Janika Jakobi - Columbus Eesti büroojuht ja juhtkonna parem käsi

Columbus Eesti büroojuht Janika Jakobi
Columbus Eesti büroojuht Janika Jakobi

Tarkvarakonsultatsioonifirma Columbus Eesti AS büroojuht Janika Jakobi (34) oli ettevõttes töötanud aasta, kui sai kolleegide poolt tunnustuseks Aasta Töötaja tiitli. Tal on taskus õigusteaduste eriala diplom ja seljataga pikk staaž keskastmejuhina Eesti ühes suurimas postiteenuseid pakkuvas ettevõttes.

Janika on hakkaja Võru juurtega tüdruk, kes peale keskkooli lõpetamist õppis infotehnoloogiat. Enne Columbusesse jõudmist töötas kaksteist aastat Eesti Postis, kus alustas Võru harukontoris kirjade sorteerijana ja jõudis edukaid karjääriteid pidi Tallinnasse sama ettevõtte logistikavaldkonna keskastmejuhiks.

Janika meenutab, et keskastmejuhina oli töös väga palju väljakutseid, pingeid, vastutust ja eneseületust. „Samas nagu ikka suurtes organisatsioonides, tundsin mingil hetkel, et ma kaon sinna sisse ära. Tekkis tunne, et ma olen siin nüüd kaksteist aastat olnud, justkui kõike juba teinud , et mis nüüd edasi. Kuna olin samal ajal alustanud õpinguid Tallinna Tehnikaülikoolis õigusteaduste erialal, hakkasin ringi vaatama ja mõtlema, mis oma eluga veel peale hakata. Selle ringivaatamise tulemusena jõudsin kaks aastat tagasi Columbusesse.“

Janikat kõnetas Columbuse töökuulutus, milles otsiti assistenti. Tal ei olnud ambitsiooni olla juht, see pole kunagi tema jaoks eraldi eesmärk olnud. Tema soov oli töötada kohas, kus saaks inimestega suhelda. „Mul jäi juba esimesest vestlusest sellest ettevõttest väga positiivne mulje ja võimalus Columbusesse tööle asuda tegi suurt head meelt.“ Tänaseks on Janika Columbuses büroojuhina töötanud pisut üle kahe aasta. Möödunud aasta kevadel sai tasku pistetud ka TTÜ õigusteaduskonna diplom.

Assistendist büroojuhiks

Need ülesanded, mis Janikale alguses assistendina formuleeriti, hakkasid ennast mingil hetkel ammendama. Vastutusrikkamate tööülesannete lisandudes oli asjade loomulik käik, et Janika assistendist büroojuhiks tituleeriti. „Inimeste areng on Columbuses hästi oluline, siin jälgitakse kogu aeg, et töötajates oleks see sisemine sära ja võimalus areneda. Büroojuhiks tituleerimine ja uute ülesannete lisandumine oli minu jaoks kindlasti omal moel arengu-boost.“

Lai vastutusvaldkond

Asjad, mis on seotud alates dokumendihaldusest lõpetades üldise kontori töökorraldusega, kuuluvad Janika vastutusvaldkonda. „Tuleb olla kursis erinevate lepingute sisuga, et rendilepingud kestaks, koristusteenus toimiks, kõik sellised elementaarsed asjad. Väga oluline roll on juhtkonna assisteerimine erinevates küsimustes ja teemades. Lisaks on üks suuremaid ja mahukamaid tööülesandeid ürituste korraldus, kuna neid toimub Columbuses peaaegu igakuiselt.“ Kogu aasta plaan on üldiselt teada, kui üks üritus on lõppemas, siis paralleelselt juba toimub järgmise ürituse organiseerimine. Janika elab ühest sündmusest teiseni ja sinna vahele jääb palju administratiivseid nüansse.

Kick Off – avalöök aastale

Aasta alguse üks olulisemaid sündmusi Columbuses on Kick Off, mis on nö avalöök kogu aastale. Sinna on kaasatud kõik Columbuse töötajad. Eesmärk on jagada kogemusi ja infot, anda edasi ootused algavale aastale ja tekitada sünergia, kuidas jõuda koos eesmärkideni. Janika sõnul on see sündmus alati kõiki sütitav ja ühtsustunnet tekitav. Sellel sündmusel ei puudu kunagi ka meelelahutuslik pool. Eelmisel aastal tehti näiteks selle ürituse raames koos kogu kollektiiviga süüa. Selle aasta Kick Off üritusest jäi meeldiv mälestus seinamaalingute näol. Nädala jooksul enne ürituse toimumist maalis üks noor kunstnik kontori seintele nii pildi- kui sõnumivõtmes Columbuse kvaliteedilubadused, mille sõnastamisega kogu kollektiiv oli möödunud aastal ühiselt tööd teinud. „Kvaliteet on meile hästi oluline ja mõte ühised lubadused piltidele jäädvustada köitis meid. Selleks päevaks, kui Kickoff toimus, olid seinamaalingud valmis ja koos aasta avaüritusega avati pidulikult ka need pildid seintel.“

Columbuse kvaliteedilubadused on kunstniku poolt maalitud büroo erinevatele seintele nii sõnas kui pildis. Üks Janika jaoks olulistest kvaliteedilubadustest on tema töölaua kõrval seinal.
Columbuse kvaliteedilubadused on kunstniku poolt maalitud büroo erinevatele...

