27. mai 2014

Tähelepanu! Artikkel on enam kui 5 aastat vana ning kuulub väljaande digitaalsesse arhiivi. Väljaanne ei uuenda ega kaasajasta arhiveeritud sisu, mistõttu võib olla vajalik kaasaegsete allikatega tutvumine.

1. VALI SEE, MIDA OSKAVAD KASUTADA KÕIK

Üks tüüpiline viga on eeldada, et kui sina saad keeruka tarkvara haldamisega hakkama, suudavad seda ka su kolleegid. Ei suuda. Ja kui ei suuda, ei hakka nad seal ka andmeid uuendama ning sinu grupitöö tarkvarast pole mingit abi.

2. KASUTA ÜHILDUVAID FORMAATE

Parem on tarkvara, mis võimaldab aruandeid salvestada PDF-vormingusse või mõnesse teise levinud failiformaati. Alati on inimesi, kes ei kasuta sama tarkvara, aga vajavad sellest hoolimata tööst ülevaadet.

3. VALI VEEBIPÕHINE LAHENDUS VASTAVALT VAJADUSELE

Veebipõhine tarkvara sobib hästi projektidele, kus osapooled ei asu füüsiliselt samas asukohas või ei kasuta isegi sama keelt. Samas tuleb anda aru, et sellisel juhul on info uuendamiseks vaja alati internetiühendust! Kui sa teed palju tööd kontorist väljas (sh lennukis, autos, kodus), siis ei ole kvaliteetne internetiühendus just alati garanteeritud, mistõttu võib veebipõhise tarkvara kasutamisel kannatada sinu töö efektiivsus.

4. KASUTA AINULT HÄDAVAJALIKKE FUNKTSIOONE, KUID TEE SEDA OSKUSLIKULT

Tarkvaratootjad arvavad, et mida rohkem funktsionaalsust ja vidinaid nad lisada suudavad, seda rohkem raha nad saavad küsida. Kahjuks kasutab keskmine kasutaja nendest võimalustest alla 20%. Ja tegelikult ei peagi kõiki võimalusi kasutama. On oht, et liigne detailsus muutub eesmärgiks omaette. Alguses võib sulle ju tunduda, et kõik infoväljad on oluline ära täita, kasutada prioriteetide määramist, eri värviskeeme, kommentaare jne. Projekti jätkudes on aga sellise detailsusega andmete sisestamiseks raske leida aega. Siis kulutad liiga palju aega formaalsustele või lihtsalt kaob motivatsioon tarkvara kasutada.

5. PLANEERI VÄHEMALT RESSURSSE

Näiteks projektijuhtimistarkvara tõeline lisaväärtus ei ole mitte niivõrd tegevuste järjestamises, vaid ressursside planeerimises. Tegevusi võib üksteise järele paigutada pea kõikide kättesaadavate vahenditega. Hoopis raskem on hinnata nende tegevuste realiseerimiseks vajaminevate inimeste arvu, nende kasutuses olevat aega jne. Arvuti suudab rutiinse ja detailiderohke ülesandega meist paremini hakkama saada, jagades inim- ja muid ressursse vajalike projektitegevuste vahel võimalikult efektiivselt.

6. ARVESTA 100 TEGEVUSE RUSIKAREEGLIGA

Kui projektil on vähemalt 100 tegevust, on vajalik projektijuhtimistarkvara. Kuni sinnani saab hakkama ka Exceli või Wordiga (aga ei pea!).

7. ÄRA UNUSTA INIMESI

Suurte ja keeruliste projektide puhul on oht, et projektijuht jälgib kogu protsessi ainult tarkvara vahendusel ja kaotab isikliku sideme meeskonnaga. Pea meeles, et tarkvara on siiski kõigest vahend, mis ei tee tööd ellu. Inimesed teevad tööd.

Levinud grupitöö tarkvara lahendused:

OFFICE 365 täislahendus

LOTUS NOTES täislahendus

ZIMBRA COLLABORATION SUITE avatud lähtekoodil rakendus

DOODLE.COM koosolekute planeerimine

DROPBOX.COM failide jagamine

GOOGLE – DRIVE.GOOGLE.COM ühiskasutavad dokumendid ja kaustad

Soovitused ilmusid Äripäeva lisalehe Juhtimine maikuu numbris.

Autor: Mariliis Pinn, Tiive Murdoja