdoja

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Seotud lood

Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

RSS

Peopaik

Korralda oma koolitus või konverents tulirelvamuuseumis ja lasketiirus

Taktikalise laskmise keskus suudab teile korraldada unustamatu firmaürituse. Meie konverentsiruum asub tulirelvamuuseumis, kus saab tutvuda tulirelvade ajalooga, viia läbi koolitusi või konverentse.

Pidupäev ajaloolises Roseni Tornis

Eksklusiivsed peoruumid - Roseni Torni väga hea asukoht südalinna tuiksoonel, kaasaegne esitlustehnika ning suurepärane ajalooline interjöör loovad mõnusa keskkonna erinevateks sündmusteks.

Küsitlus

Kuidas Sinu firmas suvepäevi peetakse?

  • Kahepäevased suvepäevad linnast eemal
    28%
    28%
  • Ühepäevased suvepäevad linnast eemal
    17%
    17%
  • Meeskonnaüritus töökoha lähedal
    10%
    10%
  • Suvepäevi ei peeta
    45%
    45%

Valdkonna tööpakkumised

Uudised

Teabevara