Talvekoolitus suusamäel

Märtsis käib tavaliselt kogu Columbuse kollektiiv koos talvekoolitust pidamas. See on üks neid väga oodatud üritusi, kus Columbuse kollektiiv võtab eraldi aja, et teha tava töökeskkonnast eemal aktuaalsetel teemadel workshoppe, plaane järgnevaks perioodiks ning sekka nauditakse laua- ja suusarõõme. Sel aastal käidi neli päeva Bulgaarias. Talvekoolitus on Janika hinnangul samuti üks aasta olulisematest sündmustest. Ta kiidab sellist firmasündmuse formaati, kus kogu kollektiiv mitmeks päevaks tava kontorikeskkonnast üheskoos välja läheb. „See annab parema võimaluse õppida kolleege tundma ja tekitab väga hea ühtsustunde. Muudel juhtudel ikkagi nähakse ja suheldakse üksteisega põgusamalt.“

Pointiga suvepäevad

Columbuses ei tehta kunagi ühtegi üritust lihtsalt ürituse pärast. „Iga üritus on alati seotud ikkagi sellega, mida me igapäevaselt teeme, aga me paneme selle võtmesse, mis kuidagi paremini inimestes kinnistuks.“ Ühel suvel tehti filme tiimides. Selleks oli kohal professionaalne filmirežissöör, kes pani tiimide ideede põhjal süžeed kokku, filmis ja tegeles montaažiga. „Vaatasime päeva jooksul sündinud filme juba samal õhtul kõik koos suurelt ekraanilt ja nalja oli loomulikult palju.“ Filmi süžeed lähtusid aasta eesmärkidest, mis tõlgendati komöödia, õuduse, dokumentaali, thrilleri jm žanritesse. „See, kui leidlikult ja loominguliselt tiimid selle ära tegid, oli juba omaette väärtus.“ Sel aastal seisab suvepäevade korraldamine alles ees. „Suvepäevad on selles osas alati väljakutse, et kuidas teha nii, et ei tekiks kiirustamist ja jääks aega ka omavaheliseks suhtluseks. Ei taheta ju, et terve päev on täis tuubitud erinevaid tegevusi. Üksteisega ajaveetmise momenti peaks ka jääma.“

Jõulupeo kaks olulist traditsiooni

Pärast suvepäevi hakkavad jõulupeo ettevalmistused, mis on samuti Columbuses aasta üks olulisematest sündmustest, kuna siis toimub möödunud aastast kokkuvõtete tegemine ja parimate töötajate tunnustamine. „Toome välja, kes on aasta parim arendaja, konsultant, tiimijuht, töötaja jne.“ Kui muude tunnustuste puhul vaadatakse eelkõige numbrilisi tulemusi ja nende põhjal selgub tunnustuse saaja, siis Aasta Töötaja puhul vaadatakse üldist panust ettevõttesse. Janika sai Aasta Töötaja tiitli, kui Columbuses töötamisest oli täitunud aasta. „Ma olin nii õnnelik. Selle tiitli võitmine oli ju kolleegide vahetu tagasiside minu tööle, st et mind hinnatakse. See oli väga suur tunnustus.“ Jõulupeoga seoses on veel üks eriline traditsioon. Aasta jooksul lisandunud uued töötajad on rebased ja jõulupeol toimub nö rebaste ristimine. Selleks nad peavad kohapeal lahendama mingi lõbusa ülesande, millele kõik rõõmuga kaasa elavad. Jõulupeo korralduse puhul jälgib Janika, et eeskava ei oleks liiga pikk, sest kõige tähtsam on ikkagi koos aeg maha võtta, lõbutseda, süüa head sööki ja lüüa kõvasti tantsu.

Janika sai Aasta Töötaja tiitli, kui Columbuses töötamisest oli täitunud aasta.
Janika sai Aasta Töötaja tiitli, kui Columbuses töötamisest oli täitunud aasta.

Naistepäev – kompliment meeskolleegide poolt

Columbuses üllatavad mehed igal aastal naistepäeval oma naiskolleege. Eelmine aasta võtsid Columbuse meeskolleegid naiskolleege vastu pintsakutes ja smokingutes. Naistele kingiti lilled, pakuti vahuveini ja kostitati kommidega. Taustaks mängis muusika ja mehed olid olnud äärmiselt galantsed. „Ühel aastal me olime naistepäeval talvekoolitusel ja leidsime maja pealt sildi, et olete oodatud hommikusöögile. Läksime kohale, laud oli kaetud - pannkoogid, kohvid, meeskolleegide poolt super teenindus.“ Janika kiidab nende ettevõtte meeskolleegide tähelepanelikkust ja džentelmehelikkust.

Ootused ja väljakutseid

Nagu ikka ürituste korraldamisega kipub olema, tase ja nõudlus tõusevad iga korraga. „Inimestel tekib juba ootus, et järgmine üritus on eelnevast veelgi parem ja see on mulle isikliku väljakutse mõttes hästi motiveeriv.“ Pärast üritusi annavad kolleegid läbi tagasisidevormi hinnangu, mis oli hästi ja mida saaks järgmisel korral teisiti teha. „Igasugusest tagasisidest on aga alati palju kasu, selle põhjal saab teha järeldusi ja järgmine kord paremini.“ Janika ütleb, et ürituste korralduslik tase ongi tänaseks juba sellisele tasemel viidud, et iga uue sündmuse ees on kõvasti nuputamist, kuidas veelgi huvitavamaid ja erilisemaid lahendusi pakkuda. „Kaasame ideede genereerimisse alati ka kolleege, kes tunnevad, et tahavad mõnele sündmusele kaasa aidata ja see omakorda tekitab head sünergiat. Samuti oleme kaasanud teinekord mõne sündmusturundusfirma.“ Janika arvates on nad Columbuses nagu üks perekond, kes igapäevaselt toimetavad pigem omaette, aga kui sündmustel kokku saadakse, siis see energia, mis sünnib, on meeletu. „Kõikidel nendel sündmustel, mis aasta jooksul toimuvad, jagame oma kogemusi, teadmisi ja õlg õla tunnet. Seda ma arvan igas ettevõttes ei pruugi olla. Meil see on ja see on mõnus.“

Vahva sidrunilugu

Janika poleks kunagi arvanud, et üks sidrun, mis ta kööginurgas lahti lõikab ja lõikelauale ootele jätab, võib omaette traditsiooniks ja kolleegide seas populaarseks kujuneda. „See sidrunilugu sai alguse paariaasta tagustest suvepäevadest, kui me ostsime sinna kaasa palju sidruneid, aga need jäid kohapeal suures osas tarbimata ja said kontorisse tagasi toodud. Mul oli just algamas puhkus ja pistsin need külmkappi. Puhkuselt tulles olid need endiselt kapis ja otsustasin mõned neist lahti lõigata ning köögikapile jätta. Sidrunid kadusid kiirelt lõikelaualt, kõik see kogus kadus. Kui suvepäevadest järelejäänud sidrunid olid otsas, küsiti juurde ja nii ongi meil saanud traditsiooniks, et hoian alati lahti lõigatud sidruneid kööginurgas, kust neid on mugav igaühel veeklaasi või teetassi pista.“ Talviti on sidrunile kaaslaseks lisandunud ka tervislik ingver. Janika arvates nii mõnigi kolleeg vahetas pärast sidrunite büroosse ilmumist kohvitassi värskendava veeklaasi vastu. „See on ehe näide, kuidas mõnikord piisab vähesest, et sünniks mõni traditsioon või muutuks mõni harjumus.“

Suvepäevadest üle jäänud sidrunid kujunesid tänu Janikale kolleegide seas büroos tõeliseks hitiks. Täna leiab Columbuse kööginurgast alalti lahtilõigatud sidruniviilud ja talvisel perioodil ka ingveri.
Suvepäevadest üle jäänud sidrunid kujunesid tänu Janikale kolleegide seas...

Hea koostöö juhiga sõltub teineteisemõistmisest

Uurin Janikalt, mida teha, et juhiabi ja juhi vaheline koostöö sujuks. „Ootuste ja ülesannete püstitus võiks olla hästi läbi mõeldud ning omavahel kokkulepitud. Samuti on tagasiside oluline. Kui tagasisidet ei anna või ei saa, mis oli hästi või halvasti või mida teha teistmoodi, siis ei saa ju ennast ka parandada. Töö tulemus on ikkagi hästi palju sellest sõltuv, millised on omavahelised suhted. Kolm asja siis: tuleb rääkida, usaldada ja lähteülesanded lahti seletada. Inimeste arusaamised on erinevad ja üksteisemõistmine on väga oluline, et töö tulemus oleks mõlemaid pooli rahuldav.“ Oma juhi Ivo (Ivo Suursoo – Columbus Eesti tegevjuht, toim) puhul hindab Janika eelkõige inspireerivat juhtimist. „Ta on juhina väga tasakaalukas. Lisaks hea kuulaja ja ka hea nõuandja. Talle on oluline, et kõik Columbuse töötajad leiaksid arengusuuna. Ta hoiab kõrgel Columbuse lippu selles mõttes, et kuhu veel saab areneda, mida paremaks muuta ja see kõik on hästi inspireeriv. Meil ettevõttes puudub käskude ja keeldudega juhtimisstiil. Kõik on usaldusel põhinev ja vastastikune. Seetõttu ei tule mul näiteks kunagi sellist mõtetki, et ma ei viitsi, ma ei tee või mul on ükskõik. Südamest tunned ära, et see on oluline ja seda tuleb teha.“ Janika toob veel oma juhi positiivsetest omadustest välja tähelepanelikkuse ja täpsuse. „Ivol on väga hea mälu, kui me oleme millestki rääkinud, siis see ei jää niisama sinnapaika. Tal on see meeles ja vajadusel tuleb ta selle teema juurde tagasi. Midagi ei jää õhku rippuma.“ Janika hinnangul on Ivos kõik hea juhi omadused esindatud. „Ivo on selline juht, kes oma olemuse ja isiksusega inspireerib. Ta on vahetu, siiras, empaatiline ja viisakas ning hoiab meid koos.“

Kaasatus juhtkonda

Janika on rõõmus, et teda on Columbuses kaasatud juhtkonna tegemistesse, ükskõik kui suur või väike tema roll parasjagu selle ettevõtmises on. Eelmisel aastal oli ta kaasatud näiteks juhtkonna sisekoolitusele. „Tegime erinevatest teemadest koosneva sisekoolituste sarja „Juhi tööriistakast“, kus me koolitajat ei võtnud väljast, vaid koolitajateks olid meie enda juhtkonna liikmed.“ Üksteisega jagati oma isiklikke kogemusi ja teadmisi mingil kindlal teemal. Näiteks meeskonna-, enese- ja ajajuhtimiseteemadel. „Väga lihtne oleks olnud ju võtta väljast mõni koolitaja, aga just see, et meie enda juhid üksteist inspireerisid, seetõttu olid need koolituspäevad minu jaoks hästi siirad ja vahetud.“

Ivo Suursoo
Ivo Suursoo

KOMMENTAAR: Janika on Columbuse päike!
Ivo Suursoo, Columbus Eesti AS tegevjuht

Büroojuht on meie ettevõttes personalijuhi, juhtkonna ja tegelikult kõigi inimeste parem käsi. Ta hoolitseb meie Tallinna ja Tartu elukorralduse eest, osaleb juhtkonna töös ning lööb kaasa ettevõtte sisemistes arenguprojektides – selle kõige juures ongi kaks imetlusväärsemat aspekti – , esiteks tal on justkui alati sinu jaoks aega ja teiseks, tal on alati kõik tehtud. Kohe, kui Janika Columbusesse asus, sai selgeks, et temale võib asju usaldada, väikestest asjaajamisest kuni 45 inimese reisikorralduseni. Täna ei kujutaks elu ilma Janikata enam ette. Ta on Columbuse päike, hoolib kõigest ja kõigist.

TULE KUULAMA!

Columbus Eesti tegevjuht Ivo Suursoo esineb 25.aprillil Tallinna Kultuurikatlas toimuval Äripäeva sekretäride päeva konverentsil teemal "Mida kõik maailma juhid ootavad oma abilt?".

Ivo Suursoo tutvustab oma ettekannet järgnevalt:
Võiks arvata, et juhtide ootus oma sekretariaadile sõltub vägagi juhi persoonist. Kindlasti on see mõnevõrra tõsi, aga julgen püstitada hüpoteesi, et tegelikult ootavad kõik maailma juhid oma sekretariaadilt samu asju – et asjad oleksid korras. Aga mis asjad? Kui juhtimine on üheaegselt tegelemine suure pildi ja detailidega, korraga töö inimeste ja protsessidega, siis nendes vastandlikes olukordades tekib sekretäril küsimus – mis siis ikkagi peab olema korras?
Oma ettekandes jõuan selguseni, kust tulevad erinevad ametinimetused sekretäridele ja mis siis ikkagi peab olema korras? Räägin, kuidas kasvatada oma rolli ettevõttes, aga et see juhtuks, tuleb asuda kasvatama oma juhti. Oled sa selleks valmis?

Tutvu põhjaliku konverentsikavaga SIIT.

Äripäeva ja Sekretar.ee kevadkonverents SEKRETÄRIDE PÄEV 2017 toimub 25.aprillil Tallinna Kultuurikatlas.
Äripäeva ja Sekretar.ee kevadkonverents SEKRETÄRIDE PÄEV 2017 toimub 25....

Osale arutelus

Seotud lood

Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

RSS

Küsitlus

Valdkonna tööpakkumised

Uudised

Käsi­raamatud

Sekretär.ee uudiskirjaga liitumine