Autor: Sekretär.ee • 29. märts 2021

Kui töötajal on lubatud kasutada töö e-posti ka erasuhtluseks, peab olema kehtestatud reegel, et erakirjad tuleb postkastist kustutada või tõsta spetsiaalselt loodud alamkausta, mis oleks selgelt eristatud nt pealkirjaga „Isiklik". Tööandja võib töötaja e-kirjadega tutvuda nõusoleku alusel või töölepingu täitmiseks, aga tööandja ei või riivata töökohustuste täitmise kontrollimise käigus töötaja põhiõigusi ülemääraselt. Lihtsaim viis on reguleerida töötaja e-posti kasutus töökorralduse reeglites või arvuti kasutamise eeskirjades. Täpsema informatsiooni saamiseks loe Andmekaitse Inspektsiooni koostatud juhist.

Kas töötajal on õigus vaidlustada olukord, mil tööandjal oli iseseisvalt vaja tema isikliku e-postiga tutvuda?

Töötajal on õigus vaidlustada igasugune kõrvaliste isikute tegevus, mis on seotud tema nimelise e-postkasti kasutamisega. Kui aga tööandja on eelnevalt töökorraldusreeglites paika pannud nimelise e-postkasti kasutamise reeglid, on selle kaudu täpsemalt reguleeritud, kas ja millistel tingimustel on isiklik kirjavahetus lubatud. Samuti see, millistel juhtudel tohib tööandja, arvestades töötaja õigust privaatsusele, tutvuda tema nimelises e-postis olevate kirjadega.

Näiteks, kui tööandja lubab tööalast e-postkasti kasutada, mis on igati mõistlik, võib töökorraldusreeglitesse panna kirja, et „tööandjal on õigus tutvuda töötaja tööalaste kirjadega juhul, kui tööandjal ei ole teist võimalust äritegevuseks vajaliku info saamiseks. Tööandja väldib seejuures asjasse mittepuutuvate kirjade igasugust töötlemist. Isiklikuks kirjavahetuseks tuleb töötajal pidada e-postkasti kausta nimega „ISIKLIK“.

Kas pärast töösuhte lõppu tohib töötaja e-posti säilitada ja kasutada?

Peale töösuhte lõppemist ei ole tööandjal oma endise töötaja nimelise e-posti aadressi kirjadega tutvumiseks ühtegi põhjendust, mida toetab õigusakt. Seega, tuleb muude kokkulepete puudumisel nimeline e-posti aadress koheselt peale lepingu lõppemist sulgeda ja kustutada.

Kui tööandja on kehtestanud töösuhte ajal e-posti kasutamise põhjendatud reeglid, saab ta reeglites tagada endale õiguse säilitada endise töötaja e-posti kirju mõistliku aja jooksul. Endise töötaja e- kirjad võib paigutada näiteks arvutikettale, kustutades seejärel serverist e-posti aadressi koos selle sisuga. Kui aga peaks olema põhjendatult vaja säilitada mingiks ajaks töötaja e- post, võib serveris töötaja nimelise e-posti asendada muu kombinatsiooniga, mille alusel ei saa inimest enam tuvastada, nt ’tootajaametipost@ettevõte.ee’.

Iga töötaja saab ka ise oma privaatsust endise tööandja juures kaitsta, kui järgib lihtsat nõuannet: töösuhte ajal on mõistlik isiklikud e-kirjad koguda eraldi kausta, mida on lihtne töölt lahkudes kustutada. Kui seda aga tehtud ei ole, tuleks e-postkast enne töölt lahkumist üle vaadata ja isiklikud kirjad kustutada.

Kokkuvõttes on kõige otstarbekam on töötaja e-posti säilitamine ja kasutamine panna paika töökorraldusreeglites.

Kas töötaja arvutisse/e-postkasti on tema teadmata sisenemine keelatud?

Jah, töötaja teadmata on tema tööalaselt kasutatavas arvutis või e-postkastis ükskõik missuguste isikuandmete töötlemistoimingute tegemine keelatud. Enne igasugust tegevust tuleb töötajat teavitada ja seda ka juhtudel, kui vaja faile kopeerida või kontrollida töötaja töökohustuste täitmist.

Teavitamine tähendab nii konkreetsest tegevusest eelnevat teavitamist kui ka töötaja üldist teavitamist. Näiteks saab töötajat üldiselt teavitada arvuti/e-posti kasutamise reeglite, tingimuste või juhiste tegemise läbi, kus tuleks reguleerida, kas ja missugustel tingimustel saab töötaja oma isiklikku informatsiooni arvutis või e-postkastis hoida. Levinud variandiks on, et kui töötaja soovib tööarvutis isiklikke faile hoida, peab ta arvutis või e-postkastis looma isikliku kausta, kuhu ta oma eraelulise sisuga info koondab.

Tööandja peab reeglite loomisel arvestama, et need ei tohi minna vastuollu põhiseaduse või teiste seadustega. Töötajale ei saa seada ebamõistlikke piiranguid ega luua endale seaduses sätestatust lubatust suuremaid õigusi.

Allikas: Andmekaitse Inspektsioon