22. juuli 2015

Tähelepanu! Artikkel on enam kui 5 aastat vana ning kuulub väljaande digitaalsesse arhiivi. Väljaanne ei uuenda ega kaasajasta arhiveeritud sisu, mistõttu võib olla vajalik kaasaegsete allikatega tutvumine.

Enamikul meist on ööpäevaringne juurdepääs oma e-kirjadele ning paljudel inimestel on postkast kogu aeg avatud, sest kardetakse midagi tööga seotut maha magada.

Uuringu teinud teadlased soovitavad tööandjatel lubada oma töötajatel kontrollida uusi e-kirju teatud aja tagant, mitte vastata e-kirjadele ühekaupa kohe, kui need saabuvad.

Mõned uuringus osalejad pidid nädal aega kontrollima oma e-kirju kolm korda päevas. Ülejäänud pidid e-kirju kontrollima nii tihti kui võimalik – see oli tegelikult sama palju kordi päevas kui nad seda tavaliselt tegid. Järgmisel nädalal vahetasid uurijad osalejate instruktsioonid.

Vähem vaatamist vähendab stressi

Kogu uuringu vältel küsitleti osalejaid iga päev ka nende stressitaseme kohta. Tulemused näitasid, et inimesed tunnetasid vähem stressi, kui kontrollisid oma e-kirju harvem. Siiski oli enamikul osalejatest raske oma kirju vähem kordi päevas vaadata. See ongi üllatav – inimestel on kiusatusele kirju vaadata raske vastu seista, aga siiski vähendab kiusatusele vastuseismine nende stressi.

Kas tänapäeva „pidevalt sisselülitatud” maailmas on võimalik piirata e-kirjade vaatamist ainult kolmele korrale päevas? Tõenäoliselt oleks selline juhis järgimatu noorema põlvkonna jaoks – nemad ei suuda end telefonidest või seadmetest eemal hoida. Seadmest eemal olemisest tekkiv stress oleks suurem kui liiga tihti e-kirjade vaatamisest tekkiv stress.

Pidevalt ühenduses olemise soov on seotud hirmuga millestki ilma jääda. Seetõttu peaksid tööandjad leidma mõistliku tasakaalu tootlikkuse ja piiride seadmise vahel. Üks reegel ei pruugi sobida kõigile ja igale poole. Arvestama peab ka organisatsiooni keskkonnaga ja selles toimivate protsessidega. Kui töökoha peamiseks kommunikatsioonikanaliks on e-post, siis keegi peab seda kogu aeg kontrollima.

Mõistlikud reeglid

E-kirjad on iseenesest hetkega kohale minev ja tõhus suhtlusmeetod ning pole midagi halba, kui inimesed nendega tööl olles tegelevad. Probleemid hakkavad tekkima siis, kui töötajad liialt väsivad või kirjad nende tähelepanu töölt kõrvale viivad.

E-kirjade keerisesse sukeldumine võib tähendada töötundide kaotsiminekut, kui tegeletakse kirjadega, mis ei ole seotud tööga. Inimesed ütlevad sageli, et tunnevad nagu oleksid e-kirjadesse uppumas – kui oled uppumas, siis pead kas ujuma või veest välja tulema. Kui e-kirjad avaldavad inimesele niivõrd tugevat mõju, tuleks tal end sellest olukorrast eemaldada.

Võib olla realistlikum jätta e-postkast kolm või neli korda päevas kontrollimata kui piirduda ainult kolme korraga päevas. Hea mõte on paluda töötajatel lõpetada e-kirjade saatmine pool tundi pärast tööpäeva lõppu. Sel moel saavad kõik tööst välja lülituda ilma tundmata, et peab veel mingitele töökirjadele enne homset tööpäeva vastama. Kasulik nipp võib olla ka pimekoopiate saatmise keelamine e-kirju koostades. See aitab vähendada saadetavate ja saadavate e-kirjade hulka ettevõttes.

Allikas: HC Online

** Artikkel ilmus ajakirjas Personali Praktik. Ajakirja tellimisinfoga tutvu siit.