13. august 2015

Tähelepanu! Artikkel on enam kui 5 aastat vana ning kuulub väljaande digitaalsesse arhiivi. Väljaanne ei uuenda ega kaasajasta arhiveeritud sisu, mistõttu võib olla vajalik kaasaegsete allikatega tutvumine.

Igas organisatsioonis võiks olla kirjalikult olemas e-kirjade standard või reeglid e-kirjade saatmiseks. Need reeglid ei oleks ettenähtud selleks, et lämmatada kellegi loovust, vaid et infomüra oleks vähem ning suhtlus sellevõrra efektiivsem. Samuti jätavad korrektselt vormistatud e-kirjad ettevõttest professionaalse mulje.

TimeManagementNinja pakub algatuseks välja 9 põhilist e-kirja etiketireeglit:

Saada kirjast koopia vaid asjaosalistele.

Säästa nende tööaega, kes tegelikult ei pea kirja sisust teadlikud olema ega kirjas oleva teemaga tegelema.

Ära lisa kirja saajaid ilma põhjuseta pimekoopia (BCC) reale.

See on kõige halvem kirjasaatmise ja -saamiseviise. Siin kehtib lihtne rusikareegel: "Kui kirja saaja on kirja saaja, siis ta aadress läheb kirja saajate reale". Pimekoopiana saadetakse tavaliselt müügi- ja reklaamkirju, et kirja saajate aadressid oleksid kõigi eest varjatud.

Ei värvilistele fontidele!

Kirja kirjutamine rohelises või punases kirjas ei muuda Sinu kirja sisu teiste kirja saatjatega võrreldes olulisemaks või efektiivsemaks. Pigem võid kindel olla, et Sind ei võeta kuigi tõsiselt ning sellised kirjad leiavad tee prügikasti. Kui teie ettevõttes aga on see heaks tavaks ja selline suhtlemisviis norm, siis võid seda reeglit vältida.

Kirja jaluses olgu vaid kontaktandmed.

Ei mingeid pildikesi, mõtteteri, viiteid Sinu turunduslikele tegevustele, sooduspakkumistele. See ei kuulu professionaalse kirjavahetuse juurde. See info jäägu Sinu facebooki kontol avaldamiseks.

Ära kirjuta "Vasta kõigile", kui soovid kedagi tänada.

Kujuta ette, kui kirja saajaid on 24 ja nad kõik hakkaksid vastuskirjas määrama kirja saajaks "Vasta kõigile" ning Sa saaksid korraga 24 tänu, mis on tegelikult suunatud hoopis kellelegi teisele. Kõlab väga tüütult. Teiste vastuskirjad vaid risustaksid Su postkasti.

Ära oota kirjale kohest vastust.

Praegusel hetkel võib öelda, et e-kiri on juba tigukiri. Kui vajad kelleltki kiiret vastust, siis helista, saada sms telefonile või kui see on Su kolleeg kõrvalruumist, siis mine suhtle temaga silmast silma. Kuigi see võib tunduda Sulle (kui oled paaniline e-kirjade kontrollija) ehk uskumatu, siis paljud inimesed vaatavad e-kirju vaid 2-3 korda päevas ja peale tööd või nädalavahetusel ei pruugi seda üldse teha. Samuti võib kolleeg olla koolitusel või kontorist eemal

Ei SUURTÄHTEDELE kirjas!

Kui Sa tunned, et pead kirjas midagi rõhutama, siis kasuta selleks pigem boldi või italicut.

Kirjuta lühidalt.

Kiri võiks olla maksimaalselt 5-realine. Kellelgi pole aega lugeda 3-leheküljelist manifesti.

Tööalane e-posti aadress on mõeldud tööalaseks kasutamiseks.

Gmaili ja nutitelefoni ajastul pole mingit põhjust, miks peaks kasutama töist e-maili isiklikuks kirjavahetuseks. Ära lisa töömeili kunagi kuhugi kliendiuudiskirjade listi või ära lase sõpradel sinna saata spämmi, pilte või videosid. Selleks jäägu Sinu erameili aadress.

Vastavalt kokkulepetele võib neid reegleid rohkemgi olla